浅谈高校新闻照片档案的科学化管理

摘 要：高校新闻照片档案的科学化管理，是以学校云盘网络作为管理的工具，通过云盘网络平台实现一次性可控的全过程新闻照片档案的归档、整理、保存、鉴定和利用，从而保证了高校新闻照片信息资源的完整和新闻照片的质量。实现归档新闻照片档案的“一次输入，终身利用”，减少重复操作及投入，有效提升高校新闻照片档案归档及利用工作效率。

关键词：高校新闻照片;档案;管理;

高校新闻照片是学校的宣传部门新闻记者在新闻采访过程中形成的具有保存价值的摄影图片资料，同报道、通讯一样，能真实、直观的反映新闻事件的真相，比文字材料更生动、形象真实的发映出新闻事件的场景，是新闻报道中书面文字的重要补充，具有不可替代的作用，可以说在新闻事件中是画龙点睛之笔。学校新闻报道如果缺少了照片的直观感受，就会使整个新闻过于苍白无神，正是有了新闻照片，才赋予新闻报道活力与生机，令读者产生更深刻的印象。学校的新闻照片没有任何修饰的承载着学校历史的记忆，记录着学校辉煌历程的难忘瞬间，透过新闻照片追寻记忆的时光，不忘学校的初心，牢记学校的使命，铭记学校的昨天和今天，具有重要的现实意义和历史价值。

随着社会的进步发展和现代信息技术的飞速发展，新闻摄影器材也随之不断更新换代，高校新闻报道形成了固定的模式和标准，文字和照片不可或缺。每个新闻报道都要配上照片，由此产生越来越多的照片，因而，高校新闻照片也随之成为新闻照片档案，作为档案信息资源的一部分，做好高校新闻照片档案的管理是高校档案归档范围之一，如何对高校新闻照片科学的归档和进行高效管理，更好的提供利用服务工作，应从以下四个方面进行。

一、广泛收集，丰富内容

（一）首先，新闻照片档案收集工作是高校新闻照片档案得以归档的前提和基础，也是最关键和重要的环节，新闻照片形成的特殊过程也是新闻照片档案收集的难点。因此，掌握新闻照片档案的特点对收集工作至关重要，通过实践，新闻照片呈现有如下三个方面的特点：

1.高校新闻照片内容发布分散、难以集中。高校新闻照片产生于不同的部门和人员，有学校官方网站的新闻报道、有学校官方微信公众号的、有学校报纸刊物的、有行政部门和二级学院的众多子网站和微信公众号，每年数量庞大并且分散不集中，不利于收集，容易遗漏，给新闻档案收集工作带来了一定难度。在新闻照片产生的过程中，如果宣传部门或者二级学院的新闻工作人员因遗忘或不及时整理、汇总、备份、保存就会出现遗漏甚至丢失的情况，最终导致归档新闻照片不完整，造成新闻照片档案的损失。

2.高校新闻照片来源广泛。高校新闻照片的收集渠道众多，不同单位和作者的新闻照片丰富了归档范围，但也给新闻照片的收集带来了一定难度。既有宣传部门的专业摄影记者报道的新闻照片，也有文字报道的记者拍摄的新闻照片，还有二级学院记者的新闻摄影照片，更有师生个人拍摄记录的学校新闻事件的照片，新闻照片来源呈现多元化趋势。

3.高校新闻照片载体多样化。有磁盘、数码相机、手机、硬盘、优盘、光盘等各种载体，随着储存量的增大，近年来使用最多的是光盘载体，针对五花八门的不同的载体，新闻照片的归档也要采取不同的方式方法，给新闻照片归档增加一定的难度。

（二）要做好高校新闻照片档案的收集工作，应从学校层面要重视档案工作、建立责任体系，安排专人负责新闻照片档案的收集工作、划定归档范围、提高档案意识、协调统筹各部门四个方面开展。

1.学校层面要重视档案工作，特别是新闻照片档案的工作。档案工作作为学校工作中一项密不可分的工作，学校应该从场馆建设、人员配备、技术设备投入、资金投入等加强新闻照片档案工作的建设，确保新闻照片档案工作能发挥其人才培养、科学研究、社会服务、文化传承、国际交流等功能。

