探讨人事档案材料的收集与整理

吴雨儒

摘 要：近年来，随着国家对人才的重视，人事管理制度逐步得到了人们的重视。人事档案材料的收集与整理是人事档案管理的重要内容，其直接影响着企事业单位人才结构的调整与优化。人事档案管理与企业人才的选聘息息相关，就当前人事档案材料的收集与整理来看，很多单位档案管理的规范性不足，严重制约了人事档案管理的有效进行。本文从人事档案材料收集与整理的重要性着手，分析了人事档案材料收集与整理中存在的问题，提出了相关的策略，对人事档案管理实践具有参考与借鉴意义。

关键词：人事档案材料;收集;整理

随着经济社会的发展，人事档案管理逐步引起了有关部门的重视，与人们生活、工作等有着紧密的联系。人事档案材料的收集与整理是人事制度实施中的重点与难点，其实施的效果直接影响着人事档案管理的整体水平。人事档案材料中包含的内容较多，加剧了人事档案材料收集与整理的难度。有关的人事档案管理人员需要充分发挥其专业优势，保证人事档案材料收集与整理的规范化，提升人事档案管理的效率，发挥人事档案的有效性，实现企业用人、选人的科学性。

一、人事档案材料收集与整理重要性

人事档案材料的收集与整理是人事档案管理的基础环节，直接影响着人事档案管理的整体水平。做好人事档案材料的收集与整理工作在一定程度上可以为人事档案的规范化管理提供良好的前提条件。因此，人事档案材料的收集与整理具有重要的意义，主要体现在以下方面：

1.人事档案材料的收集与整理可以大大提高档案材料利用的效率，使得其使用更为便捷，提升了人事档案管理的整体效率。

2.人事档案材料的收集与整理提高了档案的安全性，保护了员工的隐私，避免了信息泄露所造成的不利影响。

3.有利于提升人事档案材料的使用价值，方便有关部门对员工信息的了解与掌握，有利于企业人才结构的优化，人事档案材料是企业人才选聘的重要参考。

二、人事档案材料收集的要点

1.确保档案材料有序、有计划的收集

人事档案材料的收集是基础性工作，对于企业人力资源的评价、人才选聘等具有重要的意义。在人事档案的管理中，档案的收集极为重要，相关的工作人员要充分了解与掌握人事档案中包含的所有资料类型，做好与其他部门的协调与沟通工作，实现档案材料的有序归档与处理，避免资料的缺失。

2.注意收集重点档案信息

人事档案材料包含的内容较多，比如，业绩信息、行政信息等，有关人员在人事档案材料的收集中要准许实事求是的原则，保证档案材料的真实性，使得人事档案材料可以充分反映员工的政治素养、专业才能等，人事档案材料可以为企业的人才聘用提供重要的参考。

3.资料跟踪

由于人事档案存在动态变化的特征，其随着个人经历的变化而变化，因此，有关的档案管理人员要尽可能扩宽信息渠道，掌握更多的人员变化信息，实现人事档案材料的跟踪，及时完善资料信息，保证材料的完整性与真实性。

三、人事档案材料的整理要点

1.资料审核

相关的人事档案管理人员在材料收集结束以后，要开始档案材料的管理，在档案材料的管理中，要加强资料审核，保证档案材料中的有关信息具有真实性，实现档案材料的规范化管理。如果在人事档案材料的审核中存在资料的缺失、失真等，无法准确反映员工的个人情况，就不可进行归档处理，需要将该材料补充完整以后再加以归档处理。

2.类别划分、编制有序

对企业而言，由于企业内部的人员较多，使得人事档案材料的数量较大，加剧了人事档案管理的难度。因此，有关的人事档案管理人员需要在人事档案材料的整理上，对材料加以科学的管理，严格根据材料的类型，加以分类归档，以方便后期的查阅与检索，提高人事档案材料整理的实际水平。

3.做好目录，存入电脑

随着技术的进步，在人事档案材料的管理中，不仅要重视纸质人事档案材料的整体，还要重视将纸质材料以电子化的方式加以存储，建立电子档案信息系统，实现人事档案的信息化管理。

