美军档案工作标准及其特点研究

赵屹 段荣婷 程妍妍

摘要：基于对41项有代表性的美军档案工作标准的研究，文章总结了标准的发布特点、内容特点和应用特点。标准发布具有军民融合、分工负责、配套性强的特点；标准内容较为全面，战时档案工作内容明确，具有特定专业档案管理标准，同时与技术发展同步性较强，信息化类标准多，电子档案管理内容普及；标准在实践应用中强制性高、更新快、可操作性强。这些特点启示我们要提高档案工作标准的协调性、针对性和可操作性，深化信息化类标准的研究和发布，强化档案工作标准的宣贯、实施并及时更新标准内容。

关键词：档案工作；标准；标准化；军队；军标；美国

分类号：G271；G279.3

Research on the Standards and their Characteristics of the US Army’s Archives Work

Zhao Yi， Duan Rongting， Cheng Yanyan（National Defense University of PLA， Political Institute of Military Information and Network Consensus Department， Shanghai， 200433）

Abstract：Based on the research on 41 representative US Army’s archives work standards， the release characteristics， content characteristics and application characteristics of the standards are summarized. The release of the standards has the characteristics of military- civilian integration， division of labor， and strong support. The standards are more comprehensive such as the content of wartime archives work is clear and there has specific professional records management standards. At the same time， the standards have strong synchronization with technological development such as more information- based standards and popularized electronic records management content. The standards are high mandatory， fast update， and high operability in practical applications. These characteristics give us the inspirations to improve the coordination， pertinence and operability of archives work standards， deepen the research and release of informatization standards， strengthen the publicity and implementation of archives work standards， and update the standards content in a timely manner.

Keywords：Archives Work； Standards； Standardization； Army； Military Standards； United States

美国的军标内容广泛、技术领先获得国际公认。这是由于美军在各项工作中一直十分重视标准的引导作用，档案工作亦是如此。美军档案工作标准化起步早、发展快，在信息化建设过程中对电子档案管理等信息化標准的制定和应用也十分重视。研究美军档案工作标准及其特点，有助于我国拓展思路、借鉴所长，促进档案工作标准化的建设和发展。表1列举了41项有代表性的美军档案工作标准，其中年度是指标准最近一次修订的年度。

1标准发布特点

1.1军民融合

美军档案工作标准军民融合程度较高，许多标准为军民所互用。

首先，是民为军用，美军档案工作大量采用民用标准。表1中的第22至41项均为军队采用的民用标准。其中19项是NARA的标准，1项是NASA的标准。

NARA是美国联邦政府和军队的档案工作行政管理中心和最高管理机构。NARA指导监督美军的档案工作。美军档案除少量高度机密级别的需要移交到特定的地点存放，多数需要永久保管的档案最终都移交给NARA下辖的国家档案馆或是13个地区档案馆进行管理。因此，美军档案工作需要依据NARA制定的标准进行管理。NARA的标准大部分以指南（Guidance）的形式发布。为了有效指导档案的管理和处置，NARA将这些指南以网络公告（Bulletins）的形式发布在网站上[1]。当前NARA的网络公告板中有28项标准，表1列出其中美国国防部移交军队档案必须遵循的19项。美国国防部在电子邮件管理、社交媒体文件管理、军队永久电子档案移交、共享网络磁盘内容管理等方面必须参照和遵循NARA标准提出的一系列要求。美国国防部的文件保管期限表必须经过NARA批准。

此外，美军还遵循和借鉴不少其他民用标准。表1中的NPR 1441.1D就是一例。NPR即NASA Procedures and Guidelines，意为NASA程序与指南，是NASA发布的标准。NASA是美国联邦政府的行政性科研机构，与军队有密切联系，有些NPR是与其合作的军队单位必须遵照执行的，NPR1441.1D就是如此。NPR 1441.1D规范了组织和行政文件、法律和技术文件、人事文件、供给文件、工业关系和采购文件、运输文件、方案制定文件、程序管理文件、财务管理和监督文件、办公室通用文件等的归档鉴定工作，明确各类文件归档后的保管期限。

