论医院的声像档案管理

尚晓强

摘要：声像档案是具有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体的历史记录。现实中声像档案较容易被忽视。立足单位实际，加强声像档案的安全规范管理是一个很值得探讨解决的问题。

关键词：声像档案;加强;管理

声像档案是一个单位档案的重要组成部分，它是国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是最能客观、其实记载单位发展历史的档案资料。但是由于种种原因，声像档案作为档案管理的一个重要门类内容，在档案管理中较容易被忽视。根据自身档案管理工作经验，并结合医院声像档案管理实际，现就声像档案管理中普遍存在的问题及应采取的对策等进行探讨分析。

一、声像档案管理中存在的问题

1.档案管理人员专业知识欠缺。档案是一项专业性很强的工作，很多从事医院档案管理的人员，以前没有接受过档案专业培训，或仅接受过较短时间的档案管理培训，个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，多数只停留在简单收集保管阶段，导致对声像档案管理心中无数，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，影响了声像档案保管和声像档案寿命。

2.缺少制度制约，声像档案管理不规范。很多医院声像档案一般在办公室或信息科、宣传科等负责医院宣传的科室形成，由于科室人員日常工作繁忙，加上对声像档案管理缺乏重视，归档意识不够，导致重要日常活动资料的拍照、录音、录像等没能及时转存到档案室，丢失或损坏的现象时有发生，由于声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求，如果不及时归档，日后难以追忆其齐全和准确，致使声像档案质量、归档率难以保证。

3.声像档案发挥作用不够。档案管理者对声像档案开发利用意识不够，对归档数量较多的声像档案，一般仅满足于接受次数甚少的査询、借阅，缺乏开发利用动力，或缺乏声像档案专题编研能力，很多虽有开发利用价值却长期处于封存状态，发挥不了声像档案的应有作用，只是简单地存储备用。

4.声像档案管理安防不到位。声像档案的保管有严格条件限制，保管条件比纸质档案要求更严格。目前，只有少数医院配备了声像档案专柜，大多都是将声像档案存放在文件柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等“九防”保存要求，一旦发生问题，将无法补救，造成永久缺失。特别是一些照片慢慢的变黄褪色、底片粘连变质、磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。

二、加强声像档案管理的措施。

1.强化培训，提升素质。档案的专业技能既要在实践中提升，更要注意有针对性的培训。可以采取到先进单位现场参观学习的方式，或者邀请档案部门管理专家来医院有针对性的进行讲解声像档案管理知识，并做现场指导，不断提升声像档案管理人员业务素质和实战能力。不断培养档案专职人员具有一专多能的素质，既能进行摄影或摄像，又能自行开展录像片的编辑，同时还需有一定的文字功底。这都需要高素质档案管理人员去完成，这对档案管理的人员来说是一个考验。档案管理者要明确自身责任，加强专业学习，不断提升自身专业素质能力。

2.全面收集，规范整理。声像档案是各种门类档案中一个不可或缺的非常重要的档案资源，在收集照片工作中要注意把握收集的关键节点：一要规定照片档案的收集时间和质量。档案员在工作中要想在前、做在前，在医院重大活动和事件前，与拍摄人员及时沟通，活动结束后，马上进行收集。这样的直接收集过程可以充分保证照片档案的完整，避免因时过境迁而出现的散失、损毁，从而有效地维护照片档案的完整性。二要力求保证照片档案的拍摄效果，在拍摄时，档案员要事先向摄影人员表达明确拍照的主要意图，以让其注意角度的选择，使拍摄的照片真实、自然、维护历史的原貌。要加强定向采集及重点采集，对于医院的重大活动的照片和录像，应全力做好拍摄工作，并做好录像专题片的制作，同时还要加强专题采集，围绕医院医疗、教学、科研或学术会议等活动，要进行专题拍摄，以备随时查阅。

3.主动作为，确保齐全。档案管理人员应主动深入科室了解情况，及时发现有价值的声像资料并加以收集整理，对重要的资料要随时归档，以防日久被人遗忘，尽可能掌握本单位开展各项主要活动的过程，并对活动的主题、背景、主要人物、时间等有一个深刻的印象，从而对哪些资料是重要应该归档的，做到心中有数，及时催缴，对保证声像档案的归档完整、归档质量有很大帮助。

4.挖掘开发，发挥作用。加强对声像档案管理的最终目的在于提高声像档案的利用率，发挥声像档案的价值。因此，档案管理人员应加强对声像档案的开发利用，使之在不同的领域中发挥应有作用。通过对档案深层次开发，提高档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者服务，同时通过开发利用档案，能为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，为档案管理创造好的管理利用环境。

5.信息手段，便捷高效。医院档案信息量大、类别多，高科技手段为无纸化创造了契机，在保存好原始相片、磁带的同时，采用计算机技术加强对相片、录像带的数字化管理，采用扫描仪将相片扫描，存进计算机硬盘或刻录成光盘，其优点是对相片实物的保护，防止时间过久色彩褪色，方便以后相片编辑、网上传播等;将录像带转为光盘，防止磁带报废，方便今后利用。对影像资料实行数据库管理，可大大减少贮存库房，方便了检索。构筑数字化档案室是今后档案管理的一个发展方向，声像档案数字化对实现档案资源共享、实现网络传播、远程查询，同时对声像档案的保管、延长寿命等都有重要的作用。

6.注重保护，延长寿命。声像档案的保管需要一定的设备投人，要争取单位领导的重视，在经济上给予投入，购置必要设备，改善保管条件，完善硬件设施，从长久保护和利用角度考虑。声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震防光、防火等“九防”要求，应结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭柜单独存放，还要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，构筑一个适应其保管的最佳安全管护环境。

总之，随着医疗改革的不断深入，医院档案管理正面临着深刻的变化，这些问题的出现既为档案管理提供了新的发展机遇，也使档案管理工作面临更大的挑战。因此，医院必须适应社会和单位自身发展要求，不断创新发展思路，提升管理水平，更好地服务于医院各项工作。

参考文献：

[1] 章兰玉. 谈医院的声像档案管理[J]. 兰台世界，2017，（12）：8-10.

[2] 张美庆. 加强医院声像档案管理的思考[J]. 黑龙江史志，2018，（11）：117.

[3] 余俊. 对声像档案管理工作的思考[J]. 黑龙江档案，2018，（3）：106.

（作者单位：昌乐县五图街道卫生院）