事业单位档案管理工作中的问题和解决策略分析

侯国

◆摘 要：当前的社会主义管理制度下，我国事业单位中的管理工作更加合理化、规明确化，档案管理工作作为其日常工作管理的重要部分也得到了更多的关注。尽管我国事业单位的档案管理工作已经具备严格的管理制度和科学含量，档案管理水平日趋提升，但其中仍然存在诸多问题。本文试图通过对当前事业单位档案管理工作中存在的部分问题进行阐述，进而提出相关的参考建议，以期能够为事业单位档案管理水平的不断发展提出有效意见。

◆关键词：事业单位；档案管理；问题；解决策略

一、引言

事业单位作为国家的服务型单位，对社会发展和人民生活的有着重要的保障作用。为了稳定单位内部和谐和整体发展，事业单位必须加强管理建设，适应时代和社会的发展。档案管理工作作为其中重要的一环，承担着收录、管理和提取的重要任务。所以，事业单位必须对档案管理工作进行不断的完善，创新工作方式和流程。在事业单位档案管理工作中，也要不断引入现代理念，通过制度化、规范化的建设，使档案信息工作实现了自动化、智能化。

二、我国事业单位档案管理工作中的阶段性问题

（一）档案管理部门规章制度缺失

当前，事业单位档案管理工作规章制度建立仍有待完善。例如，对档案卷宗中的文字表述、档案编号、标题格式等等缺乏明确统一的规范；相关目录设置过于隨意，甚至缺少目录页；大量新入档案组卷工作缺乏统一的章程条例等等。由于缺乏健全的制度规定，这些较为繁琐的档案整理工作从收集、分类、整理、保管到存取等过程中都容易出现纰漏，加上管理过程中管理人员可能出现的人为性失误，疏于管理，档案的完备性、真实性以及实际价值意义都会大打折扣，档案管理工作难以开展。

（二）管理岗位工作人员专业水平不足

伴随着现代科学信息技术手段的融入，当前我国事业单位档案管理工作中的复杂性和混乱性问题已经得到初步解决，大量的物力与财力浪费也尽量被避免。但我们应该明确，管理岗位人员才是档案管理工作的决定性因素。第一，多数单位在招聘员工时往往只采用应试办法，只重视其理论知识和办事态度，并没有对其进行综合评测。很多员工缺乏现代信息技术技能，上岗后难以入手，工作质量也较低。其次，多数事业单位忽视档案管理人员的再培养，缺少对档案管理人员进行定期培训。最后，部分管理部门领导干部在进行岗位分配时往往较为随意，不能对手下的干部进行科学统筹，很多并不适合这一岗位的人员被调配到了档案室进行工作，也在一定程度上影响了工作效率的提升，不能做到人才的合理分配。

（三）管理基础设施及管理方式落后

近年来，事业单位管理工作中的各个方面已经开始有意的结合信息化科学手段。但对于档案管理工作来说，信息化管理设备及技术水平的发达程度尤为关键。在客观设备方面，政府采购系统推动下大部分的档案管理设备已经实行升级，但仍有较多单位使用着较为破旧的设备设施。很多单位对上级的政策制度并没有很好的实行，甚至将设备资金挪用到其他方面。另外，现有的事业单位档案管理方式也存在部分问题。一方面，很多单位即使拥有先进的管理系统，但对其的利用程度往往较低，不能充分发挥资源的优势。另一方面，很多领导对于档案管理工作的态度往往只限于保存完整、严格保密，对信息管理缺乏条理性和严谨性，使得下级人员在进行工作时只拆了事，不能尽心尽力，后期需要利用档案时，往往劳心劳力，杂乱无章，这也体现了档案管理工作中混乱的现状。

三、事业单位相关档案管理工作问题的解决策略

（一）加强档案管理重视程度，设置领导小组与部门

在管理部门中建立一个专门负责档案工作的小组是十分重要的。通过领导小组对档案管理工作的日常巡视与纠错，以及对部门人员的定期考核与监督，加强下级员工的紧迫感和责任感。另外，领导干部要主动加强与基层管理人员的沟通，多听取他们的意见和需求。同时，档案管理人员也应该多从工作中发现问题，及时与领导沟通，多提出建设性意见。只有通过双边性的交流，才能全面的促进档案管理工作和单位的发展。

（二）开展管理人员技术培训，改善管理态度与素养

首先，要加强档案管理人员的培训，内容包括档案管理的技巧、理论、修复和档案管理制度的培训。事业单位应结合自己部门相关档案的数量和复杂程度，对档案管理岗位的人员进行针对性培训。其次，在招聘这一岗位的员工时，要提高招聘条件，增大工资待遇，吸引更高水平的信息档案管理人才入职。同时，还要加强对招聘员工的人格评析，档案管理工作一定程度上更加需要严守秘密、认真负责、心细如发的人才，必须严格筛选。再次，因单位实际情况出现相关人员调配时，要对新入职的员工进行专业培训，要以最快的速度、最高的质量使其掌握档案管理工作技能。最后，还要加强档案管理人员的科学意识和信息捕捉能力。一个合格的现代化档案管理部门，必须要从个人做起，要时刻关注当前最新的管理系统更新状况，并尽快的与自身工作进行有效融合。

（三）加快档案基础设施建设，改革管理方式与结构

先进完善的信息管理基础设施，是做好事业单位档案工作的物质基础。针对这一问题，首先是要对单位资金进行合理规划，抽出固定比例的财力购置先进的设备。例如，计算机、文件夹、打印机等硬件设施需要更新换代；信息管理系统、分类整理平台亟待升级改造。其次，事业单位还应该着力改善管理方式。这主要表现为在管理过程中体现现代化理念，通过设置相关安全保障机制；建立档案管理监督体系；制定档案备份与存取安全制度等措施，保障档案管理工作稳定运行。

四、结束语

因此，我国当前的事业单位必须意识到，要想促进单位内部的稳定与发展，档案管理工作是立足之本。作为单位管理者和档案管理人员，必须认真对待档案管理工作，科学管理档案，采取科学有效的解决措施，全面提升档案管理的整体水平与质量，全面提升档案的整体利用率。

参考文献

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