高校档案资源低成本数字化实践与探索

摘 要：随我国教育水平的不断提升，高级院校的学生与教师逐渐增多，档案处理则成为一项重要的工作。社会的不断发展，要求高校档案向数字化建设发展，高校档案数字化建设不仅对政务信息系统产生的电子文件与档案信息进行收集与整理，还对高校各种载体的档案资源进行数字化录入、储存于加工，因此，对于提升高校档案数字化水平，有益于对高校档案进行管理。

关键词：高校档案;资源管理;数字化

随着高校管理的现代化发展，数字化档案管理成为了一种趋势，在高校进行数字化档案管理中，纸质档案的扫描是进行数字化档案建设中一项常规的工作，目前，在高校中对纸质档案进行数字化扫描，主要包括自行扫描加工与业务外包两种方式，业务扫描是由外包公司的专业人员与专业硬件系统，承包高校纸质档案数字化扫描工作，但外包公司收费较高，保密工作不严密，并不善于灵活加工，因此，一些中大型档案馆进行档案自行扫描加工，可加强档案保密性工作，可以使资源共享更加方便，节省更多人力财力与物力。

一、高校档案数字化的概念

高校档案数字化是将电子互联网信息技术与计算机系统，把各种档案资源向数字化档案资源进行转化，以数字化档案信息的形式进行储存，建立档案信息资源管理数据库，通过计算机系统进行统一管理，通过互联网进行资源共享，因此加强高校档案数字化建设，有益于加强高校档案管理。

二、档案数字化管理的意义

1.有效提升办公效率。档案数字化管理，可以将同一分電子档案，通过电子信息网络的环境下，可以在不同地区、不同人进行同时访问、下载，为不同的需要者进行服务，有效的提升了档案办公效率，使得高校档案工作更加高效、方便、快捷，并可以将已经浏览后的档案进行归档处理，大大的提升高校档案办公效率。

2.促进实现资源共享。在高校进行档案数字化管理后，可以奖励档案信息管理网络平台，档案管理员可以通过信息网络平台上进行档案的整理、归档、收集与资源共享，并且不受时间点的限制，可以在有互联网的地方，通过计算机网络系统，进行对所需档案信息的查阅、下载，有效的实现了档案资源的共享。

3.有效降低成本。在高校进行档案数字化建设，可以有效的节约档案管理费用，节约档案建设使用空间，在取代纸质档案后，不仅可以方便管理人员的查阅，并有效节约由于复印等原因，造成人力投入与纸张的浪费，直接的降低了高校档案管理的成本。

4.综合应用多媒体管理。高校档案数字化管理建设，可以有效将互联网多媒体技术与传统纸质档案管理相结合，为档案管理提供了更高的方便性与快捷性，不仅可以将文字储存其中，通过数字化档案管理可以将语音、图像等存入其中，使得档案信息更加全面、更加生动，有效提升档案管理的质量与效率。

三、高校档案数字化的必要性

更加有效的运用高校档案数字化建设，可以促进校园文化的积累，加深校园文化底蕴，增加高校之间的交流，使得高校档案数量的增加，内容复杂化，由于档案信息的重要性，纸质档案已经不能满足目前的需求，因此，促进高校档案数字化建设，成为一种必然性。

1.方便档案管理。在进行高校档案数字化处理后，可以有效、方便地对档案进行管理，在传统纸质版档案管理中，从中找到一份特定的档案，需要从中一份一份地寻找，既耗时又耗力，使档案管理人员的工作量增大。传统纸质档案管理，需要工作人员手动对档案进行收集与处理，在处理过程中不仅工作量巨大，并且容易发生失误，而数字化档案管理，在进行档案收入时，更加方便、快捷，并且在查阅所需档案时，可以通过互联网直接查找，可以有效减少相关人员的工作量，并有效提升查找的准确性与效率，方便档案管理，提升档案管理效率。

2.保护档案原件。传统的纸质版档案不利于保存，时间久了，就会出现发黄以及字迹模糊不清的情况，难以辨认，而通过数字化模式，可以有效改变这一现象的发生，数字化档案建设利用计算机管理系统，可以有效将原件进行保存，避免发生原件破损，以及字迹模糊不清的现象，对于已经发生字迹模糊的原件还可以进行修复，使得档案原件可以得到长期的保护。

3.加快高校信息化建设。随着计算机网络系统的迅速发展，信息化技术的日益成熟，在高校档案管理过程中进行数字化改革也是一项重要措施。高校开展档案数字化管理，可以有效地加快高校信息化建设，随着各个高校之间交流的日益丰富，档案数据量的增加，档案数字化管理是发展的必然性，校园信息化建设有效提升高校教育质量，增加教学方案，因此，建设高校数字化档案管理迫在眉睫。

4.提升高校档案工作效率。通过对高校档案情况的评估，相关工作人员在进行档案整理时，工作量繁琐，查阅档案时比较费力，但进行档案数据化管理建设后，可以将传统纸质档案由人手处理转化为电子信息处理，确保档案信息的准确性以及查找的方便与快捷性，可以快速、准确地查阅相关文献。

