论述当前企业档案管理中的问题及解决对策

摘 要：企业档案作为企业管理的重要组成部分，是企业进行生产、经营、管理不可获取的重要基础。但是在当前的形势下企业档案管理工作面临着严峻的形势，因此，如何做好企业的档案管理工作值得研究。本文笔者就目前企业档案管理存在的主要问题进行粗浅的探讨，并提出几点解决对策，以供参考。

关键词：企业;档案管理;问题;对策

前言

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包含文书、科技、人事等多类档案材料。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

1.企业档案管理存在问题

在企业管理过程中，涉及方方面面的工作，在企业档案管理方面新时代的要求还有很多大的差距，个人认为主要存在以下一些问题：

1.1档案管理的重要性认识不够

随着国家对企业改革不断推进，企业为了在市场竞争中得以立足，取得不败之地，部分企业一心追求盈利而忽视档案管理工作，一些企业甚至没有建立档案室或只有极其简易无人管理的档案室。在现实工作过程中，领导干部及职工也往往只看重安全、生产、效益这些硬性指标，对企业档案重视不够，存在着观念上的偏见，单纯地认为档案管理是一项极其简单的工作，因此导致了企业对这方面的资金投入的较少，很多档案建设所需要的硬件设施跟不上档案管理的需要，没有配备档案员，以至于企业档案工作随着企业发展的不断改革，更加不受重视，很多企业档案管理员出现被其他部门排挤合并等现象，使得档案管理工作缺乏有力的支持。

1.2档案管理队伍素质不高、培养不够

合理的档案管理队伍，要均衡队伍人员的能力结构、知识结构、专业结构等。现今不少企业没有真正的档案管理人员，只是部分人员兼职管理，随着新形势下档案管理工作的各种新要求，一部分档案管理人员的知识水平已难以适应当下知识更新的速度，而拥有高素质、高知识水平的新型人才多热衷从事生产工程建设，轻视或放弃企业档案管理工作。究其原因，是企业档案管理工作枯燥无味大，琐碎，难出成绩。

1.3档案管理方式落后，档案“主体”认知不足

当前，很多企业档案管理一直采用的是传统管理方式，没有将现代化信息技术和网络技术融入进去，导致了管理方式落后，跟不上形势的发展。由于管理方式落后，很多档案在查找过程中非常不方便，降低了工作效率不说，还很难配合其他部门开展工作。

大多数企业在档案管理认知上还存在一定的误差，只注重人事档案，即把人事档案当企业档案“主体”。以至于忽略了企业其他资料的管理、收集以及归档工作，致使真正有价值，在企业发展中承担指导作用的重要信息资源，逐渐流失，无法更好的利用，以此错误的“主体”认知，遏制了企业档案的发展与管理。

2.企业档案管理问题的解决对策

当前企业发展面临经济、政治、文化多元化发展趋势，档案类别从原来的员工资料，逐渐增加至技术图纸、文件记录、合同章程等等。要提高档案管理工作，主要有以下几个方面：

2.1强化档案管理工作重要性的认识

企业各級人员应充分认识档案管理工作的作用，这不但是企业管理的需要，也是企业健康发展的重要保障，真正认识到企业档案管理的重要作用。在每月的工作例会上应有分管领导专门布置落实档案管理工作的具体措施，将档案管理工作列入年度考核工作中，确保档案管理工作落实到实处。积极开发利用档案信息资源，充分发挥档案在企业的安全生产、技术开发、员工管理等各项工作中的作用，从个人意识上提高对档案重要性的认识。

2.2加强对档案管理人员的培训

当前很多企业档案管理都是采取兼职管理，兼职档案员日常工作繁多、工作变动频繁、新手多、专业水平低等，针对此种情况要有目的地进行业务培训。对新上岗兼职档案员要进行档案管理的基本知识和基本技能、实际操作方法、文件价值鉴定的原则和方法等内容的培训，确保档案资料前期收集整理到位。企业应依据实际情况针对性对档案管理员进行后期培训，确保各类档案管理人员能够逐步提高档案管理知识，向专业档案管理员靠拢，鼓励档案管理人员积极参加档案职称培训，考取相关职称证书，让其享受相应待遇。

2.3创新档案管理工作

在档案管理的工作中，企业及管理员大胆创新，改变滞后单一的工作方法，不墨守成规。档案管理员以本单位的实际情况出发，积极联系上级和下级、全局和局部、共性和个性的相互关系，把各个要素有机的结合在一起，能够在解决问题上面大胆创新，面对那些疑难问题、敏感问题勇于负责，树立好服务企业的思想。

2.4增加档案管理财力投入，完善管理机制

企业对档案管理应当适当增加资金投入，配备相关设施设备，适时更新档案管理新技术、新设备，提高档案管理人员的薪酬和福利待遇，为档案管理人员创造良好的工作环境。完善档案管理人员进出渠道建设，强化竞争意识，遴选出适应能力强、知识水平高的优秀人才将其纳入到档案管理队伍中去。

档案管理工作涉及多部门，内容繁杂，必须坚持规范原则、集中管理，以制度建设促进档案管理工作的提高。对档案材料收集、整理、借阅和归档等建立可操作的规章制度并严格执行。要逐步建立健全档案信息化建设的相关制度，如在我们福能集团已经建立了HR信息化系统，下属各级公司应结合系统全面推进档案信息化、数字化和网络化全面形成。

结束语

时代的发展对企业档案管理提出新的要求，企业档案管理是一个动态管理的过程，结合企业的实际情况、内外部环境的变化发展，必须提高档案相关工作的重视，加大对其建设力量的投入，提高管理人员的综合素质，最终建立有效运转的管理体制，实现文档一体化。企业档案运用现代化的管理手段，提高信息处理能力，为安全生产、科研攻关、职工管理和企业发展服务，形成良胜循环机制，实现档案利用价值，推动档案事业的发展。

参考文献

[1]高金宇、唐明瑶.档案管理实务.科学出版社.2017年10月

[2]唐明瑶.档案管理.科学出版社.2016年2月.

作者简介：

陈荣海，男，1975年6月生，本科学历，高级工程师，现任福建省天湖山能源实业有限公司人力资源部副经理。