浅谈新形势下城建档案管理的强化措施

李素一

摘要：改革开放以来，随着城市化步伐的加快，城建档案管理变得尤为困难。做好城建档案管理工作可以进一步促进城市的发展本文分析了加强城建档案管理的必要性，并提出了加强城建档案管理的有效对策，以供参考。

关键词：新形势下;城建档案管理;强化措施

档案数量不断增加，使得如何管理成了重难点问题。近年来，各地区不断加快数字化建设工作，对于重要档案，采取电子化和纸质保管的双套制度。通过在线查阅，能够查询档案资料，便利了相关主体。利用信息化服务平台，能够释放更多的人力资源，提高了档案利用率以及服务水平。

一、新形势下加强城建档案管理的必要性

（一）加强城建档案管理是推动城市发展的必然要求

城市发展是一个循序渐进的过程，需要遵循一定的规律，并符合城市发展的阶段性特征。这就要求必须对城市发展的历史和各种大型建设有深入的了解，显然，了解这些内容，离不开城市建设档案。同时，城市建设档案也可以为城市发展积累一定的经验和教训，从而促进城市更好地发展。

（二）加强城建档案管理是见证城市发展的必然要求

任何一座城市发展过程中，都会留下一些历史、文化、资源等宝贵财富，特别是一个城市的建设，更能彰显城市的风格、特色和内涵。因此，从这个意义上讲，城建档案管理可较好地见证城市发展，为后人留下一笔宝贵的财富。

（三）加强城建档案管理是应对突发事件的必然要求

城建档案对于应对突发事件、保障居民生命财产安全具有十分重要的意义。例如，城建档案中，就会保存整个城市地下管网设施的资料，一旦遇到地震、洪水等自然灾害，或者遇到煤气泄漏等应急事件后，档案资料的完整可以为实施营救、制定对策提供参考依据。

二、新形势下城建档案管理中的问题

（一）资金投入较少

城建档案管理数字化建设对于硬件和软件设施具有较高的要求，其管理工作的实际水平与计算机及其辅助设备是息息相关的，目前对这些基础设施进行引进和购买主要是依靠政府的财政拨款，但是由于各地拨款标准的不同意，使得资金投入不足是城建档案馆建设中的普遍问题，使得硬件设施无法满足城建档案管理现代化的发展需求。

（二）资料滞后，与飞速发展的城市建设不相适应

这里所指的资料，不仅是城市工程建设资料，同时还包括诸如邮电、通讯、水电、交通、燃气等基础性市政工程建设资料。工程竣工后，有些相关资料没有及时送交城建部门归档、整理，形成完整的文件，致使有的工程资料特别是地上网络系统的情况不明，为日后建设埋下隐患。

（三）信息化水平不高

当前社会是信息化的社会，信息化管理可以有效地提高档案管理的效率及水平。在个别地区，城建档案管理还停留在传统的阶段。在发达城市和地区，档案管理都已经基本实现了信息化的改造。但是在城建档案管理领域，完全实现信息化管理的并不多见，许多地区还是采用传统的档案管理模式与人工管理模式，档案的查询还需要人工进行，这严重影响了档案的管理效率。

三、新形势下城建档案管理的新探索与新实践

（一）进一步转变思想观念

“市场经济社会下，任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发，通过有效地履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境，与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，确立正确的指导思想，实现觀念的转变，才能适应新形势下的城建档案管理模式。丰宁住建局档案室密切结合全县城市建设的实际，积极探索城建档案管理新路子，提出了城建档案工作要从经济行政手段向依法管理转变，档案实体管理向信息管理转变，档案管理手段由手工向技术型转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念的转变，不断推进档案管理和服务工作的开展。

（二）扎实抓好城建档案基础业务建设。

加强城建档案人员培训。 根据城建档案事业发展的新趋势和档案干部队伍建设的新要求，组织开展城建档案工作人员的业务培训和继续教育，努力提高业务、专业技术和依法管理水平。认真实施城建档案从业人员持证上岗制度。要搞好城建档案从业人员的上岗培训工作。努力创新城建档案服务机制。

（三）做好档案资料安全管理工作

在实际工作中，城建档案管理工作人员要具有较强的安全意识，充分认识到城建档案资料的重要性，做好各项安全管理工作。为了加强城建档案存储安全以及异地备份工作，充分发挥档案资料的作用，需要加快推进数字化城建档案馆的建设，做好档案存储和移交等工作，为相关建设工作的开展，提供完整的基础数据以及资料保障。档案管理工作人员要严格按照工作规范，做好档案整理工作，保障相关工作顺利高效地完成，保证档案资料的安全性，进而提升城建档案管理工作效率。在具体工作中，要定期做好安全备份工作，安全操作计算机，减少人为因素引发的安全风险，保证城建档案资料的安全性。

（四）做好档案利用工作

城建档案的利用是城建档案工作的中心环节，城建档案的价值只有通过利用者的利用才能充分体现出来，利用者越多，发挥作用越大。主动服务。主动服务、追求档案信息提供利用的广度和深度，便成为城建档案工作改革的重要内容;利用制度合理化。要达到利用合理化，应注意处理好以下几个问题：一是要正确处理保密和提供利用的关系;二是要实现内部阅览和外借两种选择;三是要建立催还制度，加速档案周转;变封闭为开放。城建档案馆（室）由封闭型转向开放型，既是市场经济发展的需要，也是广泛地开发档案信息资源的需要。城建档案的对外开放不是任意的，是有条件的，不能忽略保密安全工作，不能损害国家和单位的利益;）在重点档案利用上下功夫。每个单位都有自己的重点和核心档案。提高这部分档案的利用率往往会带来更大效益。一般说，城建单位新形成的档案价值更高，因为它包含的城建成果新，这与城建人员的求新心理是一致的。因此档案人员要把最新的档案作为重点，搞好提供利用。

（五）应用先进信息技术

信息技术是推动城建档案管理工作不断发展的重要动力，为了保证城建档案资料信息的准确性、完整性和安全性，首先要聘请专业的系统供应商进行管理系统程序和软件的编制，积极学习和借鉴国内外成功的经验，紧跟时代发展的步伐，对管理系统进行定期的升级改造;其次，为了防止黑客和病毒的侵入，对档案资料进行非法窃取和删改等，要利用安全钥匙、防火墙技术、加密算法等技术来限制的行为，对其活动进行自动分析和监测，以保证数字化档案的安全性;再次，要加大城建档案管理的执法力度，严格履行责任和追究和处罚。

四、结语：

综上所述，新形势为城建档案管理工作既提供了全新的发展机遇，同时也带来了一定的困难和挑战，要想提高城建档案管理工作的水平，首先要认识到城建档案管理数字化建设工作的重要性和必要性，将其放在推动城市发展的重要战略位置之上，其次通过提高管理人员素质水平和工作技能、建立完善的管理体系、加强技术性的安全措施、强化档案收集和利用工作等途径，保证城建档案管理数字化建设工作的顺利开展，以推动城市经济的可持续发展。

参考文献：

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[3]潘伟. 新形势下如何做好县区城建档案管理工作[J]. 兰台世界，2015，S3：17-18.