浅谈档案在企业发展中的重要作用

郭立 杨帆

摘要：档案作为一项无形资产，为企业的生产和发展提供准确的信息和有效的服务。但档案信息又不仅僅是一种无形的资产，它也是企业管理和有形资产的依据、凭证，在企业管理中彰显着重要的作用。其潜在价值是企业固本强基谋发展不可或缺的基石。因此，企业应该重视档案的管理开发与利用，切实地把档案管理工作纳入企业各项经营管理工作当中，真正落实到位。

关键词：档案；企业发展；作用

档案管理在企业内部发挥着重要作用，可以实现信息的传递、共享，达到预期目标。为了在竞争激烈的市场环境中保持自身优势，必须坚持与时俱进的理念，对档案管理进行创新。从实际情况出发，制定出切实可行的策略，为企业创造更大经济效益。

1档案是企业发展与改革的历史依据

档案是一个企业建立、发展、改革的历史进程活动的真实记录，它以承载历史，探索未来的特殊性直接服务于企业的生产经营和发展建设。在企业发展中发挥着不可或缺的作用。电力企业发展至今经历是了数次体制改革，这些企业跨越式的历史发展足迹只有在档案里才能得到彰显。它见证了一个企业从小到大、由弱变强的发展历程，见证了企业的艰辛与辉煌，它来源于企业又服务于企业。这些档案也是维护企业权益的依据。在经历的数次企业改革过程中，每涉及企业资产、人员、经营等等各方面的情况都需要查阅大量的档案资料，档案为改革的方案实施和改革的顺利推进提供大量的信息资料，也为企业改革提供稳定保障。因此，在企业的发展进程中，现代企业制度的建立和巩固在好多方面都要以企业档案作为基础，档案具有不可替代的地位和作用。

2当前企业档案管理模式的优势与不足

集中管理模式。优势：可以保证档案的整体性与安全性，有利于工作的全面建设，可以发挥出强大功能。档案管理系统权利集中、制度规范，能够及时发现缺档漏档情况，便于改进，让其更加完善。不足：集中管理模式比较单一，在市场经济条件下，显示的信息具有滞后性、局限性、很难满足实际发展需要，甚至会出现错误指导的问题。

3发挥的作用

3.1档案是促进企业经营管理的基础

随着企业改革与发展的不断深入，企业档案管理也被赋予了新的使命，它作为一种无形的，不可再生的资产在企业中彰显着越来越重要的地位。围绕南网总公司“打造经营型、服务型、一体化、现代化的国内领先、国际著名企业”的战略目标，我们的企业发展站在了一个新的、更高的起点上，这就要求我们档案工作也要提高到更高的层次来，逐步实现档案管理的一体化、规范化、标准化，要不断丰富内容，优化结构，改进服务手段，围绕企业的各项管理加强服务，提高企业档案的利用效能，才能使企业档案对企业的管理具有现实指导和辅助决策的作用，使其隐性效益向显性效益转化，达到规范、促进、提高的目的。做好企业档案工作，对挖掘企业生产潜力、提高企业生产能力、加强企业文化建设、增强企业科技创新能力和现代化管理水平、维护企业和职工的合法权益、调动企业职工的积极性和创造性都具有重要作用。

3.2增强法制意识，维护企业利益

档案工作是一项政治性、专业性、技术性、服务性和时效性很强的工作。在企业发展，可能因为各种原因产生较大争议问题或者法律纠纷的时候，档案的客观性和真实性成为具有说服力的证据，从而更好地维护企业的利益。企业档案就如一座无声的丰碑，记录着企业发展和前进的步伐。一个企业，如同一个生命，而档案如同是记录了这个生命的形成、发育、成长的生命轨迹和历史的唯一依据，见证着生命成长的每一步足迹。而档案员肩负的就是管理和保护好这历史依据的神圣使命和责任，任重道远。

3.3档案是企业获得科研方法的选择及技术方案决策的重要依据

从电力企业的角度来说，在电力生产建设以及经营活动中，科技档案的应用有着较为重要的作用。在电力企业的施工设计和电网改造上可以提供重要的依据。在电力企业发展中，在发生事故的时候，企业档案可以作为原始依据，可以提供一手的资料，从而更好地制定出可行的工作方案。另外在一些电力企业，原始档案通过深层次编研形成较为系统的档案，从而传递给企业相关决策者，从而帮助企业决策者制定出切实可行的策略。如：单位在2013年建立输电线路数据库的过程中，业务部门从档案室查阅了203卷共802件工程档案，档案室提供的原始资料为基础数据的采集提供了大量、真实、完整的依据，在线路维护研究等领域提供了较大的帮助。

4企业档案管理模式创新策略

4.1文档流程创新

这是一种全新的管理理念，是建立在先进信息管理系统基础之上的，在平台上实现操作。文件管理阶段主要是面向不同的用户，提供相应的任务，建立一系列的制度保证借阅文件的质量，形成文件关联体或者文件流转监控机制，保证顺利执行。档案管理阶段主要是为普通用户提供档案信息利用的便利性，信息主要以简便、直观为主，整理归纳数据，并能够及时切换视窗，让管理人员掌握具体情况。同时要注意建立安全机制，因为网络上可能会遇到风险，容易造成信息丢失的情况，所以要提高档案管理安全等级，只有内部人员才能进入，防止对系统进行损坏。

4.2管理机制创新

信息安全管理主要通过对信息本身与工作人员实施管理两个方面进行。采用先进的科学技术手段，在计算机硬件上消除安全隐患，保证系统正常运行。同时还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅安全可靠。针对于工作人员方面而言，建立管理政策，保证每个人各司其职，实现相互之间的协调合作，保持信息的流畅。定期开展业务培训，不断提高人员综合素质，适应企业发展的需要。对待工作要认真负责，减少失误情况的发生。

4.3工作平台创新

新时期的创新管理，企业应该在传统流程基础上进行优化，积极引入信息技术，坚持与时俱进的理念。借助计算机技术建立档案管理系统，充分实现电子化，可以减少人为主观因素造成的失误，提高资料的完整性和可靠性，使用起来也会非常方便。为企业提供数据信息管理平台，对内部情况有全面的了解，在进行活动的时候可以对信息流向规范、控制集中、表单定制多样、利用方式灵活等进行多样化要求，让档案管理实现质的飞跃。管理人员要用发展眼光去看待问题，积极引入先进技术，不断提高档案管理现代化，从而为企业更好发展服务。

5结语

综上所述，档案管理在企业发展中具有重要意义，可以为决策提供科学依据。要紧跟时代发展的步伐，对管理模式进行创新，体现出档案的实用价值，有利于实现企业可持续发展。

参考文献：

[1]龚疆涛.企业人事档案管理及其模式创新[J].企业改革与管理，2018（8）：106+114.

[2]王玥.企业人事档案管理及其模式创新[J].企业改革与管理，2017（19）：81-82.

（作者单位：湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司1

山东泰山抽水蓄能电站有限责任公司2）