学生工作管理信息系统在高校学生管理中的应用

秦朝明

摘 要：随着信息化技术的普及，构建高效的学生工作管理信息系统，对提升高校的学生管理水平尤为重要。本文以高校常见的学生工作管理信息系统为研究对象，阐述了系统建设的必要性，分析了系统的模块设计，并就各管理模块的应用进行了说明，旨在推动系统平台建设和完善，更好地服务于学生的成长成才。

关键词：高校;学生工作;管理信息系统;应用

中图分类号：G642   文献标志码：A   文章编号：1002-2589（2019）08-0136-02

随着高等教育的发展和普及，高校在校生人数大幅增长，工作量的增加和工作对象的多样性，必然对学生管理工作提出了更高的要求。为了更好地实现高校学生工作的使命——促进学生全面、协调、可持续发展，应该及时引入信息化技术手段，建设高效的学生管理信息系统，全面提升管理水平，更好地为育人工作服务。

一、建设学生工作管理信息系统的必要性

1.高校学生人数增加，原有的工作方式效率较低，适应不了工作的需要

随着高校招生人数的持续提高，各校的规模都有了较大的增长，校、院（系）各级学生管理人员所管理的学生人数也随之变大。学校各级管理部门继续采用原有的手工人力方式处理烦琐的日常管理工作，有时就会显得力不从心。这不仅节奏慢、周期长，而且还增大了出错的概率，明显不适应学校发展和学生成长的需要。

2.更加灵活机动的学生培养机制为学生管理工作增加了困难

为了适应复合型人才的培养要求，高校逐步开始尝试并推广灵活机动的学生培养机制，并相应地修改了教学大纲、培养方案。这种机制上的变化对学生综合素质的提高非常有益，但客观上也带来了学生上课时间、成绩评定、学籍管理上的一些新问题。学生管理部门要主动适应培养机制的变化，改进管理手段，为学生提供更好的服务。

3.多校区建设，增加了学生日常事务办理的难度，加大了管理成本

由于历史留存的原因和现实发展的需要，很多高校都存在多校区共同办学的情况。主校区、分校区的设置必然会出现校内各类教学生活资源不一致的情况，进而导致信息传递和信息共享不畅，从而客观上增加了学生日常事务办理的难度，也加大了学生管理人员的工作量，有时会出现有效工作时间减少和工作效率降低的现象。

4.柔性化管理的要求，有时会导致处理具体问题时的工作效率降低

现在高校学生工作提倡人文关怀和服务理念，逐步改变原来以刚性管理为主、强调服从的管理理念。这种转变适应了新时期学生的特点和成长的需要，但也增加了管理的难度。特别是对于一些自律意识较弱、行为习惯不佳的学生，管理时要反复多次进行宣讲和强调，消耗大量人力物力，仍然会出现一些问题，管理规定落实效果不好。

二、学生工作管理信息系统的特点

1.学工信息的信息互通、资源共享和协同工作

学生各类信息一旦生成，可以实现在学工系统内部（学生工作处内部各科室之间，学生工作处与院系学生工作人员、学生之间）的信息传递、数据互通和协同工作;学工系统和学校其他职能部门之间也可以通过平台实现信息互通、资源共享和协同工作。此外，各院系、职能部门数据的及时更新，也保证了管理人员可以及时了解最新信息以及当前工作流程的进展情况，打破了传统工作方式的时空限制，提升了工作效率。

2.在满足学生工作基本业务的基础上，注重模块设计的灵活性，保证了系统的当前功能和长远需要

系统构建紧紧依托高校学生工作的基本业务，确保大学生思想政治教育和日常管理等各项工作的高效有序开展;同时系统还配置了扩展模块，方便系统的二次开发。管理人员可以随时根据需要对原有系统进行拆分和组合，调整原有业务内容，增设新的功能，满足学校的当前个性需求和未来发展阶段对学生工作的要求，体现了方便扩展和容易维护的设计特点。

3.成熟完备的技术，灵活方便的权限配置，保证了系统的安全稳定

系统基于先进的体系构架和安全的数据库，保证了数据存储和传递的安全以及系统运行的稳定。学生工作处管理人员、院系学工人员、学生等不同群体的用户统一进行身份认证，但赋予不同的权限。系统还会根据用户、角色等关系定义的变化灵活配置权限，对信息管理、访问空间、流程审批、数据传输等多个功能进行全方面的安全管控，既满足了用户的需要，又保证了系统的平稳运行。

三、学生工作管理信息系统模块设计

1.登录模块

打开系统后，首先就要进行用户登录。登录窗口设置了三种不同用户（管理员、教师、学生），根据用户身份输入各自的用户名和密码后进行登陆。三种用户的权限不同。管理员的权限最大，有添加新用户和浏览、管理数据库的权限。教师和学生只有浏览和查询权限，以及发起一些职能范围内工作流程的权限。

2.部分功能模块

用户信息模块。用户信息模块主要是对用户的管理和维护，包括“添加用户”“删除用户”“信息修改”等功能。学生成绩模块。主要是查询学生成绩，并根据需要进行各类排序。班级建設模块，包括班级学生基本情况、出勤情况、奖惩情况、社会实践、创新创业、班会团活等信息。各类管理模块，包括学生工作范围内与辅导员和学生相关的各类管理事项，实现网上申报、审批等功能。

