如何做好农业科研单位档案管理达标工作

耿胜荣　谷峰　蔡芳　张周未　叶丽秀

摘 要：为保持农业科研单位档案工作达标成果，更好地为科研事业服务，本文从单位情况和达标工作的意义、领导高度重视、健全管理制度、加强硬件设施建设、加强业务培训、开展档案自查、推进信息化建设、编研资源开发工作几个方面总结了做好达标工作的具体内容。做好档案达标工作旨在提升档案服务水平，档案工作者要从重视基础工作、做好科研项目-成果-产品-专家名录的“收归用”、继续提高管理员的业务水平3个方面保持和发扬。

关键词：档案;达标;农业科研单位

一、农业科研单位背景及达标工作的意义

农产品加工与核农技术研究所（以下简称加工所）是湖北省农业科学院的二级单位，是一家以从事农产品贮藏加工和核技术农业应用为主的综合型科研机构，主要开展淡水鱼保鲜加工、果蔬保鲜加工、食用菌加工、功能食品、畜禽加工、粮食加工、食品安全、核农技术等方面的科研工作。它的前身是由1980年成立的原子能农业应用研究所与1986年成立的农畜产品贮藏加工研究所于1997年合并形成的辐照加工研究所，2007年更名为农产品加工与核农技术研究所。

于1990年设立档案室和安排专人管理，将文书、科技、财务档案集中管理。此后由于机构合并、人事变动、大楼搬迁等原因，档案室和档案员也几次变动，管理方法不太完善和统一，服务水平和能力有限。为满足科研相关的项目、设备、试剂、租车服务、成果、人才等各项工作规范管理的新要求，档案工作达标升级迫在眉睫。2017年底，加工所提出省一级档案管理单位达标目标任务，并按照《湖北省档案局关于印发<湖北省机关档案工作目标管理考评办法>的通知》（鄂档规〔2016〕1号）的68条考评标准，逐项完善，于2018年12月通过省一级达标专家评审。

达标小组从领导高度重视、健全管理制度、加强硬件设施建设、加强业务培训、开展档案自查、推进信息化建设、资源开发编研等方面做了大量、细致、系统的工作，现总结如下，旨在为农业科研单位档案达标提供借鉴作用。

二、做好农业科研单位档案达标工作的7个方面

1.领导高度重视，做好决策和部署工作

加工所领导高屋建瓴，从以下4个方面做了部署：一是成立工作领导小组，明确所里的档案达标工作由1名所领导分管、1名行政人员专职、7名科室人员兼职，组成4级档案管理网络。在这个系统中，所领导负责决策部署，分管领导检查和督促，管理员具体实施，兼职档案员协助，各司其职。二是走访已经达标的兄弟单位，学习档案达标中关于库房选择和改造、密集架选购、经费预算、整理公司选择等方面的经验和注意事项。三是召开专题会议，制定加工所档案工作方案及时间节点，落实达标专用经费50万元，计划达标时间为2018年10月份。四是将任务细化明确到人，并签订责任书。

2.健全各项管理制度，做好收、归、管、用四个环节的工作

根据《中华人民共和国档案法（2017年修订版）》《湖北省档案管理条例》《机关档案管理规定》（鄂档办〔2018〕50号）《湖北省农业科学院机关档案分类方案、归档范围、保管期限表》（鄂农科办〔2018〕38号）相关文件精神，结合加工所实际，先后制定印发《省农科院加工与核农所档案工作管理规定》《省农科院加工与核农所档案分类方案、归档范围、保管期限》《省农科院加工与核农所档案工作突发事件应急预案》《省农科院加工与核农所档案人员岗位责任制度》等规章制度及档案立卷、归档、移交、查阅、保密、鉴定及销毁等专业制度。系列制度的建立和执行，明确规定文书、科技、会计、声像、电子、实物、专业共7大类档案的收归管用，使档案管理工作有章可依、行之有据。

3.加强档案硬件设施建设

2018年以前，原档案室设置在大楼4楼，面积30平，其功能是集文书、财务档案的储存和借阅于一体，没有抽湿机、温控仪、摄像头、防磁柜、电脑、扫描仪等专业设备。对照鄂档规〔2016〕1号文件要求，加工所主要作了以下几方面的工作：一是为满足库房、阅览室分开的要求、10年库存量要求、密集架对楼层承重性的要求等等，调整大楼一楼2间房为阅览室和库房，面积分别为29、56平方米。房间远离实验室、水泵、配电房等设施。并投入10万元进行刷白、铺设地砖和电线电路、预埋轨道、吊顶、安装防盗网、防盗门、遮光窗帘、堵塞消防喷淋装置、安装气体灭火系统等工程。二是在库房安装11列6组7层密集架，总延展米达到2125米，投资10万元。库房配备防磁柜、抽湿机、温湿度计、空调、监控设施和除虫蚁药剂。在阅览室设置桌椅、电脑、扫描仪、刻录机、临时文件存储柜、监控设施，安装调试好备用档案管理系统软件。硬件设施建设极大改善了档案储存条件和档案员工作环境，为档案达标工作的顺利开展起到物质保障作用。

