信息化背景下事业单位会计档案管理的优化策略探讨

付亚萍 刘廷利 赵亚

摘 要：随着我国信息化技术的快速发展，事业单位的会计档案管理工作发生了巨大的变化，同时对事业单位的会计档案管理工作提出了更高的要求。本文分析了信息化背景下事业单位的会计档案管理过程中所存在的问题，并就着相关问题提出了事业单位的会计档案管理过程中优化策略和建议，为促进事业单位的会计档案管理工作提供了一定的指导意义。

关键词：信息化;事业单位;会计档案管理;优化策略

在我国事业单位发展过程中，工作内容比较多且工作流程比较复杂，特别是在事业单位的会计档案管理过程中，需要多个部门进行协同合作才能将相关的资料进行整合到位，才能为后续的工作提供合理可靠的参考标准。而在传统的事业单位的会计档案管理已经很难满足现代化事业单位的发展需求，因此事业单位就需要不断的加大改革力度。随着我国信息化技术的快速发展，为事业单位的会计档案管理工作提供了新的发展思路，通过对事业单位的实际需求进行调查，采用信息化技术对事业单位的会计档案管理工作进行创新，采取科学的思路为事业单位的会计档案管理工作提供了实时可靠的保障。

一、事业单位会计档案信息化管理的新背景

事业单位的会计档案是在会计核算过程中所形成的反映单位经济发展情况的，具有保存价值的字、图表等形式的会计资料，在发展过程中包含了各种电子形式的电子会计档案。随着信息化时代的到来，实现会计档案管理工作的信息化已经在所难免，不仅能够实现财务管理工作的自动化和高效化，而且有利于提高我国的会计档案管理的水平。

1. 会计档案管理方式的变化

在我国的事业单位的会计档案管理过程中，随着信息化技术的快速发展，信息技术已经逐渐的融入到了事业单位的档案管理中，使得事业单位的信息化办公水平在不断提高，这也极大的提高了事业单位的会计档案的管理效率，加快了事业单位的会计档案管理中资料搜集、整理和分析的信息化进程。这就使得事业单位的会计档案管理逐渐由传统的手工操作方式向计算机信息化管理发展，对于提高事业单位的会计档案的管理效率和质量有着重要的保证。

2. 会计档案管理功能的变化

在我国的事业单位的发展过程中，财政资金的拨放管理工作通常是由国家来进行的，而随着我国事业单位的发展，这种管理方式已不再适应现代化的事业单位的管理需要，在事业单位的发展过程中给予了事业单位的高度的财务自主权，这就使得在事业单位的会计档案管理时，还需要不断增加对于财务的管理工作，使得事业单位的会计档案管理工作内容更加丰富，管理功能也在逐渐的发生变化。

3. 会计档案管理要求的变化

在事业单位的会计档案管理过程中，新的管理制度对档案管理工作提出了新的管理要求，对于电子会计档案的管理重视程度在逐渐的提高，在电子档案的保存过程中，不再需要打印成纸质档案，对于电子档案中的相关数据要实行信息化管理，在数据转移过程中可以进行电子转移，同时在电子档案的销毁过程汇总，要事业单位的会计档案管理各个部门的共同参与，不得随意销毁，使得事业单位的会计档案管理要求更加严格。

二、信息化背景下事业单位中档案管理的意义

1.提高现代化事业单位会计档案管理的工作效率

随着我国信息化技术的快速发展，在事业单位的会计档案管理中计算机技术得到了广泛的应用。计算机技术的应用使得事業单位在会计档案管理过程中可以实现对相关的财务信息的快速逻辑推断和科学管理，并且能够在事业单位的会计档案管理时自动的生成相应的会计凭证、账簿等，可以有效的实现事业单位会计档案管理过程中自动化、电子化。因此，事业单位在会计档案管理的过程中应用信息化技术后可以有效的提高自身的工作效率，使得事业单位会计档案管理过程的流程更加的方便、快捷，进一步提高了事业单位的会计档案管理的效果和效率。

2.提升事业单位会计档案管理水平

在现代化的事业单位会计档案管理过程中，应用信息化技术可以使得事业单位的会计档案管理的高效化。在事业单位的会计档案管理过程中可以应用信息化技术将事业单位的电子会计档案信息进行统一化的归档、存储和利用，从而使事业单位的会计档案管理中的信息资料管理过程规范化。同时，在事业单位的会计档案管理过程中，专门会计管理软件的应用，对实现事业单位的会计档案的高效利用起到了一定的作用，可以有效的减少了事业单位的会计档案管理过程中纸质档案的打印，节约了会计档案管理的成本，提高了事业单位的会计档案管理过程的现代化管理水平。

