做好高校文书档案管理工作之我见

孙红源

摘 要：本文分析了高校文书档案管理工作在高校建设发展中的作用及存在的问题，并从规范文书工作与档案管理的衔接，重视人才引进、加大培训力度，领导重视、做好文书档案管理工作，提高创新能力、提高服务效率，加强制度建设、保障执行力度等五个方面提出了做好高校文书档案管理工作的一些建议。

关键词：高校;文书档案;管理

文书档案管理工作是高等学校内部管理工作中的一个重要组成部分，是衡量一所高校管理水平的重要指标之一。为进一步加深对文书档案管理工作的认识，根据本人工作實践和理论学习，结合目前高等学校文书档案管理存在的问题及现状，本文从如何做好高校文书档案管理工作方面进行一些探讨。

一、高等学校文书档案管理工作的重要性

1.助手作用

文书档案管理工作是高校的服务性、辅助性工作。相比于教学工作来讲，文书档案管理仅仅占据了辅助性的地位。但是实际上，文书档案管理对于高校现阶段推行的各项日常教学以及其他日常工作都体现为必不可少的辅助作用。作为高校各项科研以及日常教学不可缺少的重要助手，文书档案管理必须能够受到现阶段的高校部门重视。

2. 纽带作用

正是由于文书部门的信息传递，才能使高校的各项工作得以落实。在整个高校的内部，各个部门之间并非孤立性的，而是应当紧密衔接成为整体。在此前提下，各部门可以借助于传递相关文书的方式来达到密切沟通的目的，避免表现为部门孤立的状态。同时，高校内部的各个院系以及各个部门针对现有的文书档案信息可以做到共同进行分享，进而体现了信息分享以及信息互动的重要作用。

3. 窗口作用

文书档案管理在高校现阶段推行的各项日常管理举措中占据不可忽视的地位，并且高校的整体形象也可以经由文书档案管理的方式予以突显。因此作为关键的高校形象窗口而言，文书档案管理领域必须能够保证符合规范化以及科学化的基本原则，如此才能创建优良的高校整体形象，体现良好的高校外在风貌。

二、高等学校文书档案现状及存在的问题

1.文书工作与档案工作衔接方面存在问题

“文书工作是档案管理的基础，档案管理则是文书工作的继续和延伸，两者密不可分。而在实际工作中，文书和档案往往实行分块管理体制，在某种程度上拉大了文书工作与档案管理的距离。”档案管理人员很少接触文书工作，文书工作人员的档案意识也比较淡薄，致使两者在衔接过程中会出现脱节。

2.缺乏专业的档案管理人才

目前，高校文书档案管理水平普遍较低，与高校文书档案队伍专业人才匮乏有着极其密切的关系。然而从现状来看，很多高校内部仍然欠缺管理档案文书的专门人才。并且，很多高校现有的该领域负责人员都具有兼职的特征，同时从事管理文书档案以及其他的高校管理事项。在此种状态下，高校目前推行的文书档案管理就很难保证体现最佳的实效性，同时还会消耗较多的档案管理领域成本。

3. 档案意识不强

在实际工作中，工作常常处于被动状态，档案管理部门得不到领导及广大师生的重视，针对现阶段的相关要求及档案工作的意义认识不够。近些年以来，某些高校虽然已经认识到文书档案应当属于珍贵的高校内部资源，但是相关负责人员并没能真正做到着眼于推进文书档案管理，而是局限于简单进行文书的归类与整理。由此可见，高校管理者本身欠缺应有的重视度，此种现状将会导致程度较为显著的文书档案遗失或者其他不良现象的产生。

4. 继续教育力度薄弱

文书档案管理者往往都是身兼数职，还有部分领导没有充分认识到档案管理工作的重要性，导致每年的培训都向教师队伍倾斜，档案管理人员很少有机会出去进修和学习。同时，作为文书档案管理领域的具体负责人员本身也未能做到全面关注该领域的综合素养提升，因此对于高校为其提供的档案管理领域培训表现为忽视的心态。在此种状态下，文书档案管理很难做到与信息化手段实现紧密的衔接与融合。