4.加強档案工作者业务能力培训

档案工作人员综合素质的高低直接影响档案业务的水平和质量。面对新的要求和挑战，加工所积极组织专、兼职档案工作人员参加多渠道学习培训。一是多人次参加省档案局举办的“全省档案工作人员专业技能培训班”，聆听湖北大学王艳明教授、省档案局马尚云副局长、武汉大学周耀林教授等业界知名专家的精彩报告，提高业务水平和拓展知识视野。二是多人次参加省农科院组织的“宣传和政务培训”，聆听来自湖北省政府、湖北日报新闻媒体专家学者的工作方法和宝贵经验。三是采取兄弟单位自学互检的方式，自学《归档文件整理规则解读》《档案人员岗位培训教程》专业书籍，与兄弟单位同行对学习知识互相探讨切磋，将理论学习融入实际工作中。

5.开展档案自查工作

档案整理归档中经常存在收集资料不全、整理资料不规范、移交不及时的问题。加工所库存档案年限从1980年到2017年，跨度近40年。机构名称先后包括4个。档案内容有文书、科技、财务、基建等方面。由于历史原因，档案室、管理员历经几次调整更替，日常管理水平、交接工作、入库登记等等方面的管理不完善。达标检查之前，这些档案先要进行统一清理、分门别类、查漏补缺、逐项整改、登记装盒，然后按照年度分为两大类，一类是1980～2000年的，要移交到省档案局，按要求办理移交手续，不需要自己按新三合一制度整理归档和数字化扫描。另一类是2001～2017年的，要聘请专业化档案整理老师指导完成档案整理和数字化，最后在本所库存。

1980～2000年文书档案444件，科技档案13卷，会议记录7本。其中1980～1996年的文书档案分别来自原子能应用研究所和农畜产品贮藏加工所，前者共282件，后者88件。1997年两所合并为辐照加工研究所，1997～2000年的文书档案均来自辐照加工研究所，共74件。

2001～2017年文书档案合计2612件，其中院文件1411件，所文件1201件，问题文件179件。这些错误主要包括缺少文件签、草稿、附件、公章、签发人、领导签字，发文时间不对、文件重号，重复件等等。在按照新三合一制度《省农科院加工与核农所档案分类方案、归档范围、保管期限》规范整理之前，这些问题文件要逐一更正补齐，有些并不是缺失，而是分散混装了，需要有全盘的清理才能归顺。

6.专家指导下的纸质和数字化档案整理工作

信息化（网络技术、数据库技术和数字化技术）将传统纸质载体档案转变为电子载体档案，改变档案信息的保管和利用方式，成为档案信息资源最大限度的传递与利用的重要保障。加工所为适应现代化档案管理的需要，采购世纪科怡公司档案管理系统软件，在阅览室组建由1台主机、3台分机构成的局域网，配备扫描仪、复印打印一体机、书桌、文件柜，建成的数字档案室兼具借阅室的功能。该系统具备档案收归管用四大功能，尤其在查阅永久、30年期限文件档案电子版原文、查阅重要科技奖证方面非常便捷，不需要调用纸质档案，最大限度保护原件，并且节省时间。达标检查前，花费近4个月时间完成纸质档案的整理和录入工作。录入文书3499条题名目录，其中30年、永久保存的2191件全部扫描原文。科技档案案卷目录337卷，题名目录3158件。录入会计档案案卷目录1897卷。录入声像档案照片336条目录，并扫描照片。录入电子档案光盘8张、实物档案奖品、赠品印章合计64件。

7.档案资源的编研开发工作

农业科研单位的档案工作，其最终目的是更快、更准、更全面地为科研工作服务。此次达标升级，加工所档案信息资源开发工作，编研了《2000～2017年度科研项目汇编》，详细列出项目名称、执行时间、主持人、项目来源;《2007～2017年度人事可操作性文件》《2015～2017年度行政和党委纪委文件汇编》《2011～2017年度绩效工资相关文件汇编》、《2000～2017年度加工所大事记》《加工所重要证件登记表》共6种档案编研材料，方便职工借阅查询。另外，在职工借阅档案时，及时填写利用效果实例，最终形成大量实例汇编，较好地发挥档案的凭证和参考作用。

三、结  语

农业科研单位档案升级达标对单位科研历程是一个重要的求证、记录作用，也为以后业务工作提供重要参考借鉴。要继续重视基础工作，档案的收、整、归要紧跟工作进程，防止拖滞后的漏归、误归再去整改，事倍功半。要有主有次，重点开发好科研項目、成果、产品、专家名录的收归和开发利用。要继续提高管理员的业务水平，提高主动服务，促进档案工作的持续发展。

参考文献：

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[5]陈明春，王臭旦.科研院所档案资料的共享技术及路径探析[J].管理观察，2019（10）：81-83+86

作者简介：耿胜荣（1979-），女，汉族，硕士研究生，副研究员，副科，从事档案管理工作。