高校教学档案管理存在的问题及对策

摘 要：随我国高等教育的发展与全面教学评估的诞生，教学档案在科学、合理、规范的管理模式下得到了教育部的认可，高校档案管理工作走上了由传统化向现代化稳步发展的道路。然而，我国部分高校在教学档案管理方面仍存在较多问题，本文通过对其具体问题进行阐述与分析，提出相关的解决措施，以期为我国高校教学档案管理工作的进一步发展提供参考。

关键词：高校;教学档案;档案管理;问题及对策

近年来，对于教学档案管理与创新的研究日趋深化，各高校及高校内部系院均匹配了教学办公场所与档案管理室等专门机构进行教学档案管理工作，其管理方法也在逐渐向更完善发展。然而，在社会不断发展与高等教育科学化要求，以及以人为本教育理念的作用下，部分高等院校在教学档案管理工作中存在的问题和弊端却日益凸显。例如，某些高校不具备完善健康的教学档案管理体系;某些高校档案目录分类先进度不足，查找特定档案的效率低下;某些高校教学档案管理理论内容与实际应用符合度不足，管理人员实践工作能力较差等。这些问题是导致高校教学档案管理混乱，实际应用意义较低的主要因素，同时严重制约了高校教学水平与办学质量的进一步提升，必须引起重视，加以妥善解决。

一、高校教学档案管理存在的问题

1.档案管理人员专业意识不强

现阶段，我国很多高校均制定或拟定了关于教学档案管理的各种规章制度，这是提升高校教学质量与办学科学化程度的关键因素，其意义深远且具有实效性。然而，部分高校教学档案管理工作滞后，管理人员与现实管理工作失衡：一方面，管理人员受传统教育思想、管理思想束缚严重，难以将计算机技术、网络信息技术合理应用于教学档案管理工作中，管理体系无法与国内外先进高校接轨;另一方面，管理人员教学档案采集与修订工作随意，无法突出档案应用的精准性特点，致使档案内容可信度较低。

2.档案管理体系无序化

由于高校档案管理内容复杂繁琐，几乎与高校全部内容具有密切联系，档案分散度高，高校内部各个教学部门以直接或间接的形式完成教学档案管理任务，档案管理工作职责没有明确界限，管理范围混乱或重叠，甚至出现档案遗失现象，这种无序化的管理模式大幅提升了管理难度。而一旦某一机构档案管理工作出现失误，全校各部门均有可能受其负面影响。此外，部分高校对档案管理重视度不足，难以将其与教学、学生管理视为同等重要的工作，学校专项管理部门确实，致使在管理过程中遇到相对专业的问题，难以应付和解决问题。

3.档案管理人员数量不足

近年来，由于我国经济的飞速发展，社会人才需求量大幅提高，全国各高校实施全面扩招政策，高校生人员大量增加。上述背景使现阶段我国高校档案管理工作难度变高，一方面，虽然部分高校教学档案管理意识较强，然而由于学生基数过大，档案管理工作人员无法应对日渐增多的档案数量，对工作产生疲惫感、压力感，降低工作效率与质量;另一方面，高校各子级单位具体档案采集、管理、整合等工作缺乏专业人员实施，部分子级单位将教学档案委托于教学主任管理，其责任较大且工作内容多，一旦教学主任面临如开学、考试等工作时，将出现忽略教學档案管理现象，继而对高校教学档案管理带来负面影响。

4.档案管理方式严重滞后

教学档案作为高校专业教学、素质教育等多方面的评估资料，是高校办学水平与管理能力的重要体现，是衡量高校整体质量的基础指标。同时，教学档案也是高校进行常规教学管理工作过程中，查询历年工作进度、了解自身水平的重要工具，是为高校领导及行政团队提供发展思路与创新思维的有效途径。因此，高校档案必须具备实质性、真实性与准确性。一方面，现阶段我国部分高校教学档案管理方式滞后，难以将现代计算机技术、数字技术和信息技术等高科技产物应用于管理工作，仍沿用纸质档案的方式进行档案编辑，极易造成损坏或遗失等现象发生。并且，纸质档案在查找过程中相对计算机档案繁琐、麻烦，工作人员时常在不确定是否能找到档案时放弃查找工作;另一方面，虽然我国大部分高校已采用计算机管理模式，但是计算机设备落后，管理人员计算机水平较低，给校园网络系统带来安全隐患，一旦出现网络病毒感染或黑客攻击，档案泄露或损毁的风险极高。

