浅谈高校涉密档案安全保密体系的构建

曹叶

摘 要：档案作为最原始的凭证，在高校管理中占据着不可忽视的重要地位，尤其对于高校涉密档案安全保密体系的建设，更成为高校进步与发展的重中之重，只有对档案信息的安全管理工作进一步的完善，并结合当前社会发展的现状，构建安全保障体系，才能实现涉密档案管理工作的有效性。

关键詞：高校;涉密档案;安全保密体系;构建

在我国科技水平日益发达的社会形势下，高校作为人才的培养基地，涉密档案管理工作显得尤为重要，它不仅关系到高校自身的健康发展，也与国家利益紧密相连，只有在实际工作中对涉密档案安全保密管理工作中存在的问题进行分析并予以解决，才能从根本上解决问题，确保高校涉密档案不会发生遗失或泄露现象，实现各类档案文件管理的高效性与安全性。

一、高校涉密档案安全管理工作中存在的问题分析

1.涉密档案与非涉密档案混合管理。随着我国经济建设的飞速发展，高校的管理体系日趋完善，档案管理工作水平也有了全面的提升，但基本的管理模式却仍旧处于传统阶段，缺乏健全的管理体系，就会在日常的安全保密工作中出现漏洞。传统的管理模式只是在涉密档案管理工作中对责任人的管理十分严格，却对于一些档案资料的审核没有进行严格把关，从而出现了涉密档案与非涉密档案混合管理的现象，这种现象也是涉密档案泄露的一个重要原因。比如一些高校并没有为涉密档案购置专门的保密柜，涉密档案与普通档案也没有单独处理或存放，这样的档案管理方式非常容易泄密。

2.档案管理人员保密意识不强。新形势下，各级保密部门加强了对群众的保密普法宣传教育，人们的保密意识普遍得到了提升，但是在网络化、信息化的社会背景下，高校涉密档案泄露事件却是时有发生。从本质上去分析，这些涉密档案的失密泄密，与涉密管理人员的保密意识有着密切的关系。从当前高校涉密档案管理人员的综合素质来看，他们大都没有经过专业的保密培训和学习，对于高校涉密档案管理工作缺乏正确的认识，认为高校只是一个教育机构，“无密可保，有密难保”;一些档案管理人员仍旧使用传统的管理方式，对于档案安全风险的评估不足，因此就会使高校的一些涉密文件或涉密科研成果在不经意间发生遗失或泄露，直接损害了党和国家的安全和利益。涉密档案的整理和保存，其前提是需要对涉密文件、涉密科研成果进行认真而严谨地收集，但在高校档案收集工作中，一些科研人员不积极响应，为了个人的利益不愿意向档案管理部门上交科研成果;一些掌握涉密文件资料的部门，为了工作的便利，也不愿将文件资料整理上交，导致涉密档案收集工作无法顺利开展，涉密档案极不完整，为高校涉密档案管理带来了诸多问题。

3.缺乏先进的档案保密技术。在信息化的社会态势下，计算机网络技术已经被广泛的应用到高校档案管理工作当中，除了简单的纸质档案的保存和管理之外，更多的涉密文件都以电子文档的形式被存储到计算机中，因为网络化档案管理手段不仅方便、快捷，而且操作起来更加简单，但是因为网络系统的不完善性，也给涉密档案的安全管理工作带来隐患。计算机本身就存在着很大的安全隐患，各种病毒、漏洞随时都会对涉密文件进行入侵，高校如缺乏先进的档案保密技术，就不能保障这些文件的保密安全，再加上这些基础设施和运行环境也会对计算机的正常运行带来影响，一旦计算机系统瘫痪，那么就会给档案信息带来不可挽回的损失，所以先进的保密技术也是保障高校涉密档案不被泄露的根本。

4.缺乏相应的档案保密法律法规。为大力推动国家档案事业的发展，国家相继制定了《档案法》及《档案法实施办法》，虽然这些法律法规的颁布为各行各业档案事业的发展发挥了重要的作用，但是面对高校涉密档案工作的严密性，在具体实施过程中，却因为保密工作和档案工作两方面的法律法规在一些概念上缺乏一致性，或理解上出现偏差，又因为监管方式缺乏可操作性或存在不确定性，而未能使相关法律法规发挥应有的实效，致使高校涉密档案管理工作在制度保障上存在一定的漏洞。所以各个高校需要根据自己的特点并结合实际情况，加大对档案安全保密管理制度保障的力度。

二、高校涉密档案安全保密工作的办法和策略

1.提升档案管理人员的综合素质。高校涉密档案安全保密工作的有效性与档案管理人员的综合素质有着直接的关系。首先，要提高工作人员的归档意识，高校管理者可以通过多种形式来对涉密档案工作人员进行培训和教育，这样才能提高他们的档案管理意识，让他们清楚地认识到自己所负担的责任和义务，从而将实际行动投入到档案安全保密管理工作当中。尤其在当今电子商务的时代背景下，高校的档案管理工作也在向着网络化、信息化的方向发展，所以工作人员还需要加强电子文件与电子档案方面的学习，增加计算机及网络系统方面的培训内容，让档案管理人员向着复合型人才的方向迈进。同时还需要加大现代化管理人才的吸纳，补充到档案管理队伍当中，以适应新时代高校涉密档案安全保密工作的发展。

