中等职业学校学生档案管理工作研究

张冰

摘 要：中等职业学校的学生档案是对学生求学、成长、入团、入党、奖惩等经历的原始记录与重要凭证，有利于学校掌握学生基本信息、了解学生情况，加强学生的思政工作、教学管理等工作。同样也是学校从根本上高度贯彻了党和国家的教育方针举措，学生步入社会后能够使各用人单位等真实客观了解到学生的基本信息。本文从中职学生档案管理的重要性、存在问题及改进对策三部分进行论述，以此提升中职院校学生档案管理工作实绩。

关键词：中职学校;学生档案;档案管理;档案工作

一、中等职业学校学生档案管理工作的重要性

1.有利于全面提升学生综合素质。学生的综合素质是多方面能力素质的集中体现，主要表现在学习成绩、德育表现、心理健康状况、交流沟通协调能力、合作、处理棘手问题、音美体育等方面。为了尽可能地全面表现学生综合素质，中等职业学校（以下简称中职学校）建立学生档案，学生档案这里指在学生从最初上学至今所经历的具有原始记录作用的固化信息，学生档案的构成主要包括学业类：入学登记表、学生成绩单、学生毕业登记表、学历复印件;政历类：入党（团）、政审信息，奖惩类材料以及军训鉴定、实习鉴定等其他成长过程中形成的重要信息材料。学生档案一定程度上也是学生展现自我、自己价值实现的表现，通过学生档案中具有代表性“正能量”、具有良好上进状况的学生作为典型，在学生中宣传，起到引领示范的作用，可以无形中对表现好的学生一种嘉奖、表现一般的学生一种鞭策，学习其他人身上的“优点”“闪光点”引为己用，在这三年中职学习中完善自己，从而使学生综合素质得到提升。比如，一些中职学校将优秀学生的档案作为典型进行宣传，以此鼓励其他学生向优秀看齐，努力提升自身。

2.有利于学校推进素质教育战略。中职学校学生素质教育主要包括为思政德育、智力、体育、美术、音乐、劳动技能等多方面的教育。学校着力推进学生素质教育，通过学生档案反映出素质教育各方面成绩如何。在收集整理学生档案材料過程中学生个体就会意识到学习效果，从而激动学生内驱动力来学习，自觉地加强多方面的学习、参加活动等，这样由学习效果检验反作用到激发学生内驱动力而推进学校素质教育战略。比如，大多数中职学校通过完善学生档案的内容，以此扩充归档范围促使学生多参加素质教育相关活动，提升自身综合竞争力，这样整个学校在上级教育部门推进的素质教育战略中无形中便很好的完成了。

3.有利于用人单位掌握学生的真实可靠信息。中职学校学生档案的建立最终导向是等学生步入社会后向用人单位提供学生详实信息资源，这里面既包括学生的基本情况信息，还有一些反应学生综合素质，比如，吃苦耐劳精神、勤奋上进品质、组织协调沟通能力、知识储备、心理健康状况及其他所需才能等。这其中学生档案材料的收集整理一定要秉承客观公正，不能有偏颇袒护行为，这样才能使用人单位在选人、用人时更加放心。比如，据有关权威数据显示，北上广深的大型企业反馈给各省市教育部门的信息表明中职学校所建立的学生档案具有重要价值，可以对初入社会的中职学生有全面、综合的了解，可以提供与招聘岗位相契合的信息数据，对组织人事部门有很好的参考价值。

4.有利于组织人事部门在人力资源配置时开发更多相关数据与情报。组织人事部门在进行人力资源配置管理时，最优化、最科学的做法就是物尽其用、人尽其才。当前国内招揽人员的手段多样、引才政策频出，促使国内人员流动较快。中职学校学生档案中承载着个人求学、成长等年轮轨迹的信息情报，蕴含着丰富的数据和信息。组织人事部门在人员流动性快的大环境下，通过翻阅查询学生档案从而获取他们的成长轨迹、才能储备等，能够最大限度的匹配到企业的岗位，最优化、最科学的进行人力资源配置。当前大多数企业在招聘中职学校学生进入到企业后实行的是静态管理，对他们业务短板培训、能力提升没有进行即时管控，如若此时掌握一整套信息齐全、完备、详细的学生档案则可以在前期掌握学生的优劣势。比如，各级人社部门反映中职学校所建立的学生档案中记载的各类信息，对于各用人单位在进行人力资源配置时能起到很好的指导与参考作用。

二、中等职业学校学生档案管理工作存在的若干问题

1. 学生档案管理工作未引起足够重视且缺乏规范化设计

中职学校学生档案工作承担着学校历史记忆传承、为行政工作提供数据信息支撑、服务校园各项管理工作等，它也是学校管理工作的重要一部分，且有着重要作用。当前大多数中职学校在档案管理上仅对教务档案、科研档案管理等重视，对学生档案很少花力气、给予足够重视，在人员配备、经费投资上都一再缩紧，缺乏专业的指导、监督检查工作。久而久之，学生档案管理便出现杂乱管理现象，未进行规范化、标准化管理，档案管理者思想与行为上均出现怠工现象，主客观原因促使学生档案管理工作陷入困境。学校层面对于学生档案工作思想、思路、档案制度规范办法的顶层设计，是开展学生档案工作的关键之处，校领导层面足够重视学生档案工作必然会在学年工作计划中、校长办公会、党委会议事日程中被提议。显而易见，档案工作未引起足够重视是阻碍学生档案工作发展的重要因素。

