档案实体管理中射频识别（RFID）技术的应用研究

韦宇珉

摘 要：伴随档案事业的发展及持续推进，接收入馆保管的档案数量和种类等不断增加，对于档案实体管理工作的要求也越来越高。基于此，如何运用先进的信息技术优化档案实体管理值得档案工作者进行深入思考。无线射频识别技术（RFID）作为应用于档案实体管理的一项新技术，在档案实体管理特别是档案安全管理中的应用具有重要现实意义，本文主要就档案实体管理中RFID技术的应用做一分析。

关键词：档案事业;档案实体管理;先进信息技术;无线射频识别技术;档案系统

一、档案实体管理的困境

1.档案实体管理的传统模式

在信息化时代背景下，伴随社会经济水平发展，市场经济活动频繁，信息量迅速膨胀，我国档案事业的发展突飞猛进，按规定需要接收到各级档案部门保管的档案数量激增，档案种类也日趋多元化、多样化。档案是以制成材料为载体的，档案信息的载体形式和信息内容的记录方式决定了档案形式多种多样，包括文件、簿册、圖纸、照片、影片、录音带、录象带、光盘等形式。虽然档案数字化加工可以将档案实体记载的内容以电子档案形式进行保存管理，但档案实体本身的管理，如档案实体在接收、整理、入库、利用等各环节的流转过程管理均依靠人工完成。这种管理模式的弊端在于，在档案种类多，档案量巨大的情况下，档案实体的位置难以确定，很多时候需要工作人员借助扶梯等工具爬上爬下查找档案，档案出库利用仅对出库时间和事由进行简单记录，对档案实体无法追踪，难以确保档案实体的安全。显而易见，传统的档案实体管理模式效率很低，同时存在较大安全隐患，表现出档案查找耗时耗力极不便利、档案盘点模式不科学、对档案出入库管理不到位、难以对现有库房容量进行合理的统筹分配使用等问题，随着一些现代化信息技术与档案实体管理工作的深度融合，传统档案实体的管理模式也渐渐退出历史的舞台。

2.档案实体管理的现存困境

面临大数据、云平台、互联网+、5G技术等迅速发展，数字档案馆建设逐渐成为档案馆未来发展的主要方向。经过多年的建设，档案管理工作的信息化和智能化程度已达到一定水平。但档案实体管理的准确性、安全性、便捷性等还有待进一步提升，特别是在现有在库及日常新增档案数量庞大的情况下，更加迫切需要一种高效、有序的档案实体管理模式。除了上述问题，由于历史原因和客观条件限制，很多地方的档案实体管理还存在办公地点、库房位置分散等问题，使得档案实体接收、整理地点与库房不在一个地点，需要进档案实体的运输，运输途中存在较大档案实体安全隐患。当前，虽然很多档案管理部门安装了视频监控系统，但难免存在监控死角，由于人手和经费紧张，多是采取出问题后再调取监控视频的做法，由于视频保存期有限且自动化程度有限，所以安全保障作用不明确。对档案实体的管理主要还是依靠人工监管，即便有规章制度和密码门禁，但是人员工作行为更多的是依靠其自觉性，在缺少系统记录的情况下，容易出现管理漏洞。一旦出现问题则难以明确责任人、追责困难。有的档案实体管理采用“档号+条形码”的模式，为库存档案管理和利用作出了巨大贡献，但标签容量较小，仅能进行近距离操作，且存在条形码易磨损的问题，使用寿命较短。

二、档案实体管理中融合射频识别（RFID）技术的意义

1.RFID在档案实体管理中应用的特点与优势

射频识别，RFID（Radio Frequency Identification）技术，又称无线射频识别技术，是一种非接触式的通信技术。RFID的原理在于通过射频信号实现对特定目标对象的自动识别并读写相关数据。当前档案实体管理中存在的问题较多，在上文中已作详细叙述，归纳起来主要是档案实体在流转及出入库管理过程的精确定位问题，通俗来说就是需要准确掌握每卷档案在哪个位置。与传统档案实体管理中应用的条形码技术相比较，将RFID技术引入档案实体管理具有防水、防磁、耐高温等优势，RFID标签是档案实体电子代码的物理载体，其读取距离更大、存储容量较大，可进行数据加密、存储信息更改等操作，在档案实体查找、档案上架位置调整、档案实体出入库管理、档案实体防盗防丢失安全保障等方面有显著的优越性，在提高档案实体盘点效率、统计利用情况、实现档案实体位置定位、工作人员工作场所追踪和提高档案实体高效利用方面的优势明显。