3.增强事业单位领导决策的科学性

在事业单位的会计档案管理过程中应用信息化技术，可以使得事业单位领导阶层更好的实现决策，在事业单位的会计档案信息化后，可以实现事业单位财务信息的分析、比较，很好的反应出了一个事业单位的财务状况，从而为事业单位的领导提供了有效的决策依据，充分的发挥出事业单位的会计档案管理的效益，从而使得事业单位的会计档案管理更有社会价值。

三、信息化背景下事业单位会计档案管理工作中存在的问题

1.事业单位会计档案管理的信息化意识较为薄弱

虽然我国国民信息化水平在不断的提高，但在一些事业单位中，要实现事业单位的会计档案管理的全面信息化仍然存在着许多的问题，受传统管理思路的影响，一些事业单位的会计档案管理过程中信息化的意识比较薄弱，严重的制约着事业单位的会计档案管理信息化的发展。同时，在一些事业单位中，虽然进行了相关会计档案管理工作的信息化应用，但是只是流于形式，在应用过程中缺乏主动意识，使得事业单位的会计档案管理工作跟不上时代的发展速度，不能满足时代化的发展需求，从而使得事业单位的工作效率没有得到有效的提高。

2.事业单位会计档案管理人员专业素质有待提高

随着事业单位会计档案信息化管理的到来，对于相关的管理人员提出了更高的要求，要求相关的人员不仅需要具备一定的档案管理技能而且还需要具备一定的计算机基础。而从现阶段的事业单位人才现状来看，事业单位内部的档案管理人员的素质偏低，难以满足事业单位的会计档案信息化管理的需求，这就使得在管理过程中不仅没有提高相关的工作效率，反而给档案管理工作带来了一定的影响，使得事业单位的会计档案信息化管理的优势难以得到体现。

3.信息化背景下的会计电子档案的安全隐患高

在事业单位的会计档案信息化管理的过程中，由于纸质档案都变化为电子档案，在档案的管理过程中就需要格外的重视会计档案管理的安全工作，而在一些事业单位的档案收集和整理过程中缺乏足够的重视，没有进行相关的档案保密，从而使得事业单位的会计档案信息化管理过程的安全系统较低，这也是阻碍事业单位的会计档案信息化管理过程的最大障碍，在事业单位的会计档案信息化管理中，需要对保密的电子档案进行全面的排查，减少事业单位的会计档案信息化管理的安全隐患。

四、信息化背景下加强事业单位会计档案管理的建议

1. 完善事业单位会计档案信息化管理制度

在信息化的背景下，事业单位的会计档案管理首先要做到管理制度的规范化，在管理过程中建立完善的信息化会计档案管理制度，以统一的管理标准、管理要求进行规范化管理，同时加大事业单位的会计档案管理制度的宣传工作，在信息化管理过程中按照相关规章制度执行。

2.加强事业单位会计档案信息化管理人员综合素能

在信息化的背景下，事业单位的会计档案管理要加强对相关人员的综合素能培训工作，在工作过程中加强对于相关人员的思想教育，提高相关工作人员的思想觉悟，在档案管理过程中严于律己，坚守自身的岗位职责，同时要加强相关人员的职业技能培训工作。在日常的工作中，将档案管理知识与信息化管理技术综合起来，全面的纳入到相关的教育培训工作中，鼓励相关人员加强学习，提高信息化技术在事业单位的会计档案管理中的应用。

3. 优化事业单位会计档案管理软件功能

在事业单位的会计档案管理过程中，要对于相关的会计档案管理软件的功能进行全面优化，使得事业单位的会计档案管理工作更加的符合会计档案信息化应用标准和规范，加大对于信息化背景下，事业单位的会计档案管理软件的開发和应用力度，使得事业单位的会计档案管理软件更加的符合当前会计档案管理所需要的软件平台，同时也要保证相关的软件具有一定的可扩展性，对于以后的会计档案管理职能调整能够及时做好相应的档案整合和信息管理工作。

4.优化事业单位的会计档案网络安全环境

在信息化的背景下，在事业单位的会计档案管理过程中要加强对于从业者的网络安全意识教育，加强对于事业单位的会计档案管理保密工作的能力提升，在管理过程中自觉的增强信息安全防范和处理能力，在管理过程中创造良好的档案网络安全环境，对于泄漏事业单位的会计档案信息的人员进行严格的惩处，加大打击力度，为事业单位的会计档案信息化管理工作营造良好、安全、和谐的社会环境。

五、结论

综上所述，在新时代的信息化背景下，事业单位的会计档案的管理工作是不可避免的，相关单位要加强对于会计档案信息化管理的重视程度，在管理过程中，适应时代发展的需求，在事业单位的会计档案管理过程中积极的培养优秀人才，建立科学的事业单位的会计档案管理制度，加大事业单位的会计档案信息化的应用力度，为推动事业单位的会计档案管理的发展提供积极的推动作用。

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