中学档案管理工作存在的问题与思考

赵金华

摘 要：中学档案管理是一项非常重要的工作内容，档案对于学校教育教学工作也是至关重要的，对于学生今后的发展也有着及其重要的作用，所以，必须清楚的记录并保存起来。但近几年以来，伴随着学校规模的扩大入学量的增大，多数的学校出现了忽视档案管理工作以及档案信息缺失等问题。在以下文章中针对中学出现的档案管理问题，做出了详细的讲解以及探讨，有效提高中学档案管理的效率。

关键词：管理效率;档案管理

一、中学档案管理现状

1.档案管理工作内容

当前中学档案主要分为党群、行政类文书档案、教学类档案、基建档案、财会档案、声像档案等，档案管理的主要工作内容就是对各项活动所产生的文件材料进行收集、分类、整理、编目上架等，以保证档案材料完整的保存。档案管理人员日常需要对档案进行维护与清洁，定期对档案库房进行检查登记，保证档案的完整性。另外还需要对各项档案根据日期建立档案册，并及时在电脑中做好登记。所有的档案管理与收集都需要档案管理员自主进行，严格遵守档案管理规章制度，做好档案的保密工作，避免档案信息泄露。总的来说，档案在学校教育教学中有着非常重要的作用，不但记录了学生的成长过程，还记录了老师的教学成果，但由于档案在正常教学过程中与教师的教学成果中并没有起到太大的作用，所以并没有得到太多的重视。

2.档案管理工作状态

国家在档案管理方面也出台了明相关法律法规，《档案法》也实施多年，但这似乎并没有引起学校对档案的重视，正因为对档案的疏忽，档案利用率也过于偏低，还可能导致了部分档案的遗失。有些学校至今还没有建立档案室，档案管理岗位也处于空缺状态。此外还有一部分原因是由于管理员缺少经验，从而影响了档案工作的进展，再加上大家并没有严重意识到档案的存档管理与重要性，因此在他们平时工作中并没有太多的实质性工作。

3.档案管理人员水平

由于学校对档案工作的忽视，档案员往往是身兼多职，档案业务管理水平并不高，对工作内容认知度也不是十分清晰，导致工作不上心，另外有一部分档案管理人员没有从事过相关工作经验，甚至有些学校只是找临时工或者兼职的老师来担任此项工作，除此以外，学校也疏忽了对档案管理员的培训与指导，从而导致现如今大多数的档案管理并没有做到条条清晰，档案员对于档案管理流程也并不了解，部分相关人员的工作经验并不丰富，加上岗位缺人，工作意识浅薄，因此导致了部分档案的缺失。

4.档案管理意识

档案管理在学校各项工作中是不可缺少的重要一部分。如今，大多数学校的档案管理并不是十分完善，档案管理员的档案保管意识不强，思想重视不到位，不能准确的对档案的重要性进行掌握，从而导致了很大程度的工作纰漏，对于现在档案管理出现的问题主要存在三方面，学生、家长、以及学校的认知度，他们并没有意识到档案的重要意义，也没有认知到档案对于教师及中学生今后的发展及学习的重要性。

5.硬件设备

档案保存不完整的因素，首先可能是硬件设备不够完善。由于学校对档案的重视程度不足，在档案经费的投入较低，导致学校档案室设备不完善。我们经常发现很多学校对于档案硬件管理设备并不达标，没有完全发挥出存档的真正用途。还有很多学校的档案库房环境不理想，没有做到“三铁”、“八防”等功能，档案在这样的条件下保存非常容易破损，这样的档案存储环境无法保证档案的完整性，另外存档设备也没有及时更换，同时也就无法满足现代多样化的存档方式，无法进行归档与分类，所以导致出现随意乱放、错误归类、档案不完整的问题，这样也增加了档案管理的难度。

二、改善档案管理对策

1.加强档案管理制度

首先，学校的领导要高度重视加强学校档案管理工作制度。有关校领导还要带头整理《档案规章制度》《档案管理工作规定》《档案管理工作职责》等等相關的一切管理规章制度，打造出一个共同参与的档案管理气氛，更加完善校内的管理工作制度。其次，大力宣传档案法律法规，让档案意识深入人心。将学校的宣传设备都利用起来，例如：板报、校园广播、校园论坛等各种宣传方法，给师生普及相关的规章制度以及法律法规，加强校领导和学生的档案存储意识。以组为单位建立档案收集小组，让所有人积极主动参加到档案管理活动中，培养出保存档案的高度意识和维护档案的完整理念。

