高校档案信息化存在的问题及应对策略

[摘 要]由于人财物资源配置不均衡等因素的影响，当前高校档案信息化工作存在整体发展较为缓慢、档案信息化工作缺少总体规划、所需的软硬件设备陈旧、档案管理系统缺乏妥善维护等问题。基于此，在学校信息化建设规划中制定档案业务的发展规划，需要争取必要的资金支持，改进安全保障体系，丰富档案数据资源，完善档案管理系统，提高服务质量。

[关键词]高校档案工作;信息化;问题;建议

[中图分类号]G434 [文献标识码]A [文章编号]1008-7656（2019）05-0090-04

一、高校档案信息化工作现状

高校档案信息化是指高校档案部门按照国家档案行政管理部门颁布的法律法规和行业标准，依靠先进的技术和方法，对高校档案信息进行充分发掘、有序整理，实现档案信息的数字化和网络化，并最终给利用者提供便捷的档案服务[1]。

随着信息化工作的快速发展，高校档案信息化也取得了长足的发展，作为“智慧校园”的重要组成部分，国内众多高校均已开展了档案信息化建设工作，购买了电子档案管理软件，配备了档案管理所需的服务器、磁盘阵列、光盘库等硬件设施以及打印机、扫描仪等终端设备。同时，档案信息化也从最初的机读目录建设发展到目前的全文识别、全文检索，使馆藏档案的查全率和查准率均有了大幅提升，使档案工作在服务学校中心工作方面发挥的作用越来越大。以陕西省为例，全省共有本专科院校95所，截至2017年，西安交通大学、陕西师范大学等73所高校都已开展档案信息化工作，占该省高校总数的76.84%;其中，66所高校购置了南大之星、科怡等档案管理系统，53所高校启动了全文数据库建设，已达到全文识别、全文检索的级别[2]。

但我们也应意识到，还有一些高校档案机构档案信息化工作处于起步阶段，发展中还存在困难需要解决。总体而言，高校档案信息化工作有待进一步加强。档案馆还不能适应高校信息化对其职能和功能的要求[3]。

二、高校档案信息化工作中存在的问题

（一）档案信息化软硬件建设存在的问题

1.资金投入不足。有的高校档案馆信息化项目在立项时申请的项目资金仅够用于信息系统开发、服务器、磁盘阵列的配备等。一旦系统建成，后续即使有资金拨付，也仅够用于对馆藏部分档案进行数字化加工，缺少用于系统更新换代的经费，久而久之，导致档案管理系统运转缓慢，与最新的浏览器、数据库等无法兼容，应用体验下滑，安全漏洞增多，最终使系统被弃用或处于半废弃状态。

2.安保机制需要进一步加强，提高安全风险防范力度。部分高校档案馆在进行档案系统开发过程中，主要将精力放在档案的收集、整理、鉴定等业务功能上，而忽视了信息安全方面的投入，具体表现在以下三方面。一是制度建设有待加强。个别高校习惯于传统环境下的档案安全策略，面对信息时代的电子档案安全敏感度不够，对档案外包公司缺少全面、严谨的规章制度。二是保障档案安全的设施配备不齐全。门禁、监控等安保设施配备不到位，也不注重对其存储介质的质量进行规范，这些都对档案的安全构成了潜在的威胁。三是档案管理系统的风险防范能力有限，有的系统在建设过程中没有通盘考虑使用系统的所有角色，导致系统权限划分简单，没有遵守最小授权原则，分配多個超级管理员且对其行为无有效管控措施。

（二）应用系统建设存在的问题

1.高校业务系统与档案管理系统信息共享程度有待进一步加强。个别高校在档案信息化建设过程中，也未与业务部门及时沟通，导致档案管理系统建设时无法与业务系统有效对接，进而给本校信息资源的整合开发带来不便。

针对上述问题，有些高校档案馆退而求其次，不再将重心放在推进档案信息系统与业务系统的互联互通上，而是以传统的档案管理方式为主，结合已有的档案信息化成果，不再考虑构建连通各个业务系统的档案管理系统，而是在之前利用电子目录检索利用的基础上，升级为利用单机档案管理系统进行检索。但档案馆将档案工作的重心放在馆藏档案的数字化上的做法，相比之前来说，虽然增加电子原文的查询数量，但是管理对象依旧是以传统载体档案为主，无法满足使用者多样化的工作需求。

