计算机办公自动化技术应用与研究

朱元　沈婷

摘 要：随着科学技术的不断发展、计算机的广泛应用和信息化的飞速发展，办公自动化技术的设备和设施均得到了更加科学的发展。如今办公自动化逐渐应用于各个企事业单位和机关政府，成为工作效率较高、工作误差较小的重要办公方法。

关键词：计算机;办公自动化;企事业单位;政府机关;工作效率;工作积极性

1 信息技术和办公自动化的概念

1.1 信息技术的概念

信息的获取、传送、检测、处理、分析和使用便形成了信息技术。管理和处理信息是信息技术的主要作用。它之所以被常称为信息和通信技术或者是现代信息技术，是因为它是由传感技术、通信技术、微电子技术和计算机技术结合而形成的。

1.2 办公自动化的概念

随着计算机技术以及整个网络技术的日益发展，便有了办公自动化的概念，所以可以理解为办公自动化是计算机技术发展的产物。对于办公自动化而言，它是一个整体的系统，整体中可分为操作人员和计算机本身;在这个整体的系统中，操作人员和计算机是不可分割的。办公时，计算机里的软件与硬件设备都必须确保齐全，这为操作人员提供了方便。

企业基于计算机实现办公自动化提高员工工作效率、保证员工工作质量的同时也实现了对企业组织与管理机构的优化，并带动企业的经济，让企业在竞争中站稳脚跟。

2 计算机在办公自动化中的应用

计算机的应用已经达到普及的情况，如今办公自动化逐渐实现无纸化办公、低能低碳环保式办公，因此计算机办公更加具有优势，并且特点极为明显。应用计算机的优点为：

2.1 管理范围广：人员管理层面，对一个较大的机构实施有效的管理较为重要，但对于一个良好的管理者不可能做到全面掌握每个员工的情况和资料，应用计算机管理可对每个员工的资料进行详细全面的记录，并且随时调取，方便于人事管理。工作效率的层面：更加缩短工作时间，对于某个部门已经完成的工作可进行时时监管，督促并且检查已经完成工作情况，争取对每个员工的工作均能够做到有效的监管。物资层面：对于机构内部的物资进行详细的登记后，随时随地均能够对本机构的物资情况进行良好的监管，并且依据本机构的实际情况进行适宜工作的安排，提高机构物资储备情况的监管。

2.2 操作时间短：对于机构内部的一切情况进行时时的监管，并且操作时间短，减少浪费在命令传达时间，例如进行银行汇款或是货物的调配，传统上需到银行转账、或是去仓库进行货物调配的通知，但进行计算机管理后可直接应用计算机和网络银行进行转账汇款，操作时间仅仅3-5分钟;网上下达货物调配的命令，并且对库存情况进行修改，较少人力和物理，缩短货物调配时间。

2.3 缩减成本：对于计算机的应用已经普及到每个员工和公民，因此在办公自动化的实施中，基本每个人均能够更好的进行计算机的操作，并且减少人员的配备，缩减用人成本，例如利用计算机进行办公，从前手工绘制的建筑图纸在进行可行性分析时，应联同多个专家和业内人士进行讨论和分析，如今只需进行计算机绘制后，进行相关图纸的检测，对可行性进行评估和分析[2]。相关统计学资料，传统为多个工作人员进行数据的汇总和分析，应用计算机输入相关数据后自动进行统计学分析，准确度较高，更大限度的减少工作人员的因素导致误差产生。

2.4 减少工作错误率：实施计算机办公自动化后对一些文件和同时，能够最大程度的避免在抄写和下达的过程中发生偏差，减少工作中重大错误的发生比例，例如在工作汇总中工作软件是依据正常逻辑和思维进行设计的，较为严谨一点发生错误则导致无法保存或是出现无法正常继续统计分析的情况发生。能够更加有效的降低在工作汇总发生低级错误。

3 计算机在办公自动化中的重要性

目前计算机已经成为办公自动化主要使用的办公设施，伴随计算机广泛应用的开展，办公室内大部分的工作均由计算机完成。较多的办公文件的制作、整理和编辑均由计算机完成，同时伴随计算机技术的提高，大部分工作者对于计算机的依赖性越来越严重。现在某个时间段，发生停电或是停止使用计算机办公，较大部分的办公机构均会停止运行，或是无法正常工作。例如：某物流公司采用计算机管理后，工作效益显著增加，某天突然间计算机总机中毒，整个网络监管瘫痪、工作停滞、车辆的调配紊乱，无法正常工作，在计算机工程师恢复正常的系统后物流公司才恢复正常的工作和运转。影响工作效率的同时明显降低物流公司的收益和信誉度，直接间接的影响物流公司的经济收益。现在无论在任何岗位和任何机构部门，均不能离开计算机的应用和管理，因此计算机技术对办公自动化的实施具有重要的作用。

4 办公自动化未来发展趋势

4.1 应用视频技术的广泛使用

近年来，压缩技术和视频技术发展迅速，使用方面主要体现在聊天、工作会议上，通过摄像头能够清晰地看到对方，识别对方的表情，为沟通和交流提供了便利。在技术不断的改进下无线视频技术必定能发挥重大作用。这种技术能在交流和沟通方面提供便利，同时也能节约时间、提高工作效率。

4.2 无线办公环境

網络技术的高速发展下，无线WIFI已经企业中基本实现。但现在无线WIFI区域覆盖不全面，未来随着WIFI技术的不断改进，将实现无线办公环境，覆盖面积将越愈加大。例如：酒店、饭店、机场、家中等等。在安全方面，根据企业会设置相应的应用程序，确保用户的拥有权。无疑，无线办公环境的实现能让办公环境得到改善，并提高工作的效率。

4.3 灵活的工作程序

我们拿电子传输和纸质文件传输作比较，可以得出结论电子传输的速度是非常具有高效性的。不仅如此，电子传输还是集文字、音频、视频于一体的优良传输技术。这种技术不仅丰富了文件传输的形式，也为计算机节省了很大的空间。

4.4 办公的非专业形式

随着商务环境的发展，对于一些办公软件，一般的工作员工是都很容易掌握，如果办公自动化能够得到完善，让一般的工作员工通过数据和知识的输入，然后制作出相应的文件，上传网络，让文件能够得到快速的传输效果。或许，质量方面是我们所欠缺考量的，但在数量上，绝对是一个全新的破图口。

5 结语

OA智能化即利用知识库和各种专家系统实现决策支持、电子秘书、预测和战略规划及自然语言理解等。它需要以大型知识库为基础，解决非结构化或半结构化方面的问题。今后OA信息系统的发展将是把各种办公服务集成于一个统一的应用环境中，自动地、智能地向用户提供综合管理服务。目前OA系统的智能化程度还比较低，它的进一步发展还取决于人工智能技术的突破[4]。

综观世界OA信息处理技术的整个发展过程，以及当今各种先进的计算机技术、网络技术和多媒体技术日益应用于OA中之趋势，可以想象，未来OA的发展将走向集成化、多媒体化、无纸化和智能化。

参考文献

[1]赵军，刘福春，基于Ofbiz与工作流的办公自动化系统[J].吉林大学学报（信息科学版）.2004，22（6）：625-630.

[2]吕董惠文，李国喜，龚京忠，等.基于LotusDomino/Notes的企业办公自动化系统应用研究[J].计算机应用研究.2002（19）：105-107.

[3]赵文.办公自动化基础教程[M].北京：北京大学出版社，2006.