其次，是军为民用。美军标准具有军民通用属性。美军档案工作有些技术和理念在美国国内乃至全世界是领先的。基于这些技术与理念之上形成的军用标准因其科学性而被政府部门或非政府团体采用，表1中第2项DOD D 5015.02-STD就是典型代表。

DOD D 5015.02-STD由美国国防部于1997年发布，规范了运用档案管理软件实施军队档案管理的强制性基本功能需求，用于测试和规范电子档案管理系统中电子文件的创建、归档以及电子档案管理等业务活动功能。2002年，该标准第一次修订后发布第二版，增加军队涉密电子文件管理需求和电子邮件管理需求。2006年NARA发布公告，要求联邦政府机构使用该标准。2007年该标准第二次修订后发布第三版，增加了基于《隐私权法》和《信息自由法案》的军队电子档案管理要求，系统间信息转换和互操作功能需求。2008年，NARA更新要求联邦政府机构使用该标准的公告（表1第40项）。2015年该标准第四版发布，增加了国防部首席信息官（Chief Information Officer，CIO）在该标准实施中的职责、云计算与大数据的管理功能需求。该标准在本国乃至世界范围内具有先进性和代表性。

1.2分工负责

美国的军队档案工作标准发布对外是军民融合，对内则是分工负责。其军队档案工作标准不是由统一机构发布，而是由国防部、陆军部、海军部、空军部等分别发布，其适用范围分别是国防部及所属机构、陆军部及所属机构和部队、海军部及所属机构和部队、空军部及所属机构和部队等。

表1中分别列举了国防部、陆军部、海军部、空军部的代表性档案工作标准。以具体指导档案管理的可操作性标准为例，国防部发布有DOD I 5015.02，陆军部发布有PAM 25- 403，海军部发布有SECNAV M-5210.1，空军部发布有AFM 33-363。

DOD I 5015.02明确国防部档案管理程序及职责，规范所有载体包括电子载体上文件创建、维护、使用与处置整个生命周期管理的政策与职能。适用范围为“国防部办公厅、军事部门、参谋长联席会议主席、作战司令部、国防部检察长办公室、国防部各机关、国防部野战单位以及国防部下属所有其他部门”。

PAM 25-403规范陆军档案鉴定、标引、移交、处置等的管理原则与要求，提出档案工作的评估。适用范围为“陆军现役部队、陆军国民警卫队和陆军预备役部队”。

SECNAV M-5210.1规范海军档案创建、维护、使用、处置等生命周期管理规则和流程。适用范围为“海军部长办公室、海军作战部长办公室、海军陆战队司令办公室以及海军和海军陆战队各部门、单位和司令部”。

AFM 33-363规范空军各种载体档案的管理、档案存储的方法和格式，文件管理程序、纸质档案与其他载体档案间的相互转换，遵守档案管理法规政策的最低要求。适用范围为“根据国防部合同在其责任区内产生档案的空军军人、平民、承包商，包括空军预备役司令部单位及成员、平民、承包商，空军国民警卫队和分配给战斗指挥部的不直接响应作战指挥官的空军组成部分；通过合同或其他具有法律约束力的行动完成空军职能的承包商，无论空军合同提供的是档案作业系统还是档案系统的一部分”。

通过分工负责制定各自的档案标准，有助于国防部、各军兵种相关人员理解和把握与自己相关的档案工作，档案管理员明确本职责权范围和工作范畴，达到定位准确。全军的档案业务活动分解落实到国防部和各军兵种，理清档案工作各相关部门的职责与协调关系，以方便运作。