四、人事档案材料收集与整理过程中存在的问题

1.不具備档案意识

在各个企业的发展中，人事档案材料的收集与整理多是交由有关的人事部门负责的，人事部门的有关人员需要在日常的工作中做好档案材料的收集、整理、分析等。但是，在实际的应用中，有些人事部门的人员没有充分认识到人事档案管理的重要性，缺乏基本的档案意识，在人事档案材料的收集与整理中，没有遵守基本的档案管理要求，严重影响了人事档案管理的高效进行。在人事档案材料的收集与整理中，存在档案材料的不完整等情况，使得人事档案材料无法真实、客观地反映个人的基本信息，无法为企业的人才选聘等提供参考，降低了企业人事档案管理的整体水平。

2.档案管理缺乏规范性

对企业的人事档案材料的收集与整体来说，其本身具有较大的复杂性，因此，对于相关管理人员的专业素质等有着较为严格的要求。人事档案材料的收集与整理中，涉及的专业知识较多，管理人员应该具备材料加工、装订的能力。但是，很多单位的人事档案管理人员的专业素质不足，无法满足人事档案材料管理人员基本的从业要求，使得在人事档案材料的收集与整理中存在诸多的不规范现象，严重影响了人事档案管理工作的有序开展。

3.材料缺损问题普遍存在

在企业的运行中，有些人事档案管理人员没有充分意识到档案材料管理对企业发展的重要作用，在档案材料的收集与整理中存在工作态度不积极的行为，很多重要的档案材料无法在第一时间内获得与处理，长期下去会造成人事档案材料的不完整。就目前人事档案材料的收集与整理来看，档案材料的管理人员多是人事干部兼任的，其缺乏专业的档案管理知识，需要做好人事管理与人事档案的管理，工作强度较大，使得档案材料收集与整理中存在严重的材料缺损现象，对企业的长期发展极为不利。

五、提高人事档案材料收集与整理水平的措施

1.注重档案材料管理团队的建设

企业要保证人事档案材料收集与整理的规范性，就必须在日常的工作中建立一支专业的档案管理团队，处理人事档案管理中的各项工作。具体来说，主要从以下方面来进行：（1）企业要加强对人事档案管理人员的考核，根据考核结果掌握工作人员的专业素质，从而为培训计划的制定提供重要的参考。（2）人事档案管理部门要加强对档案管理团队的培训，以提升团队人员的专业能力，使团队人员不仅具备丰富的人事档案管理专业知识，还能够具备职业道德素质，保证人事档案材料收集与整理工作的顺利开展。（3）人事档案管理部门要严格落实奖惩制度，提高档案管理人员工作的积极性与主动性。

2.注重档案材料收集力度

人事档案材料的收集是人事档案管理的基础工作，在日常的工作中，档案管理部门要加大材料的收集，保证档案材料收集的完整性与真实性，不断完善人事档案材料收集的有关制度，为材料收集工作的开展提供制度约束。比如，企业可以建立兼职档案员制度，配备专人进行档案的收集，在此过程中，严格落实责任制度。另外，人事檔案管理部门要加强对相关人员的培训与教育，提升档案管理人员的综合素质，严格执行考核制度与责任制度，保证培训的有效性。

3.注重网络信息化技术的应用

随着计算机技术、信息技术的进步，在人事档案的管理中，有些单位逐步应用了先进的技术手段，建立了档案信息化管理系统，使得人事档案管理的一切工作都可以在该系统中完成，这种人事档案管理信息化的实现大大提高了档案管理的实际水平，提升了档案管理的有效性。因此，企业要重视信息化技术在人事档案管理中的应用，使得信息技术可以在人事档案材料的收集与整理中发挥其应有的作用。信息化技术在档案管理中的应用提升了管理的整体效率，节约了时间，减少了相关人员的工作量，符合当代人事档案管理的现代化发展趋势，在一定程度上推动了人事档案管理的可持续发展。在网络信息化技术的应用中，有关的工作人员需要注意对网络信息化技术应用原理与优点的掌握，在实际的应用中，遵守有关的操作规范，保障网络信息化技术的有效利用。

六、结束语

人事档案材料的收集与整理作为人事档案管理的基础环节，为后期的人事档案管理等提供了良好的前提条件，使得档案信息的查询与检索等更为便捷，保证了企业人才选聘的科学性与规范性。人事档案材料的收集与整理中，需要保证档案的真实性与完整性。未来的发展中，人事档案材料的收集与整理要注重信息化技术的应用，推动我国人事档案管理的高效进行。

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