论档案管理的重要性及规范化探析

柯小玉

摘要：档案是储存记录反映档案信息内容的物质材料，档案的信息内容是存储记录的介质，有着极其重要的作用。不仅可以记录传播档案信息，而且还可以传承文化，为社会发展提供有力的支持。档案管理的得当与否，直接对社会发展产生极其重要的影响，在社会迅速发展的今天，档案管理的重要性极其规范化已显得尤为重要。载体作为人事履历的记录载体，是事业单位选人用人、查资料等工作的重要参考，在事业单位的日常工作中发挥着重要作用。由于档案的保密性和重要性，档案管理工作相当复杂。为了使档案数据发挥其最大的价值，必须对各种有效信息进行分类和整合。总体来说，档案管理工作具有注重保密性、真实性、保留性等一系列特征，在事业单位的工作中处于核心位置。随着管理理念、技术手段的不断进步，档案管理工作面临着很多问题，也迎来了新的发展与挑战。

关键词：档案管理;重要性;规范化

1档案管理工作的含义

一直以来，在单位机构的工作开展过程中，档案管理都是一项复杂程度较高、难度较大的工作。并且档案管理通常也会耗费大量的人力以及物力，所形成的工作效率也比较低。因此，在现代化的工作环境中，檔案管理就出现了较大的调整。从广义上来说，档案反映着社会的精神文明基础内容，是社会文化的重要部分，不仅包括人事档案，还包括其他社会事项的记载情况。具体来说，档案主要是指人事方面各种材料的汇总，档案在《辞海》中的解释为：总结档案业务的规划和档案勤务的处理旧时官署和现今机关团体，分类保存的各种文件和材料，多指含有公证价值的手写或印刷文字。现如今单位档案的内容，多为单位行政档案、人事档案等等。档案管理是对档案工作的整体梳理和归类、保管、使用、开发等等。在档案管理的流程上主要表现为档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供开发利用等活动。在以往，档案管理主要依靠人工整理、统计，效率低下。当前，借助云计算、大数据、物联网等科技与理念，档案管理工作效率得到进一步提升。

2事业单位档案管理现状浅析

2.1 管理方式不适应信息时代

由于档案众多，整理起来十分麻烦和费时，所以就需要设备辅助管理人员进行管理，现在有一部分事业单位的管理人员思想老旧，不懂变通，依然采用十分原始的纸质记录方式。纸质的记录手段耗时耗力，管理起来不方便，容易出错、损坏、还需要一定的储存空间。时代会催生技术革命，信息化时代的来临就是最好的例子。不迎合时代要求的管理方式迟早要被时代所淘汰，不完成管理设备比如输入设备，管理平台等的转型，迟早会落伍。一些事业单位利用管理设备辅助管理，却忽视了档案管理工作。他们认为管理工作只是简单的整理工作，不愿意投入太多精力。当然，设备和其他辅助工具不会更新。这样，整个管理部门就会陷入旧设备和传统的档案管理方式，完全跟不上时代的要求，只能自说自话，不断落后。

2.2 档案管理制度有弊端

行业应该制定行业的通则以规范整个行业的工作，方便管理。事业单位的档案管理工作也是这样。过去制定的许多相关的管理规范没有得到重视，档案随意放置，不按格式装订，不按规定时间段进行立卷归档，严重缺乏一套完整的工作流程，未能形成合理完备的流程就会造成难以查找，错误频出等等问题，例如，有些单位为了节省流程，没有按照法律程序就直接销毁原本应该分类、归档的部分文件资料。相关档案管理部门在档案管理执法检查上也不够重视，制度相当于形同虚设。如何正确管理好档案。管理体系也需要不断更新和更换。一部分单位认为档案管理不值得投入人力物力。没有结合自己单位实际情况，完全按照经验完成后续工作，没有寻求更合理的档案管理体制。不分析现有管理体制的优缺点，这就不适应时代发展的需要，不可能充分发挥档案对单位决策的支持作用。