1.3配套性强

美军档案工作标准是一套多维体系，在该体系下形成的标准具有配套性强的特点。

首先，根据制定主体或适用领域，在遵循国家（包括NARA）相关法规标准的基础上，由顶层标准参与单位（包括国防部办公厅、国防部后勤局、陆军部、海军部、空军部的有关局、司令部、办公室、中心和项目办公室及其下属单位等）[2]分别承担分工的标准化归口管理工作，负责标准的编写、采用、协调管理、技术审查、合格鉴定、贯彻实施、检查监督。由于美军标准发布是分工负责的，主体与适用领域不同，所以当国防部发布档案工作标准后，各军兵种也会随之发布。以综合性档案基础管理标准为例，2000年，国防部发布战略层标准DOD 5015.02《国防部档案管理规程》[3]，各军兵种随后都发布了与之配套的战略层标准。陆军的是DA Memo 25- 51，海軍的是SECNAVINST 5210.8D，空军的是AFI 33-322。这些标准内容上是配套的，共同表述了全军档案工作的基本政策。

其次，国防部、陆军部、海军部、空军部等每一体系内的标准从文件生命周期角度可分为全程综合性与阶段性两大类；从内容全面性角度分为通用性与专用性两大类，其中专用性的又根据职能领域范畴进行细分。以国防部为例，其标准细分为如表2所示的主要类别，每一类仍可继续细分。由表2可见，表1第5项DOD M 4140.25 V2属后勤档案管理内容，第1项DOD I 5015.02、第2项DOD D 5015.02-STD属行政管理中档案工作内容，第3项DOD I 6040.45、第4项DOD I 6040.42属于健康工作中涉及到的档案工作标准。其中大多数的档案工作标准应归类于行政管理类，编号在5000～5099数字范围内，不在这个范围内的档案工作标准基本都是专业档案标准。同理，陆军档案标准的编号为数字25系列，海军为5200～5299，空军为33系列。

再次，从形式上，美军的档案工作标准是分层次的，如表3所示。第一层次为战略层的基本政策类标准，主要是为贯彻国会法律、联邦法规、总统行政命令、军队法规而制定的档案工作基本政策和职责；第二层次为战术层的程序方法类标准，主要是为贯彻各类法规和执行战略层标准而制定的具体政策和相关职责以及程序和方法；第三层次为战役层的操作手册类标准，主要是贯彻执行战略层、战术层标准且内容比程序方法类标准更加详细、可操作的标准。其中，前两个层次具有一定的档案法规性质。美军关于同一档案管理内容可能会在不同层次上发布标准，而后配套使用。以海军为例。表1中的第14项SECNAVINST 5210.8D与第16项SECNAV M-5210.1、第17项SECNAV M-5210.2是配套使用的。SECNAV M-5210.1明确了海军档案工作的业务内容与创建、维护、使用、处置等程序，为档案的生命周期管理建立规则。它是与海军部长指示SECNAVINST 5210.8D配套的操作手册，具体执行SECNAVINST 5210.8D所阐明的政策。而SECNAV M-5210.2规范的海军标准主题编码（SSIC）是一套适用于海军的字母符号系统，用于对海军和海军陆战队的档案进行主题分类，与SECNAV M-5210.1配套使用。此外，表1中的第6、7项AI 15. V1与AI 15. V2配套使用。第4、5项DOD I 6040.42与DOD M 4140.25 V2配套使用。第19、20项AFM 33-363与AFI 33-364配套使用。

美军档案工作标准横向上分工负责、纵向上划分层次，内容涉及不同主题，同一主题的标准配套使用，从而构成了整个美军的档案标准体系。

2标准内容特点

2.1战时档案工作内容明确

表1第21项CALL Handbook 09-22是针对陆军作战指挥官专门提供作战档案与数据收集法规标准信息的手册，由美国陆军经验汲取中心（CALL）于2009年发布。CALL成立于1985年8月1日，主要对军队作战的最新概念、战术、技巧及规程、美国陆军战争中各种解决方案进行收集、分析、整合，制定相应的战略、愿景并提供资料。