5.提升档案工作人员的能力与水平。传统纸质档案需要相关工作人员进行整理、分类以及归档等工作，而数字化档案管理降低了档案管理人员的工作量，只需要管理人员可以熟练的掌握相关软件，不需要较大的工作量，就可以准确无误的找到相关档案。

四、高校档案数字化管理所面临的问题

1.欠缺档案数字化管理思想。目前，虽然高校档案数字化管理在不断应用中，数字化管理越来越规范，但部分教职工与学生的数字化档案管理意识不完善，并不能在高校中得到普及，不能习惯的应用于生活中，使得数字化档案未能合理的进行开发与利用，造成人力与物力的双重浪费，档案数字化管理无法发挥其作用。

2.数字化档案的安全性较低。在进行高校档案数字化管理过程中，需要若干个环节共同完成，某个环节的错误或丢失，都会造成档案整理的失败，甚至容易发生泄漏的情况。并且，数字化档案管理需要以互联网作为基础，如果发生计算机遭到病毒的攻击，就会发生档案信息资源的外漏，因此，数字化档案管理的安全性较低。

3.管理系统不完善。由于进行档案数字化管理的相关软件与教学本身的软件不同，不能有效的将两者相结合，造成难以将不同软件中的数据进行相互转化，对于档案信息资源的收集、整理、分类以及归档造成了一定的困难，并且，由于高校信息化的网络平台的欠缺，没有形成将数据系统共享的机制，降低了档案管理系统的作用。

4.数字化作用体现不明显。现在高校进行档案数字化管理改革进程中，档案数字化管理并没有发挥全部的作用，只是帮助传统手动整理纸质版档案进行辅助工作，在目前使用档案数字化管理的高校中，所应用的数字化档案并未与外界联系，只是在档案管理内部进行应用，未能实现外界人员对数字化档案的应用。在档案数字化管理应用时，只是帮助档案资源的收集，并辅助手动整理后，进行电子录入，因此，很多高校虽进行档案数字化管理，但未能完善数字化档案管理的功能，未能体现其作用。

5.缺少数字化档案管理人才。在进行高校档案数字化管理建设中，对相关档案管理人员提出了更高的要求，不仅需要具备相关档案专业的知识，具备对计算机的熟练掌握以及电子检索等方面的能力，在实践中，档案管理人员对电子档案的收集、分类、储存以及归档的熟练程度不够，对程序的设计与数据维护的人员数量极少。

6.高校数字化档案管理尚未统一。高校档案数字化管理需要档案材料的制度化、标准化以及规范化，由于各个高校的历史原因，高校档案数字化管理标准未能达到统一，使得引用软件的实用性与通用型存在不足，并且，档案整理与分类不能够适应现代档案数字化管理，信息的储存、收集以及利用质量不高，严重阻碍了高校档案数字化管理的进程。

7.相关软件不健全。在高校档案进行数字化建设的过程中，由于档案管理软件的不健全，使得档案数字化处理进程滞后，虽然大部分高校都先后引进高配置的计算机与档案管理软件，但不能满足目前档案数字化建设的进度，并且，目前我国大部分高校中的档案数字化处理软件只能进行档案信息的储存功能，缺少数据挖掘与决策等功能，导致档案信息资源开发的能力薄弱。

五、改善高校档案数字化管理的措施

1.建立数据网络资源共享平台。在进行档案数字化建设过程中，应建立档案网络数据资源共享平台，并在平台内明确记录档案信息，并将原件进行严密保存，通过档案数据库，保证档案信息更加具有真实性、有效性以及完整性。同时，结合档案数字化管理软件与以往的教学软件，有利于档案资源的收集、整理以及分类，使教职工与学生可以在网络资源共享平台，更加方便、快捷地检阅所需文件。

2.加强档案数字化安全性。在进行档案数字化建设管理进程中，在进行录入档案信息时，应保证档案原件的安全，以及在储存的过程中，必须确保所录入的信息与原件的信息保持一致，并确保计算机系统的安全性，防止其遭受病毒的攻击，若发生病毒攻击计算机情况，应做好及时的应对措施，以防档案资源信息的泄漏。

六、结束语

总之，随着我国经济的迅速发展，信息化的快速进步，在高校中的不断应用，档案数字化管理成为高校信息发展的必要因素。因此，高校应高度重视，积极采取有效的措施，提升高校档案资源管理的理念，并应不断完善档案管理体系，从而加强档案数字化管理的快捷性、方便性、安全性、全面性，促进高校档案数字化管理的进程。

参考文献：

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[2]蔡丽萍.高校档案数字化建设实践与思考[J].档案管理，2011（2）.

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作者简介：杨燕敏（1977-），女，汉族，海南琼海，本科学历，职称：档案馆员，研究方向：档案学。