新时代企业档案工作创新研究

刘本珠

摘 要：随着国家经济转型发展、科技日新月异，推动企业档案工作创新发展既是档案事业发展的内在要求，也是提升企业管理水平促进企业发展的需要。本文阐述了企业档案工作创新的重要意义，分析了企业档案创新发展面临的问题，并结合企业实际，思考解决问题的对策建议，以供参考。

关键词：新时代;企业档案;创新

企业档案是企业在经营管理等活动中形成的所有档案的总和。记录了企业的发展历程，是维护企业和职工利益的重要凭证依据。企业档案工作是企业管理工作的基础，随着经济社会的转型发展，企业加强创新实现自身转型是提高企业市场竞争力的必然要求，做好企业档案工作创新对于促进企业发展具有重要意义。

一、企业档案工作创新的重要意义

1.有利于更好的服务企业发展

企业档案记录了企业经营管理活动中的情况、经验及教训等内容，包含了过往的经营信息等，能够为企业领导进行企业重大事项决策提供重要参考，对制定企业发展计划、总结企业经营情况、推广先进管理经验等都是重要的参考资料。充分利用企业档案信息，对促进领导科学决策，推动企业发展具有重要意义。

2.有利于提升企业档案管理水平

创新是企业档案工作发展的动力和源泉，是突破档案管理自身发展瓶颈、增添档案工作自身发展新动能的重要举措。随着市场经济的发展，大数据、数字化时代的到来，传统的档案管理理念落后、管理方式陈旧，已经无法适应现代企业转型发展的需要，只有不断推动档案工作创新，促进档案管理水平提升，才能有效发挥档案工作在企业发展中的作用。

3.有利于更好地进行企业宣传

企业档案较全面详实的记录了企业发展历程，具有历史性、系统性、直观性等特点，是企业宣传的生动素材。做好企业档案编研工作，通过档案工作创新，多渠道充分介绍企业发展历程，增强职工尤其是新职工对企业的认识、了解，提升职工凝聚力，齐心协力共同为企业发展作贡献。

二、企业档案工作中存在的问题分析

1.重视不够，档案意识薄弱

由于企业档案工作不直接为企业产生经济效益，在短期内也不会产生显著工作成果，企业领导通常对档案工作重视程度不够。企业员工整体档案意识薄弱。档案从业人员认为自身所处边缘地位，岗位工作业绩不受重视，主动自我学习和主动服务的意识薄弱，未认识到做好企业档案工作对于企业发展的重要意义。

2.制度缺失，管理不够规范

一是受企业发展阶段、发展规模、经济条件、领导重视度等各种因素影响，企业存在档案制度缺失、不健全情形。企业档案工作缺乏制度依据。二是未建立完善的档案工作机构，没有明确的岗位职责分工，也未建立有效的档案工作网络，没有为档案工作开展提供有效的组织保障。三是激励约束机制不健全。档案工作一般不直接产生经济效益，在企业考核中占比较低或甚至有的企业不予以考核，由于缺乏激励约束机制，无法调动企业档案从业人员工作积极性。

3.设施落后，信息化水平较低

档案工作在企业中不直接产生效益，处于边缘地位，企业档案基础设施建设落后。档案的收集、整理、保管等基础工作不规范、不及时，这些基础工作的薄弱严重制约了企业档案信息化建设工作的开展;企业档案管理部门受经费、技术等条件限制，数字化、信息化水平较低，也严重制约了企业档案信息资源的利用。

4.人才不足，专业队伍建设待加强

企业领导重视度不够，认为档案工不需要太高专业度等原因，目前很多企业的档案从业人员都非档案专业科班出身，档案理论知识相对欠缺。多数企业未对档案从业人员进行岗位知识培训，且由于人手短缺，档案从业人员常常身兼数职，对档案收集管理政策、归档文件要求等业务钻研不够，对档案工作投入时间和精力不足，业务水平有待提升。

三、关于新时代企业档案工作创新的思考

1.健全档案工作机构，集中统一管理档案

企业领导应高度重视档案工作，把档案工作纳入重要的议事日程，与企业其他各项工作同部署、同检查、同落实。企业领导班子成员思想统一，认识一致，目标明确，从人力、财力、物力等方面予以保障，解决档案工作实际问题。企业应成立档案工作领导小组，由企业领导班子成员分管档案工作，各部门负责人任成员，设立档案室，配备兼职檔案员，各部门指定人员兼职档案工作，形成上下贯通的档案工作网络体系，做到档案工作自上而下层层落实，确保统一领导、统一机构、统一管理。同时，将档案管理工作纳入年度岗位目标责任考核，落实了档案人员岗位责任制，并在工作中严格执行，奖惩挂钩。