CALL Handbook 09-22并不是真正意义上的标准，因为CALL不是法定的军用标准发布机构。但是CALL Handbook 09-22是一个汇聚陆军战时档案工作法规标准信息于一体的手册，将包括表1所列的PAM 25-403、AR 25-400-2等众多陆军档案法规标准中与战时档案工作相关的内容集结成册。内容包括：作战档案与数据保管的法定机构，内容与作战档案与数据收集相关的法规标准，各项法规标准中所规范的战时档案工作内容，战时需优先收集的档案要目，战时哪些类型的档案由谁收集后以何种形式交给哪个机构，收集职责及如何收集等。

除陆军外，海军SECNAV M-5210.1第五章专门规范海军战时档案的收集内容、收集机构、保管机构和保管期限。“美军空军条例中也规定了一些战时档案工作的管理方法。”[4]

战时档案工作是军队特有的档案工作内容，通过军用标准说明其业务技术规范，才能保证战时档案收集齐全、战时档案工作顺利开展。

2.2信息化类标准多

美军档案工作标准中信息化类标准数量较多，这主要体现在美军所遵循的NARA标准中。从表1可见，随着信息技术的发展，NARA出台了很多新的标准和规范。关于永久电子档案移交的格式和元数据都有明确的标准（第22、23项）。云计算环境下档案管理和数字身份认证文件管理亦有标准（第34、24项）。有关电子邮件（第27、30、33项）、社交媒體档案（第28项）、电子消息（第25项）、共享网络磁盘内容（第31项）、混合媒体文件（第32项）等新型档案管理都有标准。这些标准颁布及时，使得相关档案工作真正做到标准先行。例如2010年云计算概念刚刚开始兴起，NARA就及时颁布了云计算环境下的档案管理标准。由此，美军向NARA移交电子邮件、社交媒体档案等都有标准有效指导。

2.3电子档案管理内容普及

美军在信息化进程中领先应用各种信息系统并形成大量电子文件，电子档案工作起步早，因而在各项档案工作标准中电子档案管理内容普及。

前文所述DOD D 5015.02-STD是美军范围内，也是世界范围内较早规范电子档案管理的标准，是世界上第一个电子档案管理软件的评价标准。该标准影响广泛。它不仅被NARA采用推广，许多机构和单位都把通过该标准认证的档案管理软件放在优选行列。其他国家例如英国等参考该标准制定了本国电子档案管理标准。

表1中第6项AI 15. V1的1994年版本[5]发布时，就专门有一章《电子档案》，规范了国防部内部机构电子档案的定义、总则、电子档案保管系统、电子档案管理、命名规则、标签、防数据丢失、光盘系统、系统采购与升级等内容。各军兵种的档案管理标准例如PAM 25-403、SECNAV M-5210.1、AFM 33-363等都有类似的专门章节规范电子档案管理。陆军部还专门颁布AR 25-400-2（表1第10项）规范陆军档案信息管理系统（ARIMS）的使用。其中有专门的电子档案保管章节，规范系统中电子档案的管理、电子档案的司法用途以及在电子档案存储中光盘的使用。

2.4具有特定专业档案管理标准

美军针对一些特定的专业档案也发布了管理标准。例如人事档案管理标准。表1第12项AR 600-8-104规范了人事档案以及军事人员信息的管理政策、任务、程序和规则。第11项DA Memo 600- 8-104规范了存储在交互式人事电子档案管理系统中的人事档案的利用，明确利用的政策和程序。再如国防部还发布了与能源物品管理配套的档案保管标准DOD I 6040.45（表1第3项），健康档案管理标准DOD I 6040.42（表1第4项）及配套使用的健康档案医疗编码管理标准DOD M 4140.25 V2（表1第5项）。

3标准应用特点

3.1强制性高

美军的档案工作标准多数是立即生效的强制性标准。尤其是涉及档案收集、移交、处置的职责严格而明确，以确保军队档案收集做到及时、完整、齐全。例如国防部DOD I 5015.02明文要求国防部各机构主管確保根据文件期限表定期移交永久档案。再如DOD D 5015.02-STD属于强制性规定，所有美军机构、部门和基层部队必须无条件执行。标准的推广时间为两年，即标准发布后两年内所有美军电子档案管理软件都要达到其要求。

