论新形势下如何做好文书档案管理工作

吕小青

摘要：对于任何一个企业或者行政事业单位来说，文书档案管理都是一项非常重要的工作，其工作质量对整个单位部门能够有序运转有着很大的影响。在当前进科学技术不断进步的背景下，传统上的文书档案管理工作模式已经不能满足实际需要，必须要不断创新管理方式，极大投入，建立规范化的管理制度，不断提升工作人员综合素质，促进工作效率的提升。本文主要针对新形势下做好文书档案管理工作的措施进行了探究，以供参考交流。

关键词：新形势;文书档案管理;问题;措施

引言

文书档案管理工作，就是对某个阶段的各种管理活动进行记录并保存，对以后相关活动的开展具有一定的参考价值，应该企业或者单位部门中不可缺少的工作内容。在当今信息化技术快速发展的新形势下，现代文书档案管理模式发生了深刻的变革，逐渐朝着办公自动化、信息化、网络化的方向发展，为此需要相关工作人员不断提高自身的业务素质，单位也要健全各项制度，真正规范该项工作的开展，更好地发挥出文书档案的服务价值。

一、当前文书档案管理工作中存在的主要问题

1.管理制度不合理

文书档案管理制度的不合理现象广泛存在于各行各业之中，主要表现在档案号码不全、标题与内容不符等，甚至存在一些文书档案内的案卷缺少相应目录、或是案卷混乱的现象。在这种情况下，不但会对文书档案管理的工作质量和效率产生影响，还会在一定程度上阻碍文书档案价值的提升，对整个单位的健康发展带来不利作用。

2.重视程度不高

在目前的文书档案管理工作中，相关单位领导存在着对文化档案管理的误区，其认为文书档案管理只是简单的抄抄写写工作，不具有任何的专业要求，不会带来什么效益，进而导致其在单位的发展中始终处于容易忽视的位置。久而久之，就会使相关工作人员对此方面只是敷衍对待，使其真正效益得不到展示。

3.管理方式落后

对于文书档案管理方面来说，一旦管理模式出现落后的现象其产生的后果是十分严重的，通过相关调查数据显示，目前文书档案管理方式并不能做到与时俱进，无论是工作人员的思想水平还是掌握的知识程度，都远远满足不了整体需求，甚至还有一部分文书档案管理者为兼职状态，不能对其提供科学合理的管理技能，只能依靠自身的实践经验，管理工作不够规范化。

二、新形势下做好文书档案管理工作的措施

1.领导要高度重视，支持工作的顺利开展

文书档案管理工作可以分为两个类别，上级组织产生的文档管理，以及由本级组织产生的文档管理。两类文档均是领导集体开展工作的依据之一，这就要求各级领导要充分重视此项工作。在加强文档管理工作方面，应做到以下两点：一是从硬件设施、软件管理各个方面提供便利的条件，从上至下形成重视档案管理的风气;二是经常参与和反思档案管理工作的具体细节，对档案管理工作中存在的问题及时提出改进的意见，把加强和规范文书管理工作列入全年的工作计划，并认真落实负责人，以上能对加强文书档案的管理和改进工作起到积极的促进作用。因此，领导要高度重视和支持文书档案管理工作，使文书档案等在实际工作中发挥其应有作用。

2.加大投入力度，完善基础设施建设

随着信息时代的到来，档案管理工作不再局限于“装装订订、抄抄写写”“收收发发、借借还还”，也不仅仅体现于文书档案所必备的资料库、档案柜、档案袋等，而是赋予了新的内涵，提出了更高的要求。但是在初始的档案管理过程中，未能明确地对相关文书档案工作者的职责进行划分，工作者的业务素养存在较大的差异性。鉴于此，在档案管理已经到位的情况下，相关领导要切实针对没有专人负责的单位，相应地分配相关的文书档案管理工作者，严格依据实际的工作要求以及业务指导展开工作;与此同时，在文书档案工作者相关沟通手段上也要保证与时俱进，传统一般是通过电话方式，浪费了大量的人力、物力，现在要注重运用现代化通信技术，比如QQ、微信等，在一定程度上实现了资源的有效共享，强化了沟通的力度;此外，还应该在一定范围内每年定期进行业务知识的培训，对最新的档案制度及法律法规进行宣传，帮助文书档案工作者在思想、行动上均能与时俱进。

3.完善制度建设，有效促进檔案管理规范

随着人们对档案工作认识水平的不断提高和档案环境的不断改善，只有建立健全、制定出一套系统、科学、适合人大机关的档案工作制度并切实执行，才能真正实现档案的科学管理和有效利用，进而实现档案工作健康有序发展。在实际文书档案的整理工作中，对一些已经被确立的材料生成规律进行严格遵循是一项必不可少的工作，在电子文件激增的大背景之下，也能够达到科学管理的目标。现如今，随着单位用人越来越精简，档案工作者需要面对的管理工作也越来越精简。因此，可以将更充足的精力放在实际的档案管理上，进一步进行档案的现代化管理，建设高效的信息平台。在具体的工作中，要保证归档文件分类的合理性，便于之后的排列、编目工作顺利进行。

4.明确具体流程，提高工作的规范性

在进行文书档案管理工作时，相关单位人员需要对管理的具体流程进行明确，具体包括以下几个步骤：第一，对目前的文书档案进行大范围的普查。对一些不存在价值的文书档案合理淘汰，尽量减少文书档案管理中出现重复的机率;第二，对文书档案资料进行有效组合，进而形成较系统规范的案卷。对一些内容过多过复杂的档案案卷划分成多个明确的小节，然后再对其进行合理的分类，将一些有联系的案卷有效结合，从而提高文书档案的使用机率;第三，明确规范案卷标题。对文书档案进行明确分类，使其能进行快速检测，进而保证档案案卷的全面性，提高文书档案案卷检索的准确性。

5.加强岗位培训，建设高水平工作队伍

随着企业信息化、自动化程度的提高，文档管理的重要性日益凸显，而对于文档管理方面来说，人才稀少，除高校外，事业单位及企业内部专业人才储备不足。因此，相关领导要加大学习培训力度，改善队伍知识结构，提高队伍整体素质;加强岗位培训，建立和坚持档案管理人员培训制度，根据缺什么补什么的原则，开展多角度、多层次的业务培训活动，强化基本功训练;特别是要加强信息自动化系统的学习培训，掌握信息技术新知识;要虚心学习好经验好做法，做到相得益彰，以开拓创新的精神探索适应新形势、新任务需要的档案工作新举措。要学习和掌握现代科学技术知识，学习现代化设备的实践技术、计算机技术、网络技术和多媒体技术等，运用科学的方法和技术管理档案，以实现档案管理的现代化，以促进档案事业跟上时代发展的步伐。

结语

总之，文书档案管理工作具有很强的业务性，是对单位发展重要经历过程的记录，关系到整个单位的未来发展。相关企业或单位领导一定要重视文书档案管理工作，在各方面加大支持，完善制度化建设，深入开展信息化办公改革，促进工作的规范化、科学化、信息化的发展，确保提供高效优质的服务，真正发挥文书档案的作用。