大数据背景下科研事业单位人事档案管理工作创新策略

杨群

摘 要：随着大数据时代的到来，档案管理工作发生了前所未有的重大变化。毋容置疑，大数据在人事档案管理中的应用大大推动人事档案管理工作的创新发展，人事档案在科研事业单位中的作用会越发重要。笔者从多角度提出大数据背景下人事档案管理工作的创新策略。

关键词：大数据;人事档案;管理;创新;策略

科技的发展，大数据的产生，给档案管理工作带来了颠覆性变化。档案管理人员必须转变传统的档案管理模式，迎接大数据技术带来的挑战与发展机遇，在工作中不断探究档案管理的创新策略，让人事档案管理工作能够更好的顺应时代发展的要求，更好的服务于科研事业单位的发展需求。

一、转变过去的人事档案管理旧模式，构建大数据人事档案管理新观念

大数据时代，科研事业单位档案管理人员要随科技的日新月异而与时俱进，加快更新人事档案管理观念。观念决定成败，档案管理人员要充分认识大数据技术对人事档案管理的重要性，并把大数据技术运用于档案管理工作，大力推进人事档案管理的信息化建设，实现档案管理大数据与信息化的协同发展。为了全面提高人事档案管理质量，档案管理人员要不断学习探究大数据的相关知识和规律，让大数据技术服务好人事档案管理工作。

二、摈弃传统的人事档案管理旧机制，建立大数据人事档案管理的新机制

大数据背景下，传统的档案管理模式已不能适应社会发展的需要，必须建立全新的大数据档案管理模式。建立全新的档案管理模式，需要做到：一、事业单位要建立人事档案的信息化和电子化，要建立与之对应的档案数据库，为人事档案管理打下厚实的基础。二、人事档案管理工作需要强有力的制度保障，事业单位要根据本单位的实际情况，建立和完善人事档案管理机制，人事档案管理工作要走创新发展的道路。管理人员在档案管理过程中必须严格按照管理制度进行档案管理，档案资料的收集、整理、及存档、归档、调档等各个环节都要严格把控，严防人事档案的残缺、丢失和泄露等问题的发生，档案管理人员必须保证人事档案的完整性、准确性及真实性。在整个档案管理过程中，管理人员应充分利用大数据技术对档案资料进行管理，将员工的资料信息进行分门别类的管理，更好的发挥人事档案管理工作在科研事業单位中的促进作用。

三、建立档案管理人员的培训机制，提升科研事业单位档案管理人员的综合管理能力

大数据时代，档案管理走创新发展道路，是大势所趋，档案管理部门必须对工作人员定期进行培训，通过培训，提高他们的知识水平和业务能力，提升他们的管理能力，档案管理工作才能不断地向前迈进。要做好档案管理工作，档案管理人员必须具有坚定的政治信念，必须具有做好档案管理工作的心愿和决心，必须具有人事档案管理的专业知识与专业技能，方能充分利用大数据信息技术解决好档案管理中存在的实际问题。因此，科研事业单位必须对档案管理队伍定期进行实战培训，采用各种行之有效的培训方式，提升他们的综合管理能力，这样才能承担起大数据背景下的人事档案管理工作。科研事业单位要组织一些形式多样的专题学术会议、业务交流、研讨会、评优活动、档案管理科研论文比赛等，还可请一些优秀的档案管理人员传授先进的档案管理方法和技能，通过举办这一系列的活动，档案管理人员的业务技力就能得到明显地提高。

四、制度创新是档案管理的基础，强化先进的管理方法是关键

为确保档案管理工作卓有成效，科研事业单位必须建立一套完整的与实际相结合的管理制度，在制定管理制度的过程中，要保证制度的科学性、灵活性、有效性和创新性，管理制度不能一成不变，要随实际情况的变化而改变，做到与时俱进，所以管理制度的制定还需具有创新性。管理制度的创新，一定要有新的方向、新的内容、新的举措和新的特点，这样才能与时代保持一致，跟上时代发展的步法。档案管理制度的制定要有明确的目标，条款要具体化，制度无论是对工作人员或是领导者都要有很强的约束力，才能确保制度的有效性。另外，还需在制度中设立一些激励机制，对那些有作为、有贡献的优秀档案管理员要进行奖励，以此激励他们更好地工作;对那些工作不负责任，工作中时常出错的人员必须进行惩处，严重者可给予开除公职的处分。通过制度来约束人、管理人，有效规范档案管理人员的行为能力。

五、档案管理工作必须重视信息化建设

现代社会日新月异，发展突飞猛进，各行各业的发展都在向信息化迈进。要对档案信息进行高效管理，档案管理工作就必须走信息化建设的道路，使用大数据手段管理人事档案。科技的进步可以使文字和图片等信息转化为文字和数据保存，为了实现资源共享，为了实现高质量的档案管理，档案管理必须追求完整性和全面性的统一。

六、档案管理必须科学规范，做到井然有序

首先档案材料的收集要规范，要做到这一点，必须制定完整的材料收集制度，收集材料严格按照既定的制度进行。根据档案材料的性质、用途、产生及成因…等，进行广泛收集整理，对纸质资料、电子档案、照片、视频、音响…等材料，兼收并蓄，做到广泛与重点收集相结合，材料的储存与保管要做到分门别类，才能井然有序。其次档案材料的管理要规范，严格按档案管理规定及程序进行，做到档案装订合理、标题简洁、存放准确、案卷结实。

新时期，档案管理员在档案管理问题上，要大胆进行尝试与创新，从管理机制、管理制度、大数据应用、人员培训以及材料收集整理等多方面进行大胆的探索和有益的尝试，不断地积累经验与方法，就能有效地解决好档案管理过程中出现新问题。