还有的高校档案馆将档案管理系统嵌入到业务系统或学校的办公平台上，作为其中的一个功能模块。这种方案表面上看似不错，但实质上会使档案系统缺乏一定的独立性，当学校新增其他业务系统时，便难以再与其连通，不利于未来的进一步发展。

2.系统后期维护依然存有上升空间。个别高校开展档案信息化工作较早，但自其档案管理系统自研发上线后便不再更新，导致系统后台数据库、前端浏览器无法兼容高版本，系统安全性也随之降低。此外在前端设计方面，没有充分考虑档案网站的专业性，版块设置上存在非档案专业信息过多、过杂、档案信息版块设计过少等问题，如展示有学校的综合新闻信息，却没有展示馆藏实物、机构沿革等与本校档案工作相关的内容。有的高校网站检索功能过于单一或形同虚设，无法检索馆藏档案信息。

（三）数字档案资源建设存在的问题

1.支撑数字档案资源开发建设的规章制度有待进一步完善。信息化背景下的传统的档案管理规章已不能完全应用于数字档案资源的建设。比如在非网络环境下的档案资源建设不需考虑对档案的元数据等背景信息制定专门的方案，在档案信息的传播、复制方面也较好控制。但在互联网环境下，由于信息复制传播快，发生泄密事件难以控制，不安全因素高等特点，针对数字档案资源建设的规章制度不但要充分考虑网络环境的特点，还要制度先行，在档案信息受控的前提下进行档案资源建设。

2.馆藏档案数字化工作进展有待于进一步发掘潜能。高校每年会产生大量的档案，但个别高校在档案数字化方面缺乏持续性和连贯性，隔若干年才会开展一次档案数字化工作，从而对利用者查找档案带来不便。长期无法查找若干时间段或某个范围的档案，必然降低用户对系统的使用粘性，转而退回到传统的借阅利用方式以降低时间成本。还有高校在档案数字化过程中，对馆藏同一年度或同一保管期限的档案挑选出自认为比较重要的档案进行数字化，这就使得档案提供利用过程中，随着时间的推移，不管是档案馆工作人员还是借阅利用人员均难以确定某范围的档案是否全部数字化，抑或在档案管理系统中未检索到的档案是否有相关实体，进而导致一旦在档案管理系统上未查到某档案，不得不再翻阅纸质目录二次查找，未享受到档案信息化的便利，反而增加了工作成本。

（四）高素质专业人才需要增加

信息环境下的档案人员单靠档案专业知识已难以应对档案信息化工作，以致于个别高校档案人员在开展信息化工作过程中对项目管理知识、软件开发知识、信息系统集成知识等缺乏深入了解，在与系统集成商沟通过程中，无法充分与系统开发商进行需求沟通，导致系统开发中存在所需与所实现略有不同的问题。因此，档案馆在人才培养及选择方面，应根据时代的变化，有目的地选择或培养跨学科的人才。

三、推进高校档案信息化工作的策略

根据目前信息化工作的发展趋势，高校档案信息化工作应以《数字档案馆建设指南》为指引，切实开展基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，在建设过程中需要档案部门、信息管理部门、各业务部门和保密部门共同参与实施[4]。

（一）最大程度争取人财物支持

档案信息化的软硬件建设最根本的还是必要的人财物支持，因此档案馆应积极利用一切机会，争取校方对档案信息化工作的理解与支持。同时在信息化建设立项、实施过程中最好能够纳入本校信息化项目中，这样可以减少招投标等工作环节，将精力集中于档案信息化工作上。此外，对项目资金的使用要充分规划，既要保证系统建设有充裕的资金，还要为系统升级、维护留有必要的经费;既要考虑将存量档案尽快全部数字化，还应顾及增量档案的数字化费用。

（二）不断加强安保体系建设

首先，要配备安保所需的必要设施设备。随着信息技术的发展，安保设施也在不断升级换代，指纹识别、人脸识别、远程监控等技术可考虑在机房等存放档案数据的核心部位安装应用。其次，对使用档案管理系统的任何用户都要按照最小授权的原则划分级别及权限。目前，一般倡导分角色的方法进行权限分配，即设置系统管理员、安全审计员及档案管理员三个角色，其中系统管理员负责档案管理系统的更新维护，安全审计员负责对系统管理员及档案管理员的行为进行监控，档案管理员则负责对用户对档案的增、删、改、用等行为进行管理。通过三个角色的互相制约，以确保档案的安全、真实。再次，由于目前购买第三方服务的方式已经非常普遍，档案馆人员还应对外包工作提供指导，档案馆与高校、专业公司三方之间应加强沟通，定期召开协调会议，并制定具体明确的标准，让工作人员有章可循，确保档案外包工作的规范化和科学化。外包工作开展过程应根据项目管理的方法，由项目实施单位定期汇报工作进展，对工作中遇到的问题及时通过会议、现场调研等方式研究解决[5]。

