现代信息技术下的高校档案管理建设创新与策略

常春玲

摘 要：目前摆在高校档案管理者面前的考验是，如何使高校档案管理工作与信息技术有机结合，从而解决档案管理工作效率低下的问题。不仅如此许多的问题也隐藏在高校档案管理工作建设中。比如对于制定管理机制和人才培养策略的导向，同样关乎管理模式运营、档案资料存储、查询服务质量、管理人员素质提升和促进档案信息资源建设的重大决策。

关键词：现代信息技术; 档案管理;创新与策略

随着时代的变迁，高校教育的重要地位与日俱增，国内的教育体制和教育观念都在改变，进而促进教育事业蓬勃发展。与此同时也对高校档案管理工作的更新推进提出了要求。明确了档案管理工作融入信息化技术的策略，为了应对信息化时代，各个群体对于资料信息的大量需求，与高质量查阅服务的客观事实。但新的技术与旧的管理模式之间的融合也需要不断地探索和发掘。

一、现代信息技术对高校档案管理建设的意义

对于现代信息技术的发展水平，已经研发出了更加高效的智能化程序运营模块与信息网络化共享技术。在以往高校的档案管理中，往往对于大批量不同类型的档案信息会存在存储问题，而信息技术的存在可以依赖网络服务器的形式进行扩充储存量，并且高校可以组织团队，建立本校的数据库，对信息进行汇总录入与分类存储，以便达到更加高效的利用存储空间。不仅如此，利用计算机录入信息，会省去以往大批量手工录入信息时，效率过慢而导致的信息不能实时跟进，从而失去信息的时效性。除此之外，利用信息技术建立的数据库，在查询信息时，可以更加精准与快捷。在数据进行汇总录入之后，学校可以利用信息技术来生成对应档案的数据化报表，可以实现对档案的科学化分析与调查。对于高校档案中提升资料的丰富性与整体性，管理人员可以利用信息技术对于资料进行汇编与整理。与此同时，运用信息技术建立校园局域网，将档案数据进行同步，对学生及老师建立个人账号，设置相应权限，以便浏览相关信息及资料。这样整合档案数据的完备性，可以完成综合利用共享数据资源并提升档案管理工作的效率。最重要的是，随着计算机技术的普及以及信息化时代的快速发展，我国无论是从经济发展，还是教育民生上都取得了很高的成效，这些成果的探索经验是非常宝贵的资源，况且以后的发展道路是不能止步与此的。档案信息的存储正好给了探索者一个借鉴经验与积累成果的媒介。并且档案资料通过信息化技术产生的数据分析，也可以体现总体框架路线的得失。那么使档案管理走上信息化道路的导向已经是时代潮流的必经之路，具有很重要的发展意义。

二、浅述高校档案管理与建设中的问题

目前對于没有升级档案管理模式的学校来说，依然依赖手工的分类整理。这与目前的信息技术发展情况来说是显得格格不入的。信息技术的成果，早已惠及了人们生活的各个方面。光依赖传统的人工管理模式，必然的存在一些不可避免的漏洞与疏忽，从而导致档案信息的错录与丢失。就目前各高校的档案录入与管理的流程中，档案的录入过程过于繁杂，操手人员过多，管理机制不够严密谨慎，这往往会降低部分机密文件的保密性。因为流程的繁琐复杂，导致文件的积累，不能对文档进行保存更新，这就导致了读者查阅时的不便。从安全的角度来讲，从档案的信息储存与传输过程中利用信息技术可以避免外围运输所带来的安全隐患。利用网络化信息技术来传输档案资料，与以往交通人为运输比较，有速度快，预算低的优势。但因为网络的开放性较强，对安全管理尺度的把控，多了很多不确定因素。

例如：对于高校的信息管理系统，网络安全防火墙的级别低，存在许多的漏洞，网络黑客可能会利用这些系统的薄弱点，来攻击档案信息管理系统，从而窃取一些信息，如学者论文以及学校的学术资料，从而导致资源的流失以及学者的损失。不仅如此，网络攻击者还可以利用这些漏洞，来篡改档案资料，影响档案的真实性。同时信息管理系统的运行需要软件与硬件的互相配合，但目前并不是所有高校的硬件设备与软件都能满足实际情况的运营条件。所以设备的落后，也会降低高校档案管理的效率。不仅如此，在后期维护与运营中，相关设备的人员运行预算，与设备升级改造，在不同时期与不同任务中，都要对设备进行调控，这都是一个需要清晰管理条例的工作。这样才能对建设中的问题，进行一个系统化的把控，作为不断改进的前提方案。

