浅析科研机构科研项目档案管理

崔文辉

摘 要：本文较为全面的总结了科研机构科研项目档案管理的特点，详细分析了科研机构的科研项目档案管理中存在的问题，并结合工作经验提出了行之有效的应对策略，重点提出科研机构要把科研项目档案工作与科研项目的整个过程紧密结合起来，实现科研工作与档案工作同步进行，促进科研项目档案工作制度化、科学化以及信息化管理，保证科研项目的圆满完成，这样既能得到科研成果，又可以提高科研机构的整体竞争力。

关键词：科研项目;档案管理;信息化;竞争力

1 科研机构科研项目档案管理特点

1.1 保密性

科研项目档案是保密性很强的，因为科研项目研究属于学科前沿，其研究过程、研究成果均属于较高密级档案。科研机构应给其充分重视，应从立项到验收整个过程，都要投入相应的人力、物力以及财力，要为科研项目研究配备专门的档案室和专职档案人员。科研档案的保密性工作做不好，一旦出现内容或过程泄露情况，就失去了项目自身的研究价值，甚至损失较为严重，这就要求科研档案有较强的保密性。

1.2 现实性

科研项目档案归档之后，主要目的是为了研究、检查等进行查阅参考的，科研活动的继承性和连续性决定了科研档案的线型效用的活跃性，科研档案的现实性特点，使得科研项目档案工作同科技以及生产活动紧密联系，不可分割。

1.3 专业性

科研项目档案主要是记录专业技术领域、专业内容性质的内容，是记录相应的专业技术活动的记录和产物，是在具体专业领域的社会和生产活动中形成的科研项目档案。专业性的特点是实现科研项目档案科学管理的重要依据之一。

1.4 成套性和阶段性

科研项目管理是按照项目立项、研究到验收、推广的顺序秩序渐进、环环相扣的系统过程，在每一个过程都会形成相关的科研文档，立项阶段会有立项文档，科研阶段会形成相关的科研成果文档，最后验收阶段会形成验收文档，这些文档最终形成一套完整的科研项目档案，它们是一个不可分割的整体，这是相对于其他档案最鲜明的特点。

2 当前科研项目档案管理现状及存在问题

科研项目档案管理工作主要是为了确保科研档案资料的来源、质量以及后期的档案利用和使用效率，搞好科研档案的科学管理工作，充分发挥科研档案信息的作用，为科研机构、科研项目服务。管理流程是：档案建立、档案收集、档案整理、档案管理、档案鉴定、制定档案检索程序、档案资料的多方位利用。在当前科研项目管理过程中，档案管理人员基本上是按照档案管理规定办法来开展档案管理工作。随着科研项目的增多，科研机构涉及的研究领域的扩张，必然要求具有更高效率的科研档案管理工作，这样传统的科研档案管理方法和方式已经不能满足当前的需求，因此，科研档案管理的管理方法和方式需要统一，需要适应信息化的要求，将现有的纸制管理统一实现档案管理的信息化，这就要求科研档案管理要进行变革。

2.1 对科研项目档案管理的重要性认识不够

科研项目档案管理是一个全过程的管理，并不是针对档案结果的管理，它是从项目申请、立项、组织实施、验收鉴定的成果申报、推广应用以及最后的档案入库的全过程管理，很多科研机构只重视科研过程，把获取重大成果作为首要目的，对档案管理重视度还不够。部分科研人员对自身科研成果进行私自管理，不愿放到档案管理部门，造成项目档案不完整。部分档案管理人员认为其工作的意义和作用不大，使得他们工作中主动性不强，缺乏责任心和上进心。

2.2 科研项目档案管理还不够规范

由于管理层重视不够，导致针对科研项目档案管理的相关制度不够完善，相应办法不够健全，管理标准化程度不够高。现有的制度规范对现阶段的项目档案管理要求已不适应当前的科研形势发展，因此，势必会影响项目档案管理的规范性。从客观角度来讲，同样会造成大量信息资源利用率不高，进而影响了科研档案管理水平。

3 科研项目档案管理中存在问题的对策思考

3.1 提高对科研项目档案管理重要性认识

随着科学技术的不断发展，科研创新工作也越来越受重视，这对科研机构而言既是机遇又是挑战，在这种情况下，管理层的目光不能仅仅放到项目的成果上，更要认识到档案管理的重要性。一是加强内部宣传，通过会议、日常工作、橱窗等形式进行宣传教育，真正做到从档案管理人员和领导都能充分认识到其重要性;二是加大对档案管理工作的建设投入，机构领导要在人力、物力以及财力方面给予大力支持;三是加大培训力度，积极组织好档案管理相关基础知识的教育培训工作，切实让大家体会到科研项目档案管理的重要性。

3.2 完善制度，规范管理，提高档案质量

档案管理制度是衡量档案管理的标准和法则，严密的档案管理制度可以保证档案的质量和安全，档案管理制度要满足科研机构科研项目档案管理的需要，符合单位的实际情况，也要适应社会发展进程。规范、健全和完善科研项目档案管理制度机制，正确掌握档案收集、整理方法，才能确保项目档案工作有章可循。要严格按照制度要求，对档案信息进行分类及归档等，规范档案范围以及保密期限等相关内容，特别是在科研项目档案验收时更加严格的把好关，按制度、流程进行验收，验收后确保档案质量方可执行档案归档工作。

3.3 加强科研项目档案管理队伍的稳定性建设

由于科研工作不是单一的，它具有广泛性和多元性特点，要求科档案管理人员不仅要具备档案管理相关知识，还要具备其他专业化、现代化技能。为使科研项目档案管理人员掌握相应技能、提高业务素质和能力，切实稳定管理队伍，一是要加大档案业务培训工作力度，提高科研项目档案人员的专业素质，以及涉及的经济、信息技术以及其他综合方面的知识。二是积极在机构内部选拔优秀人员，充实和健全档案管理队伍。三是创新科研项目档案管理新方法，比如，成立小组，指导档案管理人员主动深入档案形成部门，协助做好档案收集、归档工作;将档案管理人员纳入科研项目研发团队，真正融入一线，强化服务意识的同时，培养他们的爱岗敬业、开拓创新等高度责任心和工作作风。

3.4 促进科研项目档案管理信息化建设

随着计算机技术与信息技术的快速发展，管理信息已成为当今社会发展的必然趋势，科研项目档案管理也不例外，要想适应当前发展，必然要摒弃原有的纸质管理，选择信息化管理，充分利用现代手段，实现档案管理信息化，通过便捷的信息检索技术、网络技术等信息资源保护好原件，满足不同利用者对项目档案的需求，实现项目档案信息资源的共享，逐步实现信息的数字化、检索自动化、利用网络化、使用信息接收、存储和利用的一体化。同時，科研机构要把科研项目档案的资源开发和利用作为重中之重，加大信息存储量，发挥科研项目档案的最大利用率。

参考文献：

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