2.建立责任体系，安排专人负责新闻照片档案的收集工作。按照谁“谁主管、谁负责，谁实施、谁担责”的原则，将责任落实到各个宣传部门和二级学院的各个负责人，各负其责，建立全过程的责任追究机制，形成完整的责任网络体系。同时新闻照片档案的收集工作必须由专人负责参与跟踪全过程，在宣传部门或者二级学院的新闻工作者要配备专人负责新闻照片档案的收集，并且相对固定岗位，如果岗位人员频繁变动会使新闻照片档案的收集工作中断，最终影响新闻照片档案的收集。因此人员变动时要有明确规定。

3.制定科学的新闻照片归档范围和标准。制定范围和标准是新闻部门“有法可依、有法必依”的前提，是新闻照片档案完整收集的标准。档案馆应根据国家有关新闻照片档案归档规定，结合学校实际和部门实际，征求宣传部门和二级学院的意见，统一认识，明确职责范围，制定出具有可操作性的新闻照片归档标准，使新闻照片收集工作标准的实施真正落地，让一线新闻工作人员在工作中“对标对表”执行。确保从新闻照片的产生开始就达到规范操作。

4.提高新闻工作人员的档案意识。新闻照片是在新闻采访报道中形成的，依据国家相关档案管理规定，新闻工作人员应主动履行职责，及时整理、储存并移交到档案馆。一是档案馆应主动对接相关部门，提高他们认识到新闻照片归档的重要性，树立档案意识，重视新闻照片档案的归档。二是档案馆积极组织和开展档案工作业务专项培训，使全体新闻工作人员普遍认识和掌握新闻档案归档规则和流程、规范归档。从而保障了新闻照片在源头上的归档质量。

5.协调统筹宣传部门及二级学院，确保新闻照片档案完整归档。新闻照片从产生到加工、报道、整理、归档，每一个环节都会影响到照片的完整和质量，档案馆在整个过程中应加强工作方法上的指导和质量的监督，确保每个环节上不出差错。同时，建立奖惩机制和制定相应的档案工作考核体系，明确岗位职责，与绩效挂钩，充分调动新闻工作人员的积极性，鼓励更多新闻工作人員在新闻照片归档工作中做出成绩，保障了新闻照片档案的归档工作在质量上的提升，从而为新闻照片档案实现资源共享做好充分准备。

二、对标操作，规范归档

新闻照片要按照一定规定规范收集整理后归档形成新闻照片档案，因而新闻照片的质量就是新闻照片档案的质量，规范新闻照片的收集整理很重要，必须按照新闻照片的不同存储方式和载体对标整理，严格把好质量关，为以后新闻照片档案的查询利用打好基础。

我国颁布档案行业标准的与新闻照片档案相关的文件有《照片档案管理规范》、《电子文件归档与整理规则》等都为规范新闻照片归档提供了规范和标准，依据档案行业标准的要求，运用相应的方法，达到新闻照片归档的规范化要求。一般新闻照片必须要照片和文字说明都要齐全。首先照片的格式必须按照档案行业标准如：JPEG、MPEG、TIFF、AVI等标准格式保存;其次文字说明要包括时间、地点、人物、事件、摄影者（责任者）等五要素，并且电子照片的文字说明要和照片放一起呈现出来，比如可以在电子照片上命名文字说明，以利于日后快捷查询;最后要对电子照片的存储介质进行安全性、有效性的检测，防止出现病毒感染导致新闻照片损毁，确保新闻照片档案的安全。

另外在进行新闻照片归档的过程中，还要鉴定新闻照片的真实性，特别是其他途径来源的照片。随着现代科学技术的飞速发展，运用计算机修图软件对照片做手脚，涂改、修饰甚至改头换面的照片屡见不鲜。歪曲事实、弄虚作假、混淆视听，不仅损害了新闻的公信力，还影响了新闻照片档案的真实性，让历史真相造成难以弥补的遗憾，给后人传播了错误的信息。因而要把好新闻照片鑒别关，仔细甄别照片是否有过技术处理过的痕迹，图像是否正常等进行认真分析鉴定，确保新闻照片能真实、客观反映新闻事件。

三、网络管理，提高利用

实现高校新闻照片的网络化管理，是保持新闻照片完整性的重要措施，是提高新闻照片档案利用效率的基础。利用效率的提高是新闻照片档案实现充分利用的价值体现，也是新闻照片档案管理的根本目的，从新闻照片档案中充分挖掘、深层开发出不同历史、年代的照片和照片背后的历史故事，紧密结合社会时政热点，利用新闻照片讲好学校故事，传播学校校园文化，将学校精神代代传承。真正发挥档案的存史资政、服务育人的作用。国家的相关档案的法律法规也有明确要求：“科学管理、便于利用，确保安全、实现管理现代化”。