2.学生档案归档范围单一化且管理方式较为落后。当前大多数中职学校学生档案管理工作归口是学生处（学工部）、学生管理部门，这就造成了学生档案归档范围老套陈旧，多少年不曾变更过，每个人的信息数据皆是千篇一律，千人一面的境地。传统的归档范围大多围绕在：学生登记表、毕业生登记表、学生成绩单、入党（团）、奖惩等信息，对于学生思想政治素质、实践技能素质、协调沟通表达能力及音体美等综合素质未能得到表达。随着互联网络技术飞速普及，电子文件管理、信息化工作都遍及到学生档案工作中，但多数中职学校学生档案管理仍是纸质档案管理模式，且检索工具也是靠“大本子”来查询，管理方式未能随着技术革新而与时俱进。虽有一些中等职业学校能够按照上级单位指示精神，对学生档案进行电子化、信息化管理，但是大多都是停留在设备、设施上的新潮，并没有很好的对学生档案内容数据信息电子化进行开发与管理。

3. 学生档案管理工作人才队伍建设薄弱。当前中职学校学生档案管理工作大多是由一人身兼数职来完成的，这就造成了将学生档案工作放至最为不重要的位置，到最后时间仓促就草草整理了事。学生档案从归档收集到后续管理利用开展效果如何，很大程度上取决于谁在做这个事情，档案业务素质是决定这一切的关键，目前学生档案管理部门亟需一支专业化、素质强、特色化的档案人才队伍。从用人单位、组织人事部门反馈回意见，推导出学生档案整理质量取决于管理者业务水平，这也可以反向推出人才队伍建设直接决定档案服务水平。

三、解决中等职业学校学生档案管理工作中出现问题的对策

1. 加强学校对学生档案的重视并建立规范化档案管理制度。将学生档案管理工作纳入到学校檔案管理工作的范围中，请校领导作为此项工作成果的验收者，明确考核成绩与年终绩效发放、职务晋升挂钩。在全校师生中要加大档案工作的宣传力度，尤其是学生档案，让全校师生了解到学生档案的重要性，关乎学生、学校、用人单位等多方利益。同样，由学校层面再到学院、部门建立健全规范化、标准化的档案规章制度，明确档案岗位职责，专人负责，档案归档范围、档案整理办法等均需制定具体化。

2.加强学生档案归档范围、丰富扩充档案内容。学生档案管理部门要加大档案归档范围，改变原有传统、老旧的收集范围，使学生档案内容变得丰富饱满，富有立体感。不仅能反映出学生登记表、毕业生登记表、学生成绩单、入党（团）、奖惩等信息，还能将学生思想政治素质、实践技能素质、协调沟通表达能力及音体美等综合素质表达出。要以社会用人单位、组织人事部门的需求为第一要义，围绕他们的需求来丰富扩充学生档案内容，以利用为导向，这样用人单位在看到学生的档案中便能获得详实、可观的有用信息。

3.优化人事档案信息化人才队伍结构。中职学校人事档案信息化工作不同于以往纸质档案管理，仅需要传统档案管理业务知识就可以，大数据时代下的文档管理既需要人事档案管理知识又要具备IT、电子等现代信息技术等业务知识。优化中职学校现有的人事档案人才队伍结构要从两方面来抓：一是对现有档案人员进行业务培训，将计算机、数据库、系统维护及人事档案管理相关专家请到学校内部进行业务大讲堂，同时也鼓励专兼职档案员在线上进行充电;二是招聘现有亟需的专业人才，这就节约了学校的培训人才成本，也能使现有招聘人才更快、更好投入工作。中职学校人事档案信息化工作人才队伍一定要转变原有单一人才结构，转向多元化、综合性人才结构。只有多元化、综合性合理科学的人员队伍结构才能使人事档案信息化工作效率更高、管理利用工作更加实效化。

4. 以用户为中心将服务工作变被动为主动。今后中职学校开展学生档案管理工作要积极“以用户为中心”，将学生档案的利用者需求作为未来工作的重点，上学期间学校老师更多从学生素质教育方面、步入社会工作期间用人单位更多关注学生的实践动手能力以及与人沟通表达等方面的素质。这些就要求学生档案管理部门在开展学生档案管理工作时尊重用户需求，将用户可能所需求的信息数据归入学生档案中。与此同时，学生档案部门要将服务工作变被动为主动，主动向全校师生宣传学生档案的重要性、不能被动等着接收档案，主动对学生档案进行编辑研究工作、不能守着一堆数据信息不去开发，主动走出去向其他优秀兄弟单位学习优秀的工作做法与经验、不能自己关起门来造车。相信通过这些举措定能够使学生档案管理工作发挥出应有的作用，对社会各方、学校自身及学生个人都是受益无穷。

参考文献：

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