5.缺乏制度创新，与科学化管理的要求不相适应

在经济社会发展的进程中，近年来大部分高等学校创新力度都很大，大的制度建设有领导主抓，层层落实，与新的外部环境不相适应。文书档案管理工作带有明显的党政机关档案管理的色彩，基本上是几十年一贯制。档案人员将大部分精力都集中在档案的收集、整理、鉴定、保管等业务上，在实际工作中也一直存在“重藏轻用”的传统思维方式，忽视了对其他工作的渗透及体现档案价值的服务，工作手段相对落后，与信息时代高效便捷的要求不相适应。

三、提高高校文书档案管理水平的对策

1. 规范文书工作与档案管理的衔接

“文件是档案的前身， 文件质量的好与坏直接影响到档案的质量， 没有高质量的文件就没有高质量的档案， 高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。”文书人员要有非常强的档案意识，形成良性互动的行动路线，在参与实际活动过程中履行指导、监督、服务职责。高校文书档案管理若要体现最佳的实效性，那么必须建立在各项机制衔接与融合的前提下。与此同时，作为负责人员还应当转变现有的档案管理认识，确保对于更多的档案管理资源都要将其投入现有的档案管理领域。高校通过引进全新的档案管理设备，对于老旧的档案管理设备予以适当淘汰，并且引进信息科技手段用于支撑文书档案管理。

2. 重视人才引进，加大培训力度

做好高校文书档案工作的关键是建立一支稳定的、业务精通的档案管理队伍，加强对现有档案人员的培养，建立起切实可行的人才培养方案和激励机制。具体在该领域的相关实践中，作为档案管理的具体负责人员应当能够切实做到全面监控现有的档案管理流程，并且善于借助信息科技手段用于完成各类的档案文书归类与存放。因此，作为高校部门目前需要全面着眼于培训现有的档案管理负责人员，并且引进该领域的更多全职人员。

3.领导重视，做好文书档案管理工作

从本质上讲，文书档案管理应当被置于首要的高校管理地位，因而需要做到运用合理措施来避免表现为形式化的文书档案管理。在此前提下，作为相关领导人员必须着眼于重视文书档案的日常管理，对于现有的各项管理机制也要做到不断予以健全。唯有如此，文书档案管理领域才能体现最大化的档案管理效果，进而对于形式化的文书档案管理现状予以切实的改进。

4. 增强创新能力，提高服务效率

要树立现代的档案管理理念，无论是档案管理工作、档案信息交流还是开展档案业务工作，都应以现代化技术手段作为媒介，充分利用网络及计算机进行现代化管理，提高管理水平和效率，帮助解决问题。要确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，扭转研发者对档案管理无效益的片面认识，形成研究新需求、接受新技术、应用新手段的强烈使命感。与此同时，高校及其有关部门还要做到更多借助于信息科技手段，进而实现针对校内文书档案资源的沟通。各个不同高校之间若能做到频繁进行档案文书领域的资源互动，则可以保证分享现有的档案管理珍贵经验，避免表现为盲目性的档案管理现象。

5. 加强制度建设，保障执行力度

“着力推进制度创新工作，根据学校的管理体制、机制、机构变化，甄别废除完全不适宜的规定，修改、完善部分不相适宜的规则，建立新兴业务的管理办法，建立阶段性修编档案规范制度，为档案工作提供强有力的组织制度保障。”在档案部门外围环境不断变化的过程中，档案工作制度建设不可能一蹴而就。為此，我们要定期对现有的规章制度进行评审，组织系统内的管理力量集中进行筛选、修订或补充，以使我们的制度符合实际和切实行之有效。从创建机制保障的视角来看，高校针对现阶段的文书档案全面管理必须能够做到逐步予以推进，通过运用循序渐进的思路来弥补现有的档案管理误区，逐步做到健全现有的档案管理模式与管理手段。针对各类不同的文书档案来讲，应当切实做到全方位的筛选以及归类工作，避免混淆各类的文书档案信息。

四、结语

文书档案管理工作是一项专业性很强的工作，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，它不仅要求文书工作和文书档案管理人员具有良好的工作能力和业务能力，有良好的职业道德和高度的责任心，而且也要求各级高校领导的高度重视，为文书档案管理工作提供各项保障。只有这样，才能提高高校文书档案管理水平，发挥文书档案在高校改革发展中的作用，更好地为学校和社会服务。

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