2.3 管理模式过于单一

档案管理模式是在管理制度下形成的一种流程，通过这些流程能够实现对于档案的接收、更新、开发。现阶段大部分事业单位依然延续着以往手工记录的模式，这种模式限制了档案管理的灵活性与安全性。另外，目前档案管理需要记录的种类和内容繁多，手工操作不仅容易出错，而且对记录的内容总量有一定的影响，降低了档案管理的真实性。由于这种档案管理模式存在同步性差、保管部门单一、缺乏监督等问题，一些重要内容可能被篡改，特别是一些涉及员工晋升、工龄、学历等方面的信息。一旦出现这种情况，会给人事管理工作带来严重的阻碍，有些甚至导致了非常恶劣的影响。

2.4档案管理人员本身的素质低下

受制于本身的专业实力，事业单位档案管理人员专业素养偏低也是目前事业单位档案管理所面临的一大难题。事业单位人资团队在选聘人才的过程中并未设置严格的选拔标准，一些团队甚至直接选聘非专业的人员从事档案管理工作，严重影响到了档案管理工作的整体效率。并且一些档案管理人员的个人素养偏低，在日常工作中常常缺乏责任心和使命感，因此难以充分地挖掘与利用各种档案数据的功能，不利于其他团队工作的开展。另一方面，档案管理岗位的薪资水平偏低，单位也并未为其创造提升与学习的机会，导致大多数档案管理人员的能力良莠不齐，难以确保事业单位档案管理工作达成既定的目标。

3建设工程档案管理的规范化措施

3.1注重管理人员综合素质培养

对于现阶段事业单位在档案管理方面所出现的各种不足，需制定出相应的改革与优化方案，高度关注档案管理工作的重要性。事业单位管理人员必须及时掌握档案管理的实时情况，根据本单位的发展状况，为相关管理人员制定合理的管理绩效任务和阶段性目标，定期对档案的保管和记录进行调查和审核，及时收集整理档案信息。明确相关档案管理人员的职权，调动他们的工作积极性，不定期与相关负责人沟通，了解档案管理工作的难点和重点。结合客观实际，定期组织档案管理队伍的各项培训学习活动，确保人员的工作能力和业务素质跟上社会发展的步伐。明确适用于单位客观现状的档案管理路线，不但要增强档案管理者的实际工作能力，同时需充分调动其岗位能动性。

3.2构建信息化管理机制

在信息时代，档案管理数字化、智能化以及信息化发展已经成为其必然趋势，因此，事业单位要迎合时代特点和信息化管理的要求，构建以信息化为核心的管理新机制。首先，单位要基于信息技术构建以及完善管理制度，将纸质档案与数字档案充分结合，将制度贯彻到整个档案工作流程中，实现对档案的精细化以及规范化管理。其次，要强化各部门档案信息管理机制，形成组织内相互协作、交流、高度共享的檔案机制，配合档案部门开展各项工作。最后，要积极构建档案信息平台，通过平台进行高效管理，实现档案资源的科学利用和开发，为单位运行和领导决策提供信息保障。

3.3在日常工作中要落实依法治档的理念。

正所谓‘没有规矩不成方圆’，所以在实际工作中要对从事档案管理工作的人员普及一些有关档案的法律以及规章制度，并要把依法治档的理念时时牢记在心中。因为只有在法律法规的约束下开展档案管理工作，才能有效减少错误，才能更好地在基层单位开展档案管理工作。除了基层单位自觉依据法律法规进行档案管理工作，上级的档案管理部门也不能懈怠，应该定期的对基层档案管理单位实施检查审计工作，并对检查出有违反档案法的基础单位进行严惩，因为只有这样才能保证基层档案管理工作在有序的法律环境内开展。

4结束语

档案管理工作复杂而繁重。这也是因为档案是有价值的材料。因此，档案管理工作要求有关人员认真负责，积极改进。从人员的工作业绩、管理体制、如何融入信息社会等方面考虑，要多研究、多思考、多实践、早解决问题，使管理更加高效、科学、合理。

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（作者单位：湖北省十堰市郧阳区水政监察大队）