三、网络信息技术下高校档案管理建设的策略。

1.新技术时代下的服务模式

在探索高效的档案管理模式过程中，要使信息技术与档案管理机制进行有机结合，将开放新、丰富性、便利性这些信息化技术的优势充分的利用到革新的高校档案管理工作模式中。在信息化技术的帮助下，以往人工管理模式时，存在的手续繁琐，效率低下而使得用户在查询档案信息时感到的不便都会一去不复返。而且利用网络信息技术，使得高校可以通过这个渠道来借鉴国内外高校管理的先进经验，引用网络查询平台，账号实名制度等高效的管理案例，既可以使得用户的档案信息得到保护，也能够提升用户查询资料时的精确性，提高运营效率。减少查阅时的流程，节省时间，和增强档案管理的系统化与条理性。

2.建立与完善的档案管理机制。

完善档案管理的机制运营与划分清晰明了的部门职责分工，对提升高校档案管理效率都起到至关重要的作用。其次要健全相关档案管理工作的其他部门，使其档案管理工作稳中有序的进行。但想要对档案管理机制进行查漏补缺，首当其冲的是要重新编纂档案管理机制条例，明确工作责任制，使得每个管理者各司其职，明确目标，从而优化人才资源的利用。其次要针对性的对于调动管理者的工作积极性，进行奖惩机制制定，对于工作热情高涨，积极进取的管理者，要给予相应的褒奖。但对于那些忙里偷闲，三天打鱼两天晒网，三分钟热度的管理者，可以对其作出警告，再犯者辞退以来示众，明确档案管理机制的公正无私，奖惩分明。然后高校自身也要积极与其他高校形成工作合作，并且要积极促进档案信息资源的共享，避免发生公共资源的空滞。

3.提升档案管理者的综合素质与技术

充分的引进与吸引先进人才，是提升高校档案管理效率的长久之计。对于管理者的资格审查也要制定相应标准，选拔那些有丰富的档案管理经验与能够熟练运用计算机操作的复合型人才。在此之外，这类的人才也要进行系统的培训，使他们具备对信息数据分析和整理的能力，最重要的是要有对档案资料的保密意识。逐步建立起一流的人才资源库，同时高校可以根据学校的资金和实力，来引进国际优秀的档案学者，在学校开设相关的学术专业。也适当的对在职档案管理组织人员进行交流学习，多举办高校之间的培训合作，有利于促进档案管理人才的技术交流。使得档案管理工作的效率与模式不断优化，进而达到一定的先进水平，打造高校档案管理的先行优秀模范。促进档案管理技术大体进入一个不断升级改造的道路。

4.档案管理服务的精准化

在档案管理中，不同的档案资料类型，所需要进行的资源分配与管理性质也不同。对于一些内部含有机密性质的特殊档案资料和普通的学术档案，学校要依据老师和学生不同群体之间的实际需求进行有针对性的设定管理服务条例。与此同时要认识到高校档案是改进学生培养工作及大学生社会声誉的依据与根据。因此也要关注学生成长档案的管理工作进程。教师在教学研究方面的资源调度都是有高校教研档案系统服务。所以高校中的档案服务重点应当给予更多资金去建设和完善档案基础数据库，并且积极做好个性化档案服务数据库，从而提供优质且高效的信息查阅服务。

例如：对于研究生与本科生的需求就是要做好有关硕士、博士与本科论文的查阅服务，从而使得他们在学业上的研究可以更加便捷与高效。但对于其他人群的查阅需求，就要做好续集档案的整理工作，实名制登录查阅，既充分利用资源又保护了资料的储存。

5.加快档案的共享流程建设

时代的快速发展，使得信息技术突飞猛进，高校应该结合当下社会实情与自身师资力量，使得档案数据库的资源更加丰富。同时为社会相关机构以及大学生查询资料提供更加完备的服务。推动数据共享流程的建设，需要学校加大对相关项目资金的投入，使其技术可以得到新的升级改造，同时稳固物质资源的供给。但是在加速档案共享流程建设过程中，要明确的掌控信息共享的权限，使得资源在给定时间和一定范围内利用局域网传播，避免档案资源的流失导致资料的时效性与价值贬低。其次要逐步的将以往的纸质档案录入为电子信息档案，这样不仅节约了储存的成本，也使得资料共享时的便捷性。

四、结束语

高校档案管理相比于其他领域的档案管理，高校的管理工作有其明显的特殊性。首先在服务群体中，高校的目标群体主要为教师与学生，比较有针对性。其次对于储存的档案资料属性上，多为学籍档案、学术论文，教育科研资料和小部分的校史记录。虽然多为文字档案，但价值性很强，需要做的信息安全工作很重要。若只依赖人工管理，工作量大，严密性差，并且档案管理流程负载很大，会导致工作效率低下。因此，采用信息化技术管理与人工管理的有机结合的新模式，可以带来很大的改良，不仅提升了档案管理的效率，也节省和节约了资金与时间，还可以為服务群体提供更加快捷的服务。所以现在的高校管理者应当重视这个问题，并加以改变传统的管理理念，加快档案管理信息化建设的任务与策略。

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