浅谈信息化条件下机关文书档案管理

马爱萍

摘  要：随着科学技术的快速发展，当今世界已经完全进入了信息时代，效率以及效益已经成为了人们的主要追求。同时，在最近这几年，机关活动数量以及所需要处理的事物也越来越多，导致了其文书档案种类与数量都日益增多，使档案管理工作难度出现了极大程度的增加。在这种背景下，怎样更加高效的完成档案管理已经成为了机关工作人员需要解决的关键问题。鉴于这种情况，本文首先对信息化条件下机关文书档案管理存在问题进行了简单分析，然后以此为基础提出了几点强化档案管理的措施。

关键词：信息化条件;机关文书;档案管理

随着互联网信息技术的快速发展，信息化已经成为了机关文书档案管理的必然趋势，通过对实际情况进行分析可以发现，目前我国机关文书的档案信息化管理却还有一定问题存在，导致了信息化的作用并没有得到有效发挥，也就影响了档案管理的作用发挥，对机关工作的顺利展开造成了极大的消极影响。在这种情况，机关必须采用更加科学合理的方式强化文书档案管理，从而有效提升机关文书档案管理的工作效率，为相关工作的有效展开提供更有力的支持和保障。所以，本文展开信息化条件下机关文书档案管理的措施探讨有着重要的现实意义。

一、信息化条件下机关文书档案管理存在问题

（一）规范性还有比较大的提升空间存在

随着科学技术的快速发展，即使很多机关已经充分认识到了文书档案信息化建设的重要意义，并将这项工作提上了日程。然而，通过对实际情况进行分析可以发现，机关文书档案管理在信息化方面的规范性却依旧相对较低，还有比较大的提升空间。导致这种情况发生的主要原因就是在当前这个互联网信息时代，相关科学技术更新换代速度非常快，造成了信息化平台升级以后，大量的数据信息以及电子文件会有极大可能出现查询困难甚至丢失的情况。同时行政文件内容还包含了个人的社保、保险证明以及工作经历等内容，这些都必须及时更新并移交给档案纪念室保管。

（二）人员的综合素质相对较低

要想更加高效的完成信息化条件下的文书档案管理工作，机关必须拥有一支专业素质优秀的管理团队。现在很多机关负责文书档案管理的工作人员，其信息素养都相对较低，根本不符合文书档案管理信息化发展的需要，对相关工作的顺利展开造成了比较大的消极影响。

（三）还没有形成健全完善的信息化管理标准

通过对现在我国机关文书档案管理的信息化发展实际情况进行分析可以发现，现在我国机关在文书的档案信息化管理上却还没有构成科学合理的标准，同时，在电子文档的借用、查阅、归档、整理以及收集等方面的规章制度还有比较大的缺陷和不足，严重影响了文书档案管理工作的顺利展开。

二、信息化条件下强化机关文书档案管理的策略探究

（一）进行管理规范的健全完善

实际上，每个机关都拥有独属于自身的文书档案管理机制，然而这些管理机制基本上都是以过去纸质档案为基础制定的，并不符合信息化条件下文书档案管理的实际需求。所以，在进行现代化档案管理机制制定的时候，机关必须转变工作理念，提升对档案管理思想的重视，加强档案推行工作力度，并根据实际推行情况进行档案工作规范的不断优化，以此来更加高效的完成档案管理工作，為后续查询提供更大的便利，并推动数据价值的发挥，为百姓生活的顺利展开贡献更大的力量。

（二）增强文书档案管理人员的信息化素养

要想使自身文书档案管理工作人员的信息化素养得到有效提升，机关明确认识到硬件设施的重要作用，加大在这方面的投入，进行硬件设施的更新以及设备环境的优化，只有这样才可以为后续培训工作的针对性展开打下一个更为坚实的基础，让文书档案管理工作人员能够拥有更多的实践练习机会，让他们对相关设施有一个更为深入的了解和认识。同时，机关还应该定期对文书档案管理工作人员进行更具针对性的专业培训，以此来帮助他们跟上时代发展的脚步，并将培训考核成绩当做工作成果评价的一部分，这样他们才会更为积极主动的投入到培训学习中去，并使他们的自主学习观念得到有效增强，从而为他们的信息化素养提升贡献更大的力量。除此之外，机关中负责文书档案管理的工作人员还应该对自身的交际面进行拓展，多和其余部门的工作人员展开交流沟通，并学习兄弟单位档案信息化管理的先进经验，进而来有效增强自身的信息化素养，为文书档案管理的信息化发展起到更大的推动作用，并为档案信息数据作用的有效发挥提供更有力的支持和保障，达到让数据多跑路，群众少跑腿的最终目标。

（三）进行信息化管理标准的健全完善

由于受到过去纸质档案管理方法以及管理观念的影响，导致了现在信息化条件下的文书档案管理标准也变得越来越复杂，并且推动其向着统一的方向发展，最终造成了文书档案管理标准百花齐放，这也给档案信息的传递以及传输工作的顺利展开产生了比较大的阻碍。要想有效解决这种情况，机关必须根据自身文书档案工作管理的全过程情况构建一个统一完善的信息化管理标准。并以自身内部专用网络为依托进行机关文书档案管理信息化平台的构建，这样才可以为机关文书档案的信息化发展起到更大的推动作用，并为后续工作的顺利展开打下一个更为坚实的基础。

三、结束语

总而言之，在当前这个信息时代，怎样更加高效的完成信息化条件的档案管理工作，提升档案管理工作效率，为人们提供更为便捷优质的服务，已经成为了机关档案管理人员需要解决的关键问题。在这种背景下，要想更加高效的完成档案管理工作，机关必须跟上时代发展的脚步，转变自身的档案管理观念，加强人才培养工作力度，加大资金投入，进行档案管理方案的更新优化，这样才可以使档案管理的信息化水平得到有效增强，进一步增强档案管理效率，及时找到人们所需的材料，避免人们时间以及精力遭到浪费，将档案管理的作用充分发挥出来，进而为我国的可持续发展建设贡献更大的力量。

参考文献

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