高校新闻照片档案的科学化管理，是以学校云盘网络作为管理的工具，通过云盘网络平台实现一次性可控的全过程新闻照片档案的归档、整理、保存、鉴定和利用，从而保证了高校新闻照片信息资源的完整和新闻照片的质量。实现归档新闻照片档案的“一次输入，终身利用”，减少重复操作及投入，有效提升高校新闻照片档案归档及利用工作效率。

云盘网络平台是一个资源共享的平台，既可以实现新闻照片的归档，又可以同时实现新闻照片档案的利用，更能方便快捷的提供查询和利用服务。宣传部门、二级学院可以将按照规范标准整理好的新闻照片上传归档到云盘网络平台，实现新闻照片快速归档。档案部门、宣传部门、二级学院三方都可共享云盘网络平台归档新闻照片资源，又可以提取新闻照片的历史素材进行开发和加工，快速紧跟社会时事热点，积极参与到学校建设各个方面，发挥档案服务功能，大大节约了查询和利用的时间，实现档案远程利用服务的高效化、便捷化。新闻照片的网络化管理，体现了档案工作围绕学校中心、服务大局的根本宗旨和服务职能。，

四、创新思维，提高素质

科学技术的发展进步，促使高校新闻照片档案管理的方式方法的改变。习近平总书记曾多次强调过解放思想的重要性，“解放思想永无止境”，“没有思想大解放，就不会有改革大突破”。面对层出不穷的新生事物，作为高校档案管理人员责无旁贷，需要进一步解放思想，用创新的思维和办法应对、解决前进路上的新情况、新问题。必须要与时俱进，转变观念、创新方法，在新形势下，新闻照片档案管理要从实体档案到信息化、数字化档案发展，从相对简单的物理控制到人工智能化辅助发展，从被动的参与到主动的融入学校各项事业发展中去，不断提升服务的质量和效率。

新形势的变化和定位给高校档案管理者提出了更高要求，应从以下几个方面进行创新和改革：一是在提高站位上，改变本位主义的思维习惯，树立全校一盘棋的思想观念，汇聚共同发展的发展之路。档案工作是学校工作的一部分，要跳出档案看档案，把档案工作置于发展大局中去谋划，做到围绕中心、服务大局。牢记学校办学使命，坚持档案与育人相结合，全面落实立德树人根本任务。二是在技术性上，现代科学技术的发展，要求高校档案管理人员具备全面的先进的科学技术知识，熟悉掌握网络化管理的操作及对不断更新换代的办公设备的熟练运用和操作。三是在全过程上，新闻照片档案从产生、收集、到归档全过程每个环节都是密不可分的，其中任何环节都会影响到最终新闻照片归档的质量，这就要求高校档案管理人员要有全局意识，要提前介入，对宣传部门人员进行指导和监督，及时发现新闻照片归档过程中的问题并采取对策，妥善处理。四是与相关部门的协同合作上，新闻照片的云盘的网络化管理，使得新闻工作和档案工作更加紧密联系，宣传部门将照片加工、收集、上传到云盘网络等业务工作会逐渐对云盘网络产生依赖，为此，高校新闻照片档案管理者就要熟悉整个操作过程，全面掌握各项工作进展，及时追踪、了解重要新闻照片的背景，为深层次加工挖掘新闻素材奠定基础。

因而，在新形势下迫切需要高校档案管理者必须解放思想、转变观念、更新知识、提升素质、担当作为。一是改变一劳永逸的思维习惯，树立终身学习的思想观念，不断锤炼、提升自我，加强知识信息化和管理现代化的学习，运用新技术创新高校新闻照片档案工作;二是加强组织培训，对新闻工作者进行新闻照片档案收集、整理的培训，促进其思想观念的转变，操作能力的提升;三是要准确地把握新的形势变化，新时代、新作为，要深刻理解档案工作所面临的新的机遇和挑战，充分理解档案工作的重要性和勇于担当新闻工作在档案中所承担的责任。

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作者简介：

赵善栋（1982-），女，广西钦州人，助理研究员，北部湾大学档案馆档案管理员，研究方向：档案管理。