RFID技术应用于档案实体管理的显著特征在于其非接触性、唯一性、信息容量大、穿透性、可批量识别、安全性、可重复使用和耐久性。RFID技术通过无线电识别读取目标信息，无需进行机械或光学接触。且每个电子标签识别码都是唯一的，与其对应的档案实体也是唯一的。引入RFID技术后，粘贴于档案实体上的电子标签最大存储容量为数兆字节，信息容量十分充裕。利用RFID无线电识别能够穿透纸张、木材、塑料等，表现出一定的可穿透性。RFID技术能够批量读取并处理约20个电子标签，实现对档案实体的批量识别。RFID技术采用密码防伪、软件加密等方式更好的防止档案实体的标签内容泄密。RFID电子标签中写入的数据可反复擦除和更改，标签功能不易被损坏，在一定程度上可节约管理成本。RFID电子标签采用的封闭式包装，不易受化学腐蚀或物理磨损等因素的影响，其一定的耐久性有利于使用在需长期保管的档案实体上。

2.RFID应用于档案实体管理的功能

RFID系统主要包括RFID电子标签、射频读写器、计算机通信网络三部分。分别承担数据存储、读写、应用这几项功能。RFID电子标签能够自动记录档案实体的入库时间、出库时间、修改时间等，确保档案实体信息的完整。射频读写器能够在RFID电子标签内写入档案实体的档案类型、档案编号、保管期限等不可擦除的一般信息，还能写入档案实体的存放位置、利用情况、流转情况等可以更改的信息。射频读写器自动识别RFID电子标签内的信息后再通过计算机通信网络传入后台数据库中，方便档案管理人员进行档案资料的查阅与统计。

三、档案实体管理中融合射频识别（RFID）技术的方式

档案实体管理与RFID技术的深度融合：

1.在调研档案实体管理现存问题的基础上，针对档案实体管理的实际情况，引入RFID技术。

2.需要完成多协议射频读写器的研制与RFID电子标签的采购，了解电子标签的功率、识别效果、放置方向、位置等，并进行测试。

3.需要对读卡器的天线大小和增益进行分析，分析适用于识别档案实体安全的标签、天线。

4.需要重点研究RFID电子标签的识别数量及标签与控制软件数据通信速率存在的关系，优化控制软件数据库的通信模块，增加RFID电子标签批量识别的数量。

5.需要优化读卡器性能，解决RFID设备软硬件设备兼容性低的问题，减少RFID设备与材料成本。

6.需要对数据库结构进行调整，增加档案实体表参数、标签对应参数，优化库存盘点算法、数据导入导出方法、档案综合业务软件结构的功能。

7.完成RFID的配套技术，改进RFID技术用于档案实体管理系统的流程，更好满足档案实体在库盘点、流转、安全防護等方面的需要。

在实际应用RFID技术的过程中，应对档案库房进行智能化改造，安装与RFID技术相配套的、与外系统连接的软件，明确出入库的档案实体与记录数据的同步基站，配备显示前台工作指令、指示档案实体流转情况的库房显示系统及用于档案实体、工作人员出入库管理的门禁系统等软硬件设备。鉴于RFID电子标签的成本较高，RFID技术的大规模应用时可考虑与条形码技术相结合，以降低成本，在提高效率与降低成本间找到较合适的平衡点。

四、结束语

档案实体管理是档案管理工作中的基础环节和重要内容，随着信息时代的到来，面对新时期的新要求，尽管档案实体管理在新形势下面临诸多新问题，但先进现代化信息技术的引入为档案实体管理的优化带来了更多途径和可能。相信在更多档案工作者的努力下，档案实体管理会不断朝着制度健全、保管有序、技术有力的数字化建设方向发展，逐步实现档案实体管理的科学化与规范化。在档案实体管理中引入非接触式自动化识别的RFID技术，一方面完善了档案实体管理的框架，另一方面优化了档案实体管理的流程，对于打造高效有序、性价比适宜、低安全隐患的档案实体管理模式具有较强的理论意义和实践意义。但值得注意的是RFID技术尚存在一定的局限性，如物理特性制约、识别环境限制、隐私安全侵害等，需要根据实际情况不断对RFID技术与档案实体管理的深度融合进行优化、创新，更有效的解决传统技术难题，改进完善档案实体管理中存在的不足，实现档案实体管理全过程的精细化、自动化、数字化、智能化。

参考文献：

[1]谢 姣.纸质档案数字化工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（03）.

[2]姜 玥.档案保护若干问题思考[J].兰台内外，2017（05）.

[3]靳树梅.关于加强档案管理工作提高档案保护意识的探究[J].城建档案，2016（03）.

[4]黄静涛.3D打印技术在实物档案抢救和档案展览工作中的应用研究[J].中国档案，2018（01）.

[5]于英香.大数据视域下档案数据管理研究的兴起：概念、缘由与发展[J].档案学研究，2018（01）.