（三）加强档案管理系统建设

在档案管理系统建设方面，需要考虑系统的布局方式，对于没有分校的高校可考虑集中式布局，即将档案管理系统布局在校机房或档案馆，由学校信息化部门统一维护管理，各业务部门只需定期上传数据即可，此举可以减少系统维护成本。对于有分校的高校可考虑采用分布式布局的方式，由于档案的利用特征为谁产生谁利用较多，因此每个院校利用率最高的档案一般是与本校相关的。采用分布式布局可以缓解系统的压力，同时一旦分校的网络或设备出现故障时，不会对总部档案产生影响。

在系统集成商的选择上，重点考虑以下三个方面。一是系统集成商相关项目经验是否丰富？可以要求集成商提供开展高校档案信息系统建设的案例，如果相关案例较多，且用户评价较好，可作为候选对象。二是系统集成厂商在本地是否有服务点？由于档案管理系统的特殊性，在系统使用初期以及使用較长时间之后，问题数量会不断增加，如果厂商在本地没有相关服务点，必然会给用户的使用带来不便。三是系统集成厂商的售后承诺是否较其他厂商更具优越性？系统建设重在维护，后期的维护承诺如果比较优越可以大量节省本校的维护成本。因此也是需要重点考虑的因素。

（四）丰富馆藏数字资源，提高利用效果

加强馆藏资源是档案信息化工作的重中之重，只有以丰富的馆藏为依托，档案利用者才能享受到信息化建设的成果。而丰富馆藏资源，一要在确保传统接收渠道的基础上，主动出击，加大电子文件的收集力度，这样可以节省对档案信息二次加工的时间。二要向社会开展档案征集活动，对散落在外或保存在个人手中的档案，通过征集、数字化加工等手段，在丰富馆藏的同时，让更多人得以利用。三要优化档案管理系统，使之在检索策略上不断升级，能够为利用者提供更有针对性的内容，以提高用户体验满意度。

此外，档案信息化建设应树立开放共享思维，档案作为一种重要的信息资源已是不争的事实，档案的利用是实现档案价值的唯一方式。长久以来，档案工作者一直致力于档案的利用服务，高校档案馆可借鉴其他领域档案工作中的利用方式，提供多元化的信息共享服务，促进档案利用。此外，高校档案馆也可在已有编研成果上想办法、出奇招，结合信息部门的技术力量，通过数据分析、挖掘等技术提供个性化产品[6]。

（五）完善服务管理机制

一要培养和引进复合型工作人员。档案信息化工作绝非档案馆单独便可实施的，需要与本校的信息化部门、保密部门、各业务部门以及信息系统开发公司等相互配合，才能确保信息化工作的预期效果。因此，作为高校档案工作人员，不但要熟练掌握档案专业知识，还要对互联网技术、软件开发技术、项目管理技术等均有所了解方可更好地开展工作。二要建立以用户为中心的理念。要明确档案保存的最终目的是提供利用，因此在系统、界面设计上要充分考虑用户的使用习惯，将用户放在对档案工作不熟悉的角度去考虑用户的使用习惯，而非以档案人员的视角去进行系统设计，以此确保用户对档案管理系统的使用粘性。还要建立用户使用效果反馈机制，以便定期收集用户需求，不断完善、优化系统，提升系统使用满意度。

[参考文献]

[1]孟祥喜.民航系统档案信息化建设策略[J].办公室业务，2018（11）.

[2]郑勇.陕西高校档案工作纪实（1988-

2017）[M].西安：陕西师范大学出版社，2018.

[3]连念.高校电子文档管理机制创新实践探索[J].档案学通讯，2013（6）.

[4]国家档案局.数字档案室建设指南（档发〔2014〕4号）[Z].2014.

[5]史江，秦慧，赵德喜.历史档案数字化进程中的业务外包问题探索[J].档案学通讯，2010（1）.

[6]朱毅凯.论数字化校园建设背景下高校档案馆的角色转变[J].档案学通讯，2009（6）.

[作者简介]蒋周凌（1983-），女，广西桂林人，广西广播电视大学教师，馆员，硕士，研究方向：档案管理、档案利用。

[责任编辑 时锦雯]