浅谈事业单位文书档案管理中的问题及措施

黎雅溯

摘 要：随着社会经济快速发展，很多行业都进行了改革和创新，事业单位文书档案管理工作也是这样。在事业单位文书档案管理中，要注重创新工作，及时处理相关问题，确保文书档案管理工作取得实效。

关键词：事业单位 文书档案 问题

对于文书档案管理环节出现的不足需要及时重视，如果缺乏有效的治理手段，就会影响档案管理工作的可持续发展，对此，相关人员应该对症下药，避免出现“千里之堤溃于蚁穴”的状况，将文书档案发生遗失缺漏的风险降到最低，本文以当下事业单位为论述主体，在分析其是否存在制度疏漏的同时，制定适宜的改良手段。

一、当下文书档案管理工作存在的问题

（一）无法树立正确的管理态度

对于任何事业单位来说，文书檔案的管理工作都是重中之重，白纸黑字上的专业记录，对于相关的人员调动，检查记录都至关重要，然而在实际工作环节，总有一些管理人员玩忽职守，认为“档案不动就不会动”，对于为产生变动的文书档案，不能进行及时的更新处理，在导致资料录入错误的同时，严重影响了相应审核工作的开展;加之管理人员缺乏合理的约束手段，在没有制定合理的监察措施的情况下，缺乏相应的指导工作，造成文书档案管理环节的不规范[1]。

（二）文书与档案之间缺乏有效的衔接手段

这一问题普遍存在于各事业单位，由于缺乏行之有效的管理手段，在为设立相应的应对机制的情况下，即使设立了专业的文书档案管理人员，也不能实现文书到档案的完美过渡。大部分文职人员缺乏对于文书档案的合理认知，认为“文书就是档案，档案就是文书”，但需要注意的是，文书是对相应环境与条件的早起记录，档案则是可供长期查询的备份，二者存在时间与作用上的差异。

（三）文书档案管理手段落后

时代在进步，但对于文书档案的管理工作，即使在国家范围内，也尚未形成有效的管制措施。对于相关工作的展开，相关人员依然依靠“人海战术”“大门紧锁”，通过增设相应管理人员，并加强安全管制，设立查验权限等手段进行文书档案的“强行保护”，这种管理手段不仅浪费了人力物力，而且在相关检查工作展开，以及产生人员变动时，不利于文书档案的快速调动。

（四）缺乏合理的培训手段

即使文书档案的管理工作量较小，但在长期的管理环节，相关管理人员无法树立正确的管理意识，缺乏正确的管理手段，证明当下的培训机制仍然存在漏洞，在无法形成有效培训体系的状况下，会使当下的文书档案管理工作存在无法填补的空缺。

二、对于文书档案管理工作相关问题的解决措施

（一）树立正确的管理态度

文书档案的设立是为了让一切事业单位内的“大事小情”有据可查，单位管理人员应设立相应的管理制度，确保文书档案管理工作的万无一失，对于文书档案管理人员，可设立签到制度，查勤制度等，杜绝“在其位不谋其政”现象的出现。对于文书档案管理人员，应设立严肃认真的管理态度，对于资料的填补，调用及时登记，缺失资料及时查找，保障事业单位相应信息全面的同时，保障单位的正常运转[2]。对于可能出现或已经出现的“打卡无人”“人情办事”等情况要及时整改，避免因小环节的疏漏造成资料的遗失。

（二）建立文书与档案的有效衔接

相关的文书档案管理人员应抛弃“文书就是文书，档案就是档案”的错误思想，而是要将二者作为统一的整体，利用文书进行资料的补全，依靠档案完成对文书的保存工作，相应管理人员要健全文书与档案的衔接手段，确保在文书形成的短时间内，对于有效的内容进行录入，保证快速建档，合理备份。事业单位应建立相应的管理制度，确保有专业人员负责相关的整合工作，在文书产生的第一时间进行分类，将有用资料进行整合录用，保证建档的及时性与有效性。

（三）建立合理的管理手段

无论是单位管理者还是文书档案管理者，对于把握着整个单位“荣辱兴衰”的文书档案管理工作都要形成正确严明的管理手段，事业单位管理者在选用文书档案管理人员时，应坚持“务实求真”的态度，确保文书档案管理人员的个人素质，形成“领导管文员，文员管文书”的有效管理手段[3];文书档案管理人员在日常生活中除了加强对自身能力的管理，还要注重对文书资料变动情况的了解，如资料入库，资料转出，文书登记等，都要做到有来有往——在确保其来源的同时，了解其具体去向。在管理环节，相关人员要及时行使管理手段，确保对文书档案的实时监控。

（四）创造培训制度

通过合理的展开培训工作，在使相关文书管理人员明白“干什么”的同时，更要让其明白“怎么干”，依靠相关文书档案管理人员的经验传授，帮助新人提升工作素质，培养其专业的文书档案管理精神。合理的培训制度能够节省人力物力，在提升文书档案管理效率的同时有利于为事业单位的正常运转与资料调用提供坚实的后备保障。对于相关培训工作的展开，可以从以往的文书管理经验入手，也可依据当下的文书管理工作现状中存在的不足进行整改，在确保相关文书档案管理人员已明白自己“做什么”的时候，更要培养其严肃认真的工作态度，对可能出现的疏漏严防死守。

结束语

对各个单位以及部门的工作内容及相关经营情况加以记录是文书档案管理工作的主要任务，更是一个单位发展变迁的见证。建立合理的文书档案管理制度，行使有效的管理措施，在保障相关工作进行的同时，也是对相关管理人员能力的锻炼，做好人员培训，建立合理衔接，有利于单位的长远发展。

参考文献

[1] 季春梅.办公室文书档案收集与归档工作要点[J].兰台世界，2019（S1）.

[2] 赵颖.文书档案的办公自动化应用[J].现代经济信息，2019（10）.