2.建立健全规章制度，落实档案管理职责

实现档案规范化、标准化、科学化管理，落实管理职责，加强档案法规建设，建立健全档案管理制度，规范档案管理流程，在档案工作中认真开展档案管理流程规范化、技术规范标准化、实体整理专业化工作。结合企业实际，对各门类档案进行科学合理分类，建立和完善档案管理工作的各项标准，对形成的文件材料及时进行归档。档案整理工作中，严格要求归档文件材料完整、准确，拟定档案案卷题名规范，目录、备考表填写完整，案卷封面书写正确，归档文件制成材料符合质量要求;做到档案柜排列整齐，档案存放位置索引醒目，贴有识别标签，符合规范;建立档案管理基本情况统计台账;加强计算机检索，形成完整的文件级检索目录，提高文件查阅利用速度;档案电子数据及时进行备份，保证数据的安全性，真正实现档案管理的科学化、规范化。

3.完善档案保管设施，认真做好档案保护

企业应在财力和物力上给予充分保障，确保档案的安全完整，切实做好档案保管工作。档案库房、业务技术用房、阅览室“三分开”，采用标准档案装具和合格的整理工具、材料，配备齐全档案保护设备和技术设备，定期备份档案数据，坚持档案借阅登记，并认真做好档案保密、档案安全利用和日常维护保管工作，杜绝出现失泄密现象和档案损毁现象。企业应配备专门的档案库房，并配备电子监控系统、灭火器、防虫药物、日光灯、避光窗帘、温湿度计等;应配置标准档案柜、防磁柜、除湿机等。通过硬件设施的配备，确保档案整理工作和档案保护工作的正常开展。

4.积极运用现代化管理手段，促进档案信息化建设

重视档案资源的开发利用，将档案工作列入现代化管理计划并同步发展，以此加快档案信息化进程。加强档案管理软件应用，提高办事效率，节约大量的人力，节约时间成本。对企业各门类档案实现全部的案卷级和文件级目录的计算机存储和检索，并且对企业重要的、永久保管的档案进行扫描和挂接，实现全文存储。对于企业生产经营过程中形成的电子文件进行光盘刻录保存，音像档案也实施数字化管理，制成光盘和录像带等载体进行防磁保管。为建立企业档案信息网络、实现档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化奠定基础。

5.认真进行编撰研究，积极发挥资政作用

企业档案管理部门认真开展编研工作，努力为其他各部门工作提供服务，为领导决策提供可靠依据，为各类专项审计、项目调查、工作查考等提供利用做好档案的编撰研究。编写全宗介绍、大事记、基本情况汇编、组织机构沿革、部门职能职责汇编、规章制度汇编、档案开发利用材料汇编、领导班子沿革、领导职责分工沿革，以及年度工作总结与发展规划、人事变动、机构设置撤销、获得荣誉表彰等专题文件目录，发挥档案的资政作用。

6.加强档案业务学习，提高档案人员水平

在认真抓好档案业务工作的同时，企业应注重加强员工档案知识的学习，强化员工档案意识，积极组织档案人员参加档案业务培训学习及研讨会。档案工作人员经培训上岗，了解企业工作职能，熟悉业务，政治素质好、责任心强、爱岗敬业，档案工作应做到无责任事故发生，无履职不力现象存在。企业还应通过召开会议、制度汇编印发、上挂企业网站、自学辅导（考试）等方式在领导和员工中开展档案法律法规及有关文件精神的学习宣传活动。注重对档案形成部门的档案业务指导，积极加强与档案形成部门的沟通与交流，将档案工作纳入各部门年度目标考核，认真按照档案法律法规从档案管理机构的设立、档案管理制度的健全、档案经费的投入、档案装具及保管設备的配备、档案收集整理的规范和档案的有效利用等方面实施检查考核，提升企业档案工作水平，更好地为企业经营管理服务。

综上，随着市场经济的转型发展，面对日益激烈的竞争和变化，企业应深刻认识到档案创新对于促进企业发展的重要意义，正视企业档案管理中存在的不足，积极创新管理理念和方式，推动企业档案工作创新发展，为企业长远发展提供保障。

参考文献：

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