档案管理现代化过程中存在的问题和改进方案简析

滕延祥

摘 要：随着科学技术的不断提高，社会知识经济的全面发展，人们对于档案工作的管理意识越来越强。档案资料作为原始记录保存下来，以便查找不同的文字、图表、声像等历史记录，它是社会生活链条中的一个链节，是记录历史发展的轨迹，为了保证社会发展、企业进步的历史完整性，档案资料不能有所缺失，基于不断发展的科学文化技术层次，档案管理现代化建设的进程已是一个必经过程。但就目前情况而言，在进行档案管理现代化建设中，还存在着一些问题，制约着档案管理现代化建设的开展，对此对于影响档案管理现代化的问题进行了分析，并根据实际情况提出了相应的改进方案。

关键词：档案管理现代化;专业人员;标准化建设;

一、档案管理现代化建设是社会发展的必然趋势

当今时代，科学技术日新月异，以电子计算机技术为代表的科学技术已广泛应用于各行各业中。将电子计算机技术运用在档案管理现代化中，大大提高了人性化管理模式和管理工作的高效性。计算机软硬件设备将代替传统的手工记录模式，可以更加准确无误地记录资料的有效状态，计算机系统软件的使用可以快速解决档案工作中不同环节之间的相互配合、分工管理。

档案管理现代化过程中，先进的电子计算机技术只是建设的基础，管理意识和运用计算机技术的能力才是重中之重的任务。档案管理现代化建设不是一朝一夕的事情，是一项需要强大资金链作为保障的事业进程，除了对基础科技技术设施的投放，还要加强对档案管理人员的培训与培养，培训档案管理人员使用技术设备的能力，以达到快速上岗的预期，培养档案管理人员的现代化意识，以加快档案管理现代化进程的发展速度。

二、档案管理现代化进程中存在的问题

1.档案管理缺乏统一管理标准

档案管理现代化建设必须要制定一个统一的管理标准，统一的标准模式可以让无论是企业、事业单位还是各大高校的管理工作有了明确目标、参考依据，同时档案管理人员在进行工作时也不会杂乱无章、无从下手。在过去由于缺乏统一的管理标准，再加上我国的档案体系众多，而且在进行档案管理的时候，分散的现象又常常出现在工作中，再加上各个单位的投入参差不齐，那么达到的管理效果也差强人意。即使一些单位在管理中采用了现代化的方法，但是在管理的过程中由于标准的缺乏，管理目标不明确，管理人员无所适从，管理系统也达不到标准化水平，在这种层层制约的限制下，同样影响了档案管理工作现代化的有序开展。

2.档案管理的专业人员不足

现代档案管理人员可以分为管理辅助人员、专业人员。其中，对于专业人员的要求较高，档案管理的现代化工作模式，不再像以前要求管理人员工作责任心强，知识文化素质良好就可以，由于技术设备的引入，它不仅要求管理人员的知识水平有很高的层次，同时在对于新技术、新知识的运用和领悟能力上面有着更高的要求。而目前在我国这样的档案管理专业人员是少之又少，大部分档案管理的工作人员学历又普遍偏低，对于现代化的科学技术一时之间无法接受、掌握和运用。因此档案管理专业人员素质的不足直接导致了档案管理的新技术、新方法推广起来比较困难，无法有效的开展各项工作。例如，许多档案管理员在整理档案时一直都使用较为落后的方法，没有很好地借助互联网信息技术，导致正常工作的时长被大幅度加长，加之需要被管理的档案逐年增加，更显得现有的档案管理模式工作效率低下，在职档案管理人员的工作效率没能跟得上时代发展的速度。

除此之外，档案管理部门也鲜少组织工作人员进行现代化档案管理技术的学习，疏于对工作人员进行技能训练，导致部分想要提升工作能力的档案管理人员寻不到学习的路径。若档案管理人员只能从互联网中寻找提高工作技能的方法，那么其在工作中应用这些方法时，也必然会遇到重重阻碍。

3.档案管理建设经费匮乏

档案管理现代化建设本身是一项耗资巨大、复杂的系统工程，再加上单位本身对档案管理的工作不够重视、意识比较淡薄、观念相对落后，因此导致档案管理建设没有充足的资金作保障，这同样也是制约档案管理现代化建设进程的一个核心问题。在档案管理建设中，没有足够的资金更新换代设备，这就形成了基礎设施不完善，电脑的硬件与软件更新、维护不及时的状况，更是直接限制了档案管理现代化建设的工作。例如，档案管理部门的工作电脑许多还是七八年前的版本，并没有及时根据互联网信息技术的发展而得到更新，档案管理人员在操作这些电脑时常常会遇到“死机”等情况，导致工作数据的丢失，长此以往，工作人员也不愿再使用计算机设备进行档案管理。