3.2更新快

美军档案工作标准在执行一段时间后，会根据档案工作发展情况及时更新。从理论上说，一项档案工作标准在执行三年后就应该予以更新，最长不超过五年。前文提到DOD D 5015.02-STD于1997年发布，五年后即2002年进行了第一次修订，再五年后2007年进行了第二次修订，最近一次更新在2015年，内容已经增加了云计算与大数据的管理功能需求。DOD I 5015.02也是如此。该标准于2000年颁布，2003、2015、2017年分别进行了修订。表1中的标准多数都已经历经了几个版本。

3.3可操作性强

档案工作标准是具体指导档案业务管理操作的技术规范，可操作性强是其与生俱来的本质，美军档案工作标准很好地体现了这一本质，标准中涉及具体操作的内容都较为详细。这一点尤其体现在战时档案收集、保管期限表制定和档案移交方法上。

战时档案收集。CALL Handbook 09-22列举了战事紧急时优先保证收集的9类战时文件；战时应定时、定向运送的48种档案以及声像档案、人事档案。例如其中有30种档案应每月运送到该作战单位基地的档案保存区或华盛顿国家文件中心（为提高标准的可操作性，标准中标明该中心的通讯地址为WNRC，4205SuitlandRd，Suitland，MD，20746-8001）进行处理。声像档案发送给美国陆军视觉信息中心主任（地址为JDHQSAV-E-L，Room 1A256，3001 Army Pentagon，Washington，DC，20310-3001），经处理后转给文件中心。

档案保管期限表制定。表1中所列保管期限表NPR1441.1D、SECNAV M-5210.2等，特点都是条款极为详细（例如SECNAV M-5210.1的条款有上千条），分类比较科学，名称较为具体，可操作性强。在其适用范围内，即使是军队业务人员、作战军人等没有档案知识的人员，只要拿起保管期限表，按表索骥，即可确定某一份档案的保管期限。

档案移交方法。AI 15.V1、SECNAV M-5210.1等规范了移交档案给联邦文件中心（Federal Records Center，FRC）的程序。内容涉及移交时间，移交前的检查与准备，涉密文件的降解密与标记，填写SF 135《文件移交与接收》、SF258《移交永久文件给国家档案馆的协议》等NARA制订的各种制式表格，移交电子文件的介质和格式，打包，标记包装箱、运输程序等。

上述档案工作标准及其特点有效保证了美军战时档案收集、档案鉴定、档案移交等各项档案工作的正确、顺利实施，同时也给我国、我军档案工作标准化予以如下启示：一是增加档案工作标准的协调性。它既包括针对档案法规适时发布协调配套的标准以促进法规施行，也包括国家标准、档案行业标准、国家军用标准在档案工作内容上的协调。二是提高档案工作标准的针对性。对于如同战时档案工作、特定专业档案管理等具有个性特点的档案工作，需要有针对性的标准来引导和规范。三是具象档案工作标准的可操作性。达到按标准索骥即可完成相应业务技术工作。四是深化信息化类标准的研究和发布。进一步统一和规范电子文件的创建、归档以及电子档案管理等业务活动。五是强化档案工作标准的宣贯、实施，及时更新标准内容。

注释与参考文献

[1]NARA.NARA Bulletins[EB/OL].[2019- 07- 06].https：//www.archives.gov/records-mgmt/bulletins.

[2]孟繁巍，商兴华.美军标准化工作的研究与思考[J].船舶标准化工程师，2018（1）：8-11+48.

[3]DOD 5015.02于2000年发布时为指令（Directive）属于战略层标准，后改为指示（Instruction）属于战术层标准。文中描述其可操作性时是指DOD I 5015.02。

[4]周胜利.美军档案工作研究[M].北京：军事科学出版社，2014：181-182.

[5]该标准最早为1981年发布，由于笔者没有收集到1981年版本，最早只能追溯到1994年版本。