浅议信息时代下电子档案管理

李华杰

摘 要：随着社会信息化的发展，电子档案应用越来越广泛。本文简单分析了电子档案管理中存在的一些问题，并进一步探讨了具体的改进对策，以期能够有效利用电子档案，促进电子档案工作的不断发展。

关键词：电子文件 电子档案 档案管理

近年来，随着网络信息技术的不断发展与普及应用，当前时代已经进入了一个“信息全球化”的时代。档案的电子化发展是适应时代发展的产物。信息时代下发展电子档案的管理工作不仅仅可以有效地促进档案管理工作的科学性以及工作效率的提高，而且也有其发展的必要性。

一、电子档案的概念及优点

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，这样，电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。

电子档案相比较传统的纸质文件，具有以下一些优点：

（1）记录的信息量大，存方便。纸质档案管理由于内容较多，且保存时间较长，所以工作量普遍较大。电子档案由于采用电子数码设备作为其存储载体，就具有了电子设备存储的信息量大、存储便捷的特点，因此电子档案管理工作的开展有效地简化劳动的复杂度，提高了工作的效率，降低了劳动的强度。

（2）具有共享性。打破了纸质档案的文件“有形”的观念，打破了纸质档案“固定场所”的，打破了“利用时间”的限制，使同一份文件可以能过复制、下载、网络传递、利用移动硬盘等方法，在同一时间、不同地点、被不同利用者共享。

（3）电子档案具有运距离瞬时传输的特点。随着现在网络通信技术的发展与通讯设备的不断更新，电子档案在文件的共享与传输上越米越容易，可以提高档案使用的便捷程度，方便信息的传播、交流和使用。

（4）电子档案文件易于检索和管理。电子档案文件在文件的建立时就带有各种分类标志，因此容易分类与检索，而且借助于越来越先进的计算机技术，在文件内容的查阅和管理上非常便捷。电子档案有利于补充档案的完整性。当发现档案中缺少资料时，可以快速地进行遗漏文件的增加和补充。

二、电子档案管理中存在的问题

随着信息化程度的不断加深，电子档案的管理和应用也得到了很大的发展，但是目前还存在着一些问题，影响了其发展的速度及积极作用的发挥。

（1）电子档案内容与载体可分离性

电子档案是以数字信号的方式存在的，为电子形式，其内容可与载体分离，可从一个载体变换到另一个，或通过网络传给一个或多个接收者。此外，电子档案的形态也很丰富，可以用图片、字符、影像等媒体随意搭配，这样由多媒体集成的电子档案必定比纸质档案看起来更加全面、生动、形象，但如果这样一份由文、声、像集成的电子档案在存储时发生载体分离，保存时较容易影响它的真实和可靠性。

（2）对计算机系统、设备、标准的依赖性

电子档案是在计算机信息系统中产生的，所以需要通过计算机等设备才可以读写和传递。但对于需要长期保存的电子档案来说，计算机快速的更新换代，可能出现最新的设备读不出几十年前数据的情况。

（3）人员职业素质低，工作效率差

在电子档案管理工作的开展过程中，管理人员不论是在管理思维还是具体的技术操作中，都很难适应新的模式。目前整体的职业素质较低，这在很大程度上阻得了电子档案管理工作的发展。

（4）电子档案具有不稳定性及不安全性

在整个电子档案生命周期中，电子档案在传递、移交和利用时，内容和载体会多次分离和组合，很容易造成其传递、移交、利用后的状态与生成时不一致。虽然现在通过应用密码设置、登录验证等方式，可以有效地维护电子档案的安全性，但是随着病毒的出现，电子档案管理的安全工作还存在着很大的隐患，需要得到有效的处理。电子信息的复制较为简单，也增加了信息泄露的可能性。电子档案原件是可以被篡改的，这就大大降低了它的价值，而且在通过网络传递时，其内容信息也可被非法获取。

三、电子档案管理应采取的对策

（1）做好归档电子档案的技术处理工作。档案工作者必须深入了解文件信息重新组合的来龙去脉，也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子档案的可靠性，使之与纸质档案一样发挥社会效用。

（2）解决好电子文件的保存问题。以电子设备为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。目前，对于长久保存的电子档案，需要定期进行复制，以防止信息丢失。

（3）提升职业素质，提高工作效率。对档案管理人员开展相关职业素质的培训工作。档案管理人员可能会有一定的抵触心理，相关部门要针对这种现象采取有效的措施，只有解决好了心理问题，才能提高培训工作开展的成效。根据工作人员的岗位性质和要求，开展具有较强针对性的培训工作，使其能够更快地适应电子档案管理的工作，促进工作效率的提高。

（4）加强安全管理，保护档案安全。档案作为一种较为重要的信息资源，其内容可能涉及很多重要的信息，比如商业机密、招投标信息、个人资料等，一旦泄露会造成极大的损失。因此，相关部门应该通过科技手段加大对电子档案的保护力度，维护信息的安全。对于可能接触重要信息的工作人员，要做好培训和教育工作，提高其思想觉悟。同时需要制定严格的资料使用管理制度，特别是针对档案的查询、下载和复制的操作。

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