4.思想意识的薄弱阻碍档案管理现代化

思想是行动的先导，整个档案管理的发展如果没有先进、科学的档案管理理论作为指导，那么档案管理的现代化建设也就无从谈起。现阶段，一些单位甚至是事业单位的档案管理工作仍然停留在传统的思想管理上，更有甚者一些档案管理工作者不愿意更新管理模式，认为传统的管理工作模式对于当下的档案管理更便捷，认为只要将档案管好就可以了，对于档案管理现代化的意识薄弱、思想落后，还有一些管理工作者虽然意识到纸质载体的档案阻碍了信息的快速传递和资源共享，但是对于先进的科学技术不甚了解，以至于出现畏惧的心理，从而对先进的计算机技术的学习产生抵触情绪。由此这种传统的思想误区阻碍了档案管理现代化进程的发展。

三、改进档案管理现代化水平的方案

1.建立统一的标准

在这个信息共享时代的发展趋势下，现代化的档案管理必须要依据现代化的技术和设备，有时数据的交换、资料的共享也是工作中的内容。因此，为了保证档案管理工作有条不紊的进行，我们必须要完善一系列的标准，形成档案管理的标准体系，从而确保档案管理工作中各项工作的有效实施。

2.强化管理意识，加大资金投入

正所谓对档案管理工作的管理意识提高了，那么对于在资金方面的投入也会加强，资金上的充足是档案管理现代化建设的重要支持和保障。因此，加快档案管理现代化进程的关键是：必须要强化管理意识、加大资金投入。从管理人员着手开展进程，首先，要重视档案管理工作，并实时了解档案管理现代化建设开展的状况，根据相应的开展情况加大人力、物力的投入。其次，要加强基础设施的建设，使档案管理工作在良好的硬件设施保障基础上顺利的开展。最后，还要对档案管理的现代化建设制定工作计划，通过加强相关部门的交流，充分发挥各部门的优势，解决实际工作中出现的各种问题。与此同时，为了保证档案管理的现代化建设的顺利进行，单位管理人员应该做好一年的工作资金预算，在预算时还要注意将设备的维护、档案抢救等需要投入的资金预算在内。同时对于设备的更新换代也需要专项资金来支持，单位还可以根据自身的经济情况建设档案室，适当加强基础设施建设，优化工作环境，促进档案管理工作的开展。例如，在维护实体档案室的同时，档案管理部门应努力推进现代化办公机制，拨出一部分经费用于办公计算机的维护与更新，为档案管理工作的顺利运行提供物质保障。

3.加强人才培养

综合能力是档案管理现代化工作建设对人员素质的要求，为了保证档案管理现代化进程的有序进行，不仅要求工作人员具有档案管理的基本理论知识，还要求其能熟练运用现代化的技术设备，并且具有持之以恒的精神，坚持不断的学习现代管理知识以及了解未来档案管理的动态，形成一个良好的人才储备、档案管理知识储备。因此，在选择管理人员时要提高门槛，在考核时要对知识、管理、能力等综合方面进行要求。另外，在实际的工作中还应该加强对档案管理专业人员的培训，培训要做到全方位、多层次的分工细化，既要在建设现代化档案的思想意识方面进行培训，也要对工作中所遇到的专业知识和专业技能进行讲解和锻炼。这样做不仅可以使员工认识到档案管理工作现代化的迫切形式，还能提高他们对于自身工作重要性的认识。除了以上知识水平、技能提高等方面，还要培养管理人员吃苦耐劳、爱岗敬业的精神，和全心全意服务的意识，使其综合能力达到一个新的水平，为更好的适应档案管理工作做贡献。例如，根据定期的评估考核，档案管理部门的管理人员可根据工作人员的表现为其制定具有针对性的培训课程，为工作技能不足的工作人员提供技能培训，而对思想态度不端正的工作人员提供思想课程，通过定期培训全面提高全体档案管理人员的综合素质。在开设相关课程时，档案管理部门既可以让档案管理人员组成工作学习小组，由工作能力强的工作人员担任学习组长，带领全组成员进行学习，也可以邀请本地高校的教师担任培训讲师，为工作人员提供更加专业的课程。

总之，在新时代、新趋势的要求下，档案管理现代化建设必须响应时代的发展需求，循序渐进的稳步进行。工作进程中需要有计划、有针对性的结合当前的实际情况，从根本上转变档案管理的观念，采取切实有效的措施，积极探索现代化档案管理的模式，为促进社会主义的进步与发展，贡献一份力量。

参考文献：

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