2.管理人员

首先，学校应聘请档案专业的人员或有相关经验的管理人员任专职档案员，专门负责档案管理项目，提高档案管理人员各项待遇，这样管理人员也会尽职尽责认真对待工作，同时工作成果也就得到了更大的保障。其次，学校也要经常对相关管理人员进行专业培训与讲解，让管理人员从意识上坚守好自己的岗位，校领导要做到随时监管档案管理者的积极态度及相关知识的考核，提高档案管理人员的自身素质与修养。只有管理人员自身加强了管理意识，才能百分百投入工作中，才能大大减少工作中出现的失误，不会把个人情绪带入到工作中，能避免出现档案遗漏或丢失保证档案的完整性。此外，档案的相关管理人员要加强自身的管理意识、对于档案做到及时收纳、装订和整理，从而让档案管理更加井井有条。

3.参加培训加强管理能力

课程在不断的更新改革，对于管理方法和教学理念也发生了很大的变化，随着时代变化的同时也要提高自己的能力，对于档案管理者也要跟着时代的进步而进步。首先要从意识中认知到时代的变化与创新，管理者也要随着时代而一同学习成长，提升自我能力，管理人员应该积极主动学习现代信息化管理技能，尽快掌握计算机的相关知识与技术，应熟练使用现代办公设备，以及常见摄影设备的使用与操作，跟上时代发展的脚步。此外在生活中也要多多学习，多研究计算机的要领。并且主动参加学校的各种培训，结合学到的知识对档案管理实施创新实践。还可以多参加社会中相关的活动，学习更多相关管理知识，及时了解档案管理新方法，走在现代科技化的前端。

4.档案管理创新与发展

随着社会不断的发展与进步，档案管理工作也在不停的进步，最原始的档案记载仅限于纸质方法的存档记载，现如今已经有了很大的发展变化，因为目前已经实现了电子版存档、视频存档、以及图片存档等，所以，在将来档案管理办法中会有更加先进快捷的管理方法。首先我们在理念上要有创新，要随着科技的发展而不断的学习进步，作为档案的管理人员也要以积极向上的心态去面对，主动学习新的理念提前做好准备，避免因为时代的变化科技的发展给工作带来跟大的压力和阻碍，并且要将学习到的信息科技充分利用起来。例如，使用计算机进行档案数据分析，第一时间提供给学校更多的相关信息，随时做好迎接新的时代变化与潮流。

5.信息化管理

信息化管理档案信息，搭建系统式档案管理，首先最基本的需要是建立一个校园档案网站，将档案备份存储到网站中保存。一、更加方便各部门查找，二、还可以避免电脑出现故障文档同时遭到损坏，其次，老师可以自己注册账户，注册完毕登录后方可自己查找相关资料，但不能给予自行修改的权限。如果在查阅时发现档案中有任何问题，可以进行留言处理。网站会对每一位登录者进行时间和姓名记录，对于有机密性质的文件给予授权方可查看。最后，对于档案管理项目，包括档案设计到的每一项内容。实现系统管理统一体化，利用网站第一时间完成整理、数据分析、存档等所有工作内容、

除此以外，还可以利用各种软件完成数字管理。并且使用软件分析数据查询更加方便快捷，能以最快的速度提供相关信息。为了更加方便管理目前多数的单位或学校都采用了这种管理办法。

6.增加档案经费投入，及时更新硬件设备

档案管理中，硬件设备也是非常重要的，硬件设备在存档中是必不可少的，学校应该根据时代发展，及时根据需要更换更现在化的设备，这主要是在每年的档案经费预算中，加大对档案工作经费的投入。这就要看学校对档案管理的要求与条件了，不过对于不合格的设备也要及时进行更换。如果能够实现档案自动管理一体化，不但保证了档案的安全方便快捷性，同时还能更有效的开展档案管理智能化，给工作进展带来更大的效益。

三、结束语

中学档案不但記录着学校一路的发展经历，也记录着学生在中学时期的成长史，会涉及到学生与学校生活中密切的联系，也是学校内基础日常工作之一，对于学校一定要将档案管理重视起来，因为这也是学生和老师共同创造出的最大财富，也是各位教师努力创造出来的财富，有着珍贵的保存价值，同时还有着不可再生的特殊性质，因此要有着严格的管理理念。虽然我们已经实现了现代信息化管理，但我们还需要不断的加强学习，还需要学校与教师投入更多的经历在工作上，在未来的发展道路上找出更新的技术方案，在管理道路上不断的学习与创新。

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