论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策

朱瑞萍

人事档案管理是档案管理重要组成部分，在于整合与优化人力资源，更好地促进单位和企业实现快速稳定发展。虽然市场经济发展中极力倡导合理配置资源，合理的人才流动也是优化人力资源和推动社会发展不可缺少的过程，然而频繁的人才流动会对人事档案管理带来不同问题，如增多重建档案，出现人档分离、弃档以及死档现象，无疑影响人事档案管理质量。对此，本文则基于上述问题提出提出相应的解决对策，望给予相关工作人员提供参考。

当前我国正处于社会主义市场经济发展阶段，对实现全面小康社会目标起着不可小觑的作用。无论经济如何发展都无法脱离人才支撑，尤其在知识经济时代，人才作为经济发展重要因素组成，自然而然会存在了流动现象。市场资源在此过程中得到优化，人才也得到比以往更大的发展空间，实现自身价值。任何事情都是优势和弊端同时存在的，正因频繁的人才流动以及流动数量而凸显一系列问题，其中在人事档案管理方面就出现相应的问题，如不妥善解决实则会影响人才正常流动，甚至还会阻碍市场经济发展和国家人才战略顺利实施。

1 人才流动给人事档案管理带来的新问题

1.1人才不规范流动增多重建档案

人事档案管理常见制度之一即档案跟随人员流动，作为记录个人经历的人事档案，关系到个体在就业时单位或企业对其形成的能力认知。但在当前社会环境下则遭遇较大的市场冲击，无论各个事业单位还是政府都在加大力度吸引优质人才，从而更好地满足长远发展需求。部分城市出台针对原单位不放人导致正常人事调动受到阻碍而重现建档的规定，这种绿色通道允许个人提供部分材料后就可重新建档，也因这种恶性竞争导致人才流动缺乏规范，重建档案比例越来越高。

1.2存在人档分离和弃档死档现象

全球经济一体化背景下带动民营私企、合资、外资企业等蓬勃发展，人们择业观念和越来越灵活的用人机制为人才提供多样化就业选择。很多企业在招聘时倾向于个人发展潜力和工作能力，应聘者只要提交职称资格证明、学历证明、个人简历等复印件后再评价其潜在发展能力就可决定是否录用。尤其事业单位和国有企业对于十分看好的人才也不像传统一般强制其提交档案，正是这些软性用人机制会促使部分人员弃档跳槽，出现越来越多的人档分离和弃档死档现象。

1.3人事代理档案管理混乱和复杂

人事档案管理中重要问题之一即混乱化人事代理档案管理，经常出现人事档案资料缺失现象，影响用人单位人才配置。一般用人单位想要对外招聘时就会委托人事代理人员记录应聘人员在工作期间的具体表现、入党资料、升职材料、学历资料等，上述均为重要的人事档案信息。然而人事档案管理中存在沟通协调机制不通畅等问题，影响人事档案管理。

2 解决人才流动给人事档案管理带来问题对策

2.1完善档案管理制度 规范建档依法建档

任何领域都需要健全完善规章制度作为支撑，人事档案管理同樣如此。健全的档案管理规章制度可以保证此项工作顺利推进，上级领导应监督人事档案部门管理情况，督促工作人员学习国家颁布的相关档案法律法规，由此强化工作人员对档案管理重视。根据档案类别将其划分为借阅与利用、档案归档、保密制度等部门，并在此基础上了解相关档案管理规章制度并汇编成册，便于各个部门工作人员学习掌握。与此同时在日常工作考核中应添加对档案管理人员绩效考核制度，最大限度调动工作人员工作积极性，提高档案管理效率和质量。与此同时还要制定明确目标管理制度和工作要求，将档案管理责任落实到人事档案管理工作人员身上，结合人才流动流程建立归档、利用、保管、保密、销毁等制度，保证所有人事档案资料全面且完整。按照相关规章制度，档案需要和人对应，如果要重新建立档案，之前的档案必须损毁和遗失。部分城市针对档不能随人走的情况开辟绿色通道并在此基础上出台重建档案政策，难以保证档案的可靠性与真实性，经常出现学术成果、资历、文凭、档案材料事件等造假现象，甚至部分高层次人才利用企业和单位对人才的渴求心态而钻法律空子，以获取高职位和高工资为目的频繁跳槽，影响人才市场正常秩序。对此，人事档案管理部门需要按照《档案法》制定的规章制度对重建档案进行规范。尤其对档案材料造假者和以敛财为目的为频繁跳槽者要给予法律法规规范。档案管理者更要具备较强的职业道德和政治素质，严格按照档案工作条例和细则收集、鉴别、整理人事档案资料，提高档案管理效率。

2.2正确处理留放问题 避免频繁人才流动

随着全球经济一体化出现，人才作为人才市场上具有独立且自由的主体，自然而然拥有自主选择和流动权利并与工作单位形成和谐平等的新型契约关系。大部分人员流动的主要原因即选择更适合自身发展的空间，体现自身价值和体验高质量生命。或许重新选择的单位和企业有较高的待遇，因为待遇在一定程度上体现个体价值，可以得到企业领导、同事、社会的尊重与认同，满足内心需求。相关研究指出，人的需求从高向低排序分别为自我实现需求、尊重需求、归属需求、安全需求以及生理需求。每个人都渴望得到他人的尊重，成就事业，实现预期人生目标。如果和原单位还存在如合同期未满、涉及商业秘密、账目未清等问题，而原单位选择扣档留人情况，此时应尊重当事人意愿并从人性化角度处理留人和放人问题，避免频繁的人才流动。

2.3引用现代信息技术 提高档案人员素质

近年来，随着我国经济社会快速发展，人事工作和以往相比也呈现出多元化特征，档案资料内容涉及多方面且形态不一，无疑对人事档案管理提出较高的要求。档案一体化和信息化管理模式为档案保管工作带来全新的考验，正因如此需要解放思想，从可靠来源收集档案资料，从而保证档案完整和准确，便于推动人事档案保管工作顺利开展，延长档案保管期限。数字化档案管理水平高低和资源开发、利用等有着紧密联系，因而人事当管理部门应建立信息系统，做好档案文书扫描，档案收集、档案统计等各方面工作，并在此过程中将互联网和档案数据连接，实现档案信息共享化。还要定期提高人事档案信息系统存储量，有利于提高档案保管期限，尤其对于部分较高保存价值的档案信息更需要引入双套机制，即分别保存档案手工文档和电子文档，更好地便于后续查阅和档案管理安全。此外档案工作人员具备创新业务和统筹规划能力并从文件收集、档案保存、制度制定等都需要工作人员制定明确目标和管理规划，给工作人员充足的发展空间，制定科学合理奖惩制度，提高档案管理效率。

3 结语

总之，人才流动是经济市场发展下的必然趋势，一定程度可以将其看做人力资源优化与整合。虽然频繁流动的人才会对人事档案管理带来较多的不便，然而人才流动可以体现个体人生价值，推动社会发展。因而需要人事档案管理部门深入分析人才流动带来的各种问题，并在此基础上结合实际情况提出科学合理的解决措施，提高人事档案管理效率和质量，进一步推动社会经济快速稳定发展。

（作者单位：内蒙古中国包头高新技术人才市场）