实现档案信息化，提升事业单位档案管理质量

付俊

摘 要：逐步实现档案信息化管理，已经成为当前事业单位档案工作的重要目标。随着新时期我国网络信息技术的飞跃式发展，事业单位档案管理形式发生了巨大变化，不断利用先进信息技术手段来提升档案管理质量。本文首先阐述档案信息化管理的重要意义，然后提出事业单位档案信息管理方法，以促进事业单位档案信息化建设。

关键词：事业单位 档案 信息化 建设

为了适应经济社会发展现状，我国事业单位档案管理逐渐向着信息化管理方向转变，并且充分挖掘事业单位档案信息资源，提高档案管理质量和效率。在利用先进信息手段和技术服务于档案信息化转换过程中时，不可避免出现各种问题，阻碍了档案信息化建设进程。鉴此，我们有必要加大档案信息化力度，有效保障、提升档案管理质量和水平。

一、实现档案信息化对事业单位的重要意义

事业单位是推动我国经济发展和社会和谐的重要力量，而檔案是事业单位发展的历史凭据，印证着公共服务质量不断改进提升的事实。随着我国互联网信息化建设的飞速发展，国家档案局等单位密切跟踪云计算、物联网等信息技术，不断推进档案数字化、电子化工作，积极探索档案信息的远程利用、便捷利用、异地利用。对此事业单位应明确新时期档案信息化建设的必要性，对于整个经济社会的发展和繁荣有着积极推动作用。

档案信息化建设进程中，着重引入自动化、智能化、网络化方式，加快建设进度、提高管理效率、提升档案质量，让事业单位档案管理变得更加井然有序、更加高效便捷。以往档案常以纸质形式保存，受到保存环境、查阅利用和各种因素影响，容易被改变从而受损，易出现各种因素导致的丢失、损毁、销毁等问题，档案的完整性、可靠性和真实性被质疑，不利于长远发展和服务利用。以往运用的纸质档案保存形式，已经不能完全满足日益增长的档案数量及人民文化需求，因而对档案管理提出了新要求和新挑战，这些都必定促使事业单位档案管理工作信息化。

档案信息化管理是直接将档案保存在相应的储存介质、网络或服务管理系统中，查找档案信息更加简单、轻松、便捷，不同类型档案资料直接分类，规范了档案管理工作秩序。当前我国已经进入信息化时代，各个行业领域都开始借助信息化手段提高管理质量和效率，事业单位档案的信息化管理将使得档案办公更加简洁、高效，也将能更为节约资源和空间。

二、当前档案信息化的发展趋势和方向

1、从内外部形势上来看：

一是国内外的信息化发展趋势。档案的信息化已经成为发展的一种趋势，目前国外一些国家已经认可信息化档案资源，可作为档案直接存管。澳大利亚等一些国家已经直接利用信息化的电子档案，可不用纸质档案存档。而在英国，虚拟教室成为国家档案馆进行档案文化服务创新的一种形式。我国一些地方档案馆的建设和发展也较为迅速，新技术、新工艺的应用也在不断推进。

二是事业单位内部信息化程度。一些事业单位的档案信息化、数字化程度不高，特别一些基建、科研等领域专业档案方面，还有待进一步提升。

2、从技术手段上来分析

一是从管理手段方面：文书档案的全文数字化方面需进一步加强，会计、科技、实物等档案的电子化、数字化方面应全面提升，声像、电子等档案的存管技术手段、载体形式多样也应更为丰富。

二是从技术层面方面：虽然数字化、电子化工作在不断推进，但是部分专业数据的矢量化工作有待提高。建立相应专业数据库、技术平台、保障平台等，便于分析数据和管理数据。

三、提升事业单位档案信息化管理质量的方法

一是要制定健全的档案信息化管理制度。科学健全的档案管理制度能够促进档案信息化管理建设进程。因此事业单位内部结合自身实际情况制定有效的规章制度，指导档案信息化管理工作。规章制度内容围绕档案信息化管理质量为中心，将信息化管理内容作为定期考核指标，让事业单位档案管理人员充分理解信息化管理内容、手段、方式和体系，并将工作效率融入到职称评定、表彰奖励、责任追求等制度中，充分激发管理人员积极性，更好地服务于事业单位档案管理的信息化建设。

二是要加快档案信息化基础设施建设，充分利用档案信息资源。事业单位档案信息化基础设施主要包括档案馆、档案室、档案库房等，这些信息化档案设施属于档案信息资源的重要部分，对此事业单位要充分利用先进信息手段和网络技术来保存信息资源，建设成数字化的档案馆，提高事业单位信息化程度，并提供必要的利用服务。

三是要全面提升事业单位档案管理人员的信息化水平。信息化时代下档案管理人员必须熟练使用信息技术，提升档案管理质量。首先，事业单位内部注意锻炼档案管理方面的人才，提高他们的综合素质和能力，同时提高事业单位档案管理人员入职门槛，必须接受过系统化、规范化档案教育，如大力引入档案学专业、秘书学专业人才等。其次，强化档案管理工作人员的培训，掌握更多信息化档案管理手段和方法，丰富自身知识体系，从而提高档案管理队伍的专业水平和综合素质，为事业单位信息化建设奠定基础。

四、结语

综上所述，通过了解事业单位档案信息化管理的重要意义，提高对档案信息化建设发展趋势的认识，在规划事业单位档案事业进程中，应提早筹备、谋划长远，全面掌握档案信息化建设流程，明确信息安全保障事项，完善内部档案管理规划制度，促进事业单位档案信息化管理的健康、快速、可持续发展。

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