二、提升高校教学档案管理水平具体措施

1.树立科学管理意识

高校教学档案是体现高校管理水平的重要内容，因此，高校档案管理人员应树立完善的管理意识，高校也要进一步加大对于档案管理人员专业化的培养力度。一方面，高校应以先进的管理知识为出发点，促使其改变传统思维，构建科学、合理的管理理念，形成与世界先进高校接轨的管理意识。将以传统历史数据、历史进程为基础的高校教学档案，向可为高校提供实质性信息，为高校创新、改革和发展提供新思路、新方法的历史凭证方向发展;另一方面，高校应培养教学档案管理人员开发档案、利用档案意识，使管理人员工作落到实处，抛弃形式主义，进而大幅提升管理人员的专业水平，提升到档案的实质性与应用价值，为高校档案管理工作稳步发展提供有力支撑。

2.健全档案管理规章制度

高校教学信息与教学进度采集是档案管理工作的重中之重，在资源采集和应用过程中，实现高质量、高效率的管理工作必须以合理的规章制度为基础保障。现阶段，我国高校存在存在规章制度不健全、不合理等现象，严重制约高校档案科学体系构建。为加速高校教学档案体系构建，校方总管理部门必须根据学校实际情况制定学院档案管理与子机构档案管理的规范与标准，进而促使管理工作有章可循、有法可依，告别传统的无序式管理方法。高校教学档案管理人员必须按照校方规章制度开展工作，并以其约束自身行为。

3.实施分类管理方式

高校教学档案具有基数大、种类多等特点，档案管理工作繁琐复杂，部分高校资源采集工作可从学期初持续到学期末，甚至规定时间内仍无法完成。档案收集是一项具有复杂性、周期性、分散性的工作，合理性的将档案进行分类处理，是提高工作效率的有效途径。具体而言，高校教学档案分为以下几种：一是学籍档案类文件，包括学生奖学金状况、学生历学年成绩表单、学生记过处分状况等与学生自身情况相关的信息;二是教学类文件，例如教学教育章程、历学年教育大纲和教育计划等与高校自身相关的资源;三是高校教学研究成果类，包括教学改革资料、教师教授学术论文目录、科学研究成果记录等信息;四是教学进程管理档案，如各系教师领导听课记录表、教师职称统计表、教师学历统计表等信息。

4.加强计算机技术应用和防护

高校档案数量巨大，系统化的档案管理是保障档案分类清晰，降低查找、整理和整合难度的重要措施。计算机技术、信息科技与数字技术飞速进步，给社会各个领域、行业带来了发展机遇，高校教学水平与管理工作能力也得到了明显提升，因此，利用现代化科技手段进行教学档案管理是促使系统化形成的最佳方式。首先，档案管理部门应提高对资源收集工作的重视，利用扫描仪、电脑、网络硬盘、移动硬盘、数码相机等电子设备，将收集归类的档案进行数字化处理，并上传于学校电子档案管理库;其次，管理人员计算机水平是电子档案管理工作的基础保障，校方应对其进行统一、有效的计算机相关课程培训;第三，要加强网络防范意识，提高档案库网络安全防护等级，这是维护教学档案管理工作稳定进行的重要措施，校方应聘请专业网络安全人员或利用计算机系专业教师，对校园网和档案库定期进行杀毒软件、防火墙升级，或制定适合自身情况的防窃取系统。

三、结语

高校教学档案可以为高校提供准确的学生信息、历史教学信息等，是反映高校教学活动的重要内环节，也是高校实施学生管理、提升教学质量的主要参考资料。基于我国高校教学档案管理工作中普遍存在的问题，校方应积极采取措施改进现有管理工作，具體而言，可从以下四个方面入手：其一，树立高校档案管理人员完善的管理意识;其二，制定健全的档案管理规章制度使管理工作有章可循、有法可依;其三，将教学档案进行分类处理，降低管理难度;其四，合理应用现代互联网、计算机和信息技术，提高教学档案管理效率，建立档案库并加强网络安全防护，确保档案不泄露、不遗失。

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作者简介：王爽（1975-），女，陕西西安人，馆员，研究方向：档案管理。