四、学生工作管理信息系统的主要功能

1.信息管理功能

实现学生综合信息录入、变更、审核、批复、统计、分析、查询、打印等功能，保证学生工作处对学生综合信息的统一和实时管理。学校各职能部门和各院系可以根据需要和权限对学生综合信息进行使用（涉及学生隐私等不便公开的信息除外），实现学生工作处与各院系及有关部门联合处理学生事务，为学生提供便捷服务。

2.数据传输功能

学生工作处将学生录取时生成的学籍基本信息整体导入系统，各院系在此基础上完善学生信息并将数据上传，学生工作处对各院系所传信息进行审核、公布。学生工作处也可根据工作需要与学校有关部门进行学生信息数据传输，实现资源共享。学生可以对本人信息随时进行查询，获取所需的各类适宜公开的信息，生成适用学生的电子档案。

3.流程审批功能

由学生或院系学生工作人员发起的诸如请销假、评奖评优、资格认定、纪律处分等工作流程，各级管理人员按相关管理规定的具体要求和标准尺度，在系统内按管理权限逐步审核批准，审核状态和结果实时可见，从而实现了无纸化审批，完成了跨时空的资源共享与数据交换，既节约了资源、提高了工作效率，又提升了学生的满意度。

五、学生工作管理信息系统的应用

学生工作管理信息系统包括信息管理、资助管理、日常管理、组织管理、迎新管理和系统管理等子系统，围绕着学生从入校到离校的过程，对各类业务流程进行整合，实现高校学生工作的数据、流程和决策的信息化管理，最终达到资源共享、智能管理的目的。

1.信息管理

学生登录系统后，在学校提供的学籍信息基础上，核查和完善自己的基本信息，包含：姓名、证件号码、年龄、籍贯、年级专业、学号、家庭所在地、联系方式、主要亲属自然情况、照片等。系统管理人员、院系分管学生工作的负责人、辅导员可以按管理权限维护和查询学生的基本信息。系统设置了多个查询条件，管理人员可以根据工作需要对感兴趣的信息进行自定义查询，并将查询结果进行排序，还可以导出成其他数据文件格式（如Excel/DBF格式）。这就极大地方便了管理者全面客观准确地了解掌握学生的基本情况，为做好后续管理工作奠定了坚实的基础。

2.资助管理

主要有家庭经济困难学生资格及等级认定、国家奖助学金评定、校内勤工助学岗位管理、助学贷款申请和资助育人等。在资助管理模块中，学生可以结合自身的情况，按照学校下发的管理规定，对以上工作提出网上个人申请，并提交相应的材料。学生申请发起后，辅导员、院系副书记和学生处根据权限不同，分别进行审核，并做出通过或驳回学生申请的决定。初审通过后，再经过公示、学校终审等一系列后期环节，最终产生符合条件学生的名单，并自动生成相应的数据库留存，方便管理者的后续工作。

3.日常管理

主要有学期奖学金评定、各类评奖评优、违纪处理和请销假四类业务。学期奖学金评定的流程是，院系通过学校的教务系统将学生上一学期学生成绩自动计算出平均分，再和学生一学期的综合测评成绩按比例进行汇总叠加，从而生成年级专业的最终排名。系统会根据事先录入的奖学金评定标准自动生成评选结果，院系和学校分别审核无误后，就可对结果进行公示;评奖评优的流程是，有参加评奖评优意愿的个人或者集体向院系提交申请，院系进行初审并将推荐意见上报学校，学校根据各类评奖评优设定的评定条件、名额组织联评，择优提出评审名单;学生违纪处理的基本流程是，各院系将学生违纪情况的各类材料通过系统上报学生工作处，学生工作处审核后，根据相关规定进行处理，并将处理结果告知书发给学生。请销假是由学生在系统上向辅导员提交请假申请，并以附件的形式将医院诊断等佐证材料一并上传，辅导员审核后，上报院系主管学生工作的负责人审批。如果请假时间较长，超出院系审批的权限，还要由院系上报学生处审批。学生请假日期结束后，还要重新发起销假的申请，并完成相应的审批流程。

4.組织管理

主要包括学生工作人员管理和辅导员带班情况管理。建立包括学生处、团委、各院系专职辅导员和班主任的信息库，包括以上人员的自然信息、工作状况、奖惩情况等。系统支持以上信息从现有的人事系统中获取。院系定期上报辅导员带班情况，学生处审核通过后，作为考核辅导员工作的主要依据。以上信息的建立和各类统计表格的生成，极大地方便了学校对学生工作队伍基本情况的了解，以及这支队伍的发展建设。

5.迎新管理

新生登录系统后，填写完善个人基本信息情况，方便学校提前熟悉学生情况，为后续教育管理积累基础数据。新生可以在网上熟悉学校的基本情况，包括报道须知、行车路线、注意事项、生活环境、教学设施等。系统内还设有网上选寝室床位功能和网上交流互动区，设专人随时回答新生及家长提出的各类问题。迎新管理的使用，简化了新生现场报道的流程，提高了工作效率。

6.系统管理

主要有事务提醒功能、消息功能和用户权限管理。根据系统中业务开展情况，针对不同用户自动生成事务性的提醒。如：各类评奖评优工作开通后，学生可收到发起申请的提示;评选结束后，学生还可以收到评选结果。系统还可以根据工作需要将用户编成不同的组，灵活配置每个用户组的权限。当用户的岗位职责发生变化时还可以灵活调整，保证系统中的一切操作都是在一定规则下进行。

运用网络信息化技术提升高校学生管理工作水平是一个发展的趋势，我们应该乘势而上、顺势而为，推动这项工作的进步和发展，更好地满足现代社会对高校学生管理的要求。