2.建立健全涉密档案管理制度。无规矩不成方圆，要想使高校涉密档案安全保密工作落到实处，就必须要建立健全相应的涉密档案管理制度，这样才能加强对高校涉密文档的管理工作。因为高校涉密档案管理工作涉及的范围较广，从档案的收集、整理到最后的归档管理，整个过程都需要建立相对应的管理制度，这样才能让管理人员充分认识到自己的责任、义务和权利，才能进一步保证档案管理工作的规范性和标准性，也只有形成相应的管理制度，才能使高校各部门相互配合，保证涉密文档能够被妥善的保密管理。

3.提高高校涉密档案的管理水平。在电子化的时代里，高校档案管理工作必须要向着现代化的方向发展，进一步强化网络管理技术，提高对电脑病毒的防范工作，加强防火墙的应用，制定好各项风险预案，并对涉密文档进行严格的管理，提高高校涉密档案的管理技术，并加强对电子档案的保密性管理，防止各种电子文档被不法分子侵袭、盗取，使高校涉密档案丢失或泄露，损害党和国家利益。

三、构建高校涉密档案安全保密体系有效措施

1.达成涉密档案管理共识。在信息化的时代背景下，加强高校涉密档案安全保密工作，就必须要统一思想，完善安全保密意识，这样才能保障档案管理工作的安全性。因为涉密档案对高校建设和高校利益有着直接的关系，一旦保密工作做不到位，就会带来无法弥补的损失，所以高校管理者在档案问题上容不得一丁点的马虎，一定要达成涉密档案管理共识，并且结合高校发展的现状进行相应制度的制定，如《档案人员工作职责》《档案销毁制度》《档案查阅制度》《档案保密制度》等等，安排有责任心的档案专职管理人员去进行涉密档案工作的管理。

另外，特别需要引起关注的是一些高校科研成果的保密管理制度，既要做到安全保密，又要能够充分利用，这样才能使这些科研涉密档案能够充分发挥它们的最大价值，服务于高校的发展，服务于社会的进步。

2.运用现代化手段搭建安全保密体系。必须要坚持国家档案规范为标准，才能搭建一套完善的档案安全管理建设体系，有效地实现高校涉密档案信息资源的共享。比如，为了实现档案管理工作的规范性，高校要在涉密档案基础设施建设方面加大力度，将电子化系统与档案资料的管理结合起来，加快档案管理工作的数字化管理进程，进一步完善其管理制度，对原始储存的纸质化档案资料进行整理和归类，并运用现代化科技手段进行技术性处理，加大资金的投入力度，改善档案设施环境，避免各种病毒的入侵，保证高校涉密文档不会丢失和损坏。

3.协调好涉密档案保密与利用工作。构建高校涉密档案安全保密体系，并不是要单纯的将一些科研成果等等涉密文件保存起来，而是要在做好保密工作的同时，进行有效的利用，让其发挥重要作用。从当前高校档案管理工作的现状来看，大多数高校对于涉密档案的管理都非常重视，却出现了“重保轻用”的现象，大多数管理者为了避免涉密档案流失，而让涉密档案束之高阁，这样的安全保密体系等同于将档案资料变成了一文不值的空文，不仅是档案资源的浪费，更是国家科研成果的一种损失。因此，高校涉密档案安全保密体系的构建必须要兼顾保与用的结合，要在改变传统档案管理理念的基础上，做好档案资源的科学使用，使涉密档案能够在安全保护的前提下发挥其有效作用，达到为大众服务的目的。

4.构建高校涉密档案安全管理团队。只有提高高校涉密档案安全管理的团队建设，保证各项安全管理工作的人力支持，才能保障涉密档案安全保密性能。首先，要加强对工作人员的培训与学习，这样才能够让大家在档案管理工作中拥有工作热情、遵守职业道德。其次，要建立严格的考核机制，对于违反制度的行为，一定要进行严厉的惩处，以维护国家和集体的利益。最后，还要让团队成员明确自己的职责，在具体的工作中必须要严格按照制度执行，保证日常工作的规范性，只有建立一支高效的档案安全管理团队，提高团队成员的综合素质，才能杜绝涉密档案的泄露。

四、结束语

总而言之，在新的社会形势下，高校涉密档案安全保密体系的构建，不仅需要严格的管理体制为其保驾护航，更需要提高档案管理工作者的综合素质，只有建设一支高素质的档案管理团队，才能发挥好档案资源的价值，使其向着规范化、标准化的方向发展。同时，在信息化的时代里，还必须要加强涉密档案的电子化、智能化管理，有效的解决涉密档案安全管理工作中存在的问题，有效保障涉密档案的信息安全，实现高校涉密档案管理工作的实效性。

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