基于信息化理念下的科技档案管理之我见

邹萍

摘 要：随着科学技术的发展，我国正在朝着信息化的方向不断前进，科技档案管理是档案化管理中不可或缺的一部分内容，这是一个全新的发展趋势，应该加强信息化的档案管理手段，将其应用在管理工作中，让科技档案的相关资源能够得到共享的效果。本文主要以信息化理念为基础，对科技档案的管理内容进行研究，探寻其管理意义，并且提出有效的解决措施，希望通过本文的论述能够为今后的科技档案管理提供广阔的发展环境，更好的促进其建设。

关键词：信息化条件；科技档案；管理

在科学技术发展的过程中，我国已经进入了信息化的发展时代，因此科技档案的管理工作也出现了巨大的变化，在目前科技档案管理的过程中，大多都采用了高科技的相关手段，让科技档案的管理水平呈现出显著的提升，相关档案单位在综合运作能力方面也得到了明显的发展，让档案单位的整体竞争力得到提升。科技档案管理人员要明确当前的发展形势，采用科学化的档案管理手段，对未来的发展具有积极的意义，希望通过本文的论述能够为今后的发展提供一定的参考。

1 科技档案的管理意义

首先，对于提高工作效率具有重要的帮助，科技档案是档案管理中的主要内容之一，尤其是水电厂，他们在处理数据以及科研培训方面都需要相关的资料作为参考，科技档案就是他们的主要参考来源，将水轮发电机组、电气设备及仪器仪表配件等检验结果记录下来，才能保证发电机组的安全运行及人们的人身安全。另外一方面，档案也是检验实力以及检验水平方面的一种参考，所以为了促进相关方面的进一步发展，就要加强科技档案在事业单位中的地位，充分利用计算机相关技术建立起信息化的网络平台进行管理，这样才能实现资源共享，满足数字化与网络化的发展要求。

其次，科技档案管理也是信息化建设过程中不可或缺的一部分组成内容。通过对相关资源进行全面的开发以及利用，就能促进事业单位在生产管理能力以及核心竞争力方面的发展，与时代发展的脚步相一致，这样才能促进事业单位在管理与研发方面的动力。只有把握好信息化的发展机遇，才能让电子化与网络化的发展趋势全面涵盖在科技档案的管理过程中，得到更加全面与科学的管理。以水电厂的档案为例，在信息化的发展前提下，通过科学化的管理，让相关的数据更加安全，真正实现了管理水平的提升。

第三，科技档案的管理并不是一项简单的工作，而是系统化的工程项目，所以一般情况下，相关单位都会设置专门的管理部门，这一部门的主要工作任务除了处理内部事务以外，还会对其他方面的事务有所涉及，因此这一部门的作用同样也是科技档案管理工作中不可缺少的一部分，或者是说重要的环节之一，需要展开长期的发展。科技人员在这一系统化的工程中，当然也是不可或缺的，以某水电厂的科技档案管理为例，在对档案进行调阅的过程中，通过信息化的管理手段，可以对趋势以及统计结果进行合理的分析，并且根据分析结果对水电厂的发展起到积极的意义。由上文的论述可以了解到，在信息化的理念发展下，应该重视起科技档案的管理，并且对其进行不断的完善，还要充分发挥相关主管部门的作用，适当的进行统筹兼顾，以促进科技档案的有序化管理。

2 科技档案信息化管理的具体措施

2.1 树立科技档案信息化管理的创新意识

首先，应该树立科技档案管理的系统意识。随着现代化办公技术的逐渐发展，电子形式的文件和科技档案也成为一种理所当然的发展趋势。与传统的档案管理模式相比，建立统一的科技档案管理模式，不仅可以快速、高效地完成归档工作，还可以使科技档案的保存和管理更具有安全性。除此之外，统一的科技档案管理模式还能够大大解决档案整理方面的人力和物力的投入，将分类、立卷等实体工作全部通过电子检索系统完成。

其次，应该树立科技档案管理的信息意识。科技档案管理人员，应该充分了解和掌握当代的信息技术，紧跟时代步伐，为科技档案的管理工作提供质量优良的信息化管理服务。然后，应该树立科技档案管理的法律意识。由于我国的科技档案管理人员的管理意识普遍不高，导致目前的科技档案信息化管理工作中存在着许多的不合理现象。所以要想改变现状，就必须要加强法制培训和教育，使管理人员树立正确的管理意识和法制观念，才能使科技档案的信息化管理工作有序、健康地进行。

2.2 加强科技档案信息化管理的基础建设

加强科技档案信息化管理的基础建设，首先要重视标准化。科技档案的标准化主要涉及文件形成的科学判断依据和标准化的管理工作两方面内容。具体的内容则主要包括科技档案的录入、数据的备份和资源的提供及利用等。同样以水电厂为例，就需要对业务进行梳理，对档案进行分类，并规定数据档案的格式、录入的及时性等。只有科技档案管理的实现了标准化，才能充分确保信息资源传输、共享和开发等过程的有效实现。

此外，要高度重视档案信息化条件下的数据安全工作。对于开源式的数据档案，要注意通过防火墙、物理隔离等方式防止数据丢失或泄密。对于一定密级的技术档案，需要具有授权人员方能接触或查阅。在技术上，可以通过授权密钥、查询口令等方式验证。

除此之外，还应该充分树立科技档案管理的开放、改革、科技和竞争等一系列意识观念，真正全面创新科技档案的信息化管理观念。其次要重視数字化。科技档案管理的数字化也包括两方面内容，一是档案内容的数字化，二是管理工作的数字化。前者主要指通过数字代码序列，将科技档案的具体内容进行数字化。后者则主要指通过对信息技术的利用，实现科技档案的类型、格式和发布等一系列归档管理工作的数字化。

最后要重视系统化。科技档案管理的系统化，主要由科技档案的系统分类和系统著录构成。系统性是科技档案区别于文书档案的最大特点。它的信息著录就是指建立档案的信息化网络平台。具体内容主要包括题名、类型、密级和版本、状态等多方面内容。虽然信息著录囊括的内容非常多，但是仍然应该确保所著录内容的准确性和系统全面性。

3 结论

综上所述，在档案管理的过程中，科技档案是其中的重要组成部分之一，在新时期的发展过程中，科学技术的不断创新，让档案管理处在信息化的发展趋势之下，这种档案管理趋势，让档案管理朝着信息化以及网络化的双向发展，为档案的高效利用提供了更加夯实的基础，在今后的发展过程中，需要从两方面入手加强对科技档案的管理，一是要在相关人员心中树立正确的思想意识，二是促进基础方面的建设，让档案管理机构获得更加高额的经济效益，希望本文的论述可以为相关人员提供一定的借鉴，增强整体的竞争力。

参考文献

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[2]刘福红.科技档案管理信息化建设刍议[J].中国电力教育，2012（3）.

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