事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

陈子恺

[摘 要] 本文首先从人员素质水平、方法现代化水平、建设重视程度三个方面入手，分析了事业单位档案管理信息化建设中存在的主要问题；其后，围绕提升管理团队综合素养、实现管理方法优化转变、强化管理配置投入力度三个角度，提出了事业单位档案管理信息化建设相关问题的可行解决措施。

[关键词] 档案管理工作 信息化建设 信息安全

中图分类号：C962 文献标志码：A

事业单位作为国家设立的服务型机构，承担着极为重要的社会服务职能与政策落实任务。在事业单位的运行发展过程中，做好各类档案文件的管理与保存，对提升事业单位工作效率与质量具有重要作用。

一、事业单位档案管理信息化建设存在的主要问题

（一）事业单位档案管理人员的整体素质水平有待提升

现阶段，虽然大部分事业单位的档案管理工作已实现了现代化转型，各类信息设备在很大程度实现了人力资源的优化节约。但从根本上讲，人才依然是档案管理信息化建设的核心元素。从当前来看，事业单位档案管理人员团队的整体素质水平仍处在较低水平。一方面，相关人员在专业能力、技术素养上存在欠缺，其工作素养通常只能满足基本的档案信息采集、分类与储存，并未保有良好的技术开发能力和工作创新意识，进而导致档案管理质量长期处在同一水平上，无法实现现代化、动态化的优化提升；另一方面，事业单位档案管理团队大多由其他部门人员调配组成，使得人员在缺乏系统化岗位培训的同时，未秉持端正的工作态度，而将档案管理视为“闲职”。这样一来，基于人类意识对行为的决定作用，相关人员实施的工作行为也较为散漫、模糊，最终导致档案管理的实施与建设流于表面[1]。

（二）事业单位档案管理方法的现代化水平有待提升

现代化的信息技术设备只有与现代化的工作方法相互匹配，才能发挥出应用价值的最大化。但从当前来看，事业单位档案管理工作并未实现良好的方法结构转变，仍然沿袭传统中纸质化、手工化的档案管理方式，仅将计算机设备作为档案信息登记、查询的辅助型操作工具。在这样的工作方法下，纸质档案经常会在保存过程中出现文字淡化、页面缺损甚至文件损毁的情况，增加后续查阅工作中档案信息的获取难度。

（三）事业单位档案管理信息化建设的重视程度有待提升

档案管理信息化建设的成果质量，在很大程度上取决于档案管理系统、信息化管理设备的投入水平。此时，若事业单位领导人员并未对当前社会下信息化的工作需求做出感知理解，把档案管理信息化建设视为时代趋势下的形式主义产物，进而疏于这一建设领域中人力、物力、财力的足量投入，将无法为档案管理信息化建设提供完备的资源支持，事业单位档案管理的信息化水平也就很难得到切实强化。

二、事业单位档案管理信息化建设问题的解决措施

（一）科学提升档案管理团队的综合素养

事业单位档案管理信息化建设的优化发展，必须要落实到“人”这一元素上。具体來讲，可从以下几个方面入手，实现档案管理团队综合素养的提升：

首先，要秉持“走出去”与“引进来”相结合的人才培养策略。一方面，事业单位应围绕原有档案管理人员实施“走出去”的培养策略，积极与优秀的教育机构、组织部门达成合作，定期派遣档案管理人员进入高校图书馆、企业档案部门、地方档案局等环境中进行交流学习，从而为档案管理人员提供充足的眼界拓展与技术学习支持，引导档案管理人员形成现代化、信息化的工作素养。另一方面，为了改善档案管理工作“调任拼凑”的人员应用状态，事业单位还应通过学校合作、社会公开招聘等方式，吸引档案管理、计算机应用、大数据技术等专业的优秀人才加入档案管理队伍中，为档案管理信息化建设中的系统维护与工作创新夯实人力资源基础[2]。

其次，要致力于端正档案管理团队的工作态度和思想意识。意识决定行为，档案管理人员只有秉持积极的工作状态和严谨的工作思想，才能持续实施最佳的档案管理信息化建设手段。据此，事业单位在组建档案管理团队时，要结合政治理念、生活作风、责任意识、既往表现等多项指标，对人员进行严格筛选。其后，还应定期通过案例分析会、工作研讨会、传统文化教育活动等多种形式，引导人员对档案管理信息化建设涉及的法律、文化、岗位价值等知识内容进行全面掌握与深刻理解，从而营造出良好的教育文化氛围，提升档案管理人员的工作积极性。

最后，要实施合理有效的工作激励手段。为了进一步强化档案管理人员的工作质量，保证档案管理信息化建设工作落到实处，事业单位还应实施具有实际性、约束性的工作激励手段。一方面，应将档案管理工作质量与人员薪资水平直接挂钩，结合档案管理目标与实际成果表现，对相关责任人实施赏罚有度的奖金调整手段。另一方面，还可定期开展“优秀档案管理工作者”“员工劳动模范”等称号评比活动，并设置多层次的奖品内容，从而在事业单位内部营造出创先争优的良性竞争氛围，为档案管理人员高涨工作热情的形成与保持提供驱动支持。

（二）全面实现档案管理方法的优化转变

在信息化建设的过程当中，档案管理人员要加快转变传统的工作思想，将先进的数字技术、软件管理应用到档案管理活动当中。具体来讲：

第一，要完成档案信息由纸质化向数字化的载体转变。在日常的工作当中，档案管理人员应致力于在事业单位内部创造信息便利，引导其他部门在制作、提交纸质版工作文件的基础上，形成电子化、数字化的文件处理习惯，从而降低档案管理工作的信息转化难度。同时，对于现存的纸质化档案，档案管理人员需要应用扫描设备、录入设备等信息化工具，将文字内容转化为数字信息，并保存在计算机系统当中。

第二，要完成档案管理由手动化向自动化的模式转变。一方面，可建立档案管理网站，将网站与事业单位内部网络进行联动。在网站的支持下，各部门人员既可通过网站的检索模块，进行档案文件的快速查询、下载与应用，也可通过网站的上传模块，将新文件、新信息上传到网站数据库当中，进而实现档案信息的互通共享；另一方面，可将ERP、东软SEAS等办公软件产品应用到事业单位的档案管理信息化建设当中，从而帮助档案管理人员在一体化系统的功能支持下，实现档案信息的高效采集、快速分类与安全存储，为档案管理工作的信息化发展创造便利条件。同时，在档案管理系统的应用背景下，档案文件将实现由独立化向云端化的数据存储转变，进而在很大程度上保证信息内容的精准性和长效性，降低传统中因字迹淡化、文件破损等情况引发的负面影响[3]。

（三）充分强化档案管理配置的投入力度

“巧妇难为无米之炊”，档案管理信息化建设必须有完善的配置基础作为支持。对此，事业单位领导人员应明确重视档案管理信息化建设的必要性，加大资金资源的投入力度，积极引进档案管理工作必要的信息化应用设备，如电脑、刻录机、打印机、扫描仪等。同时，还应结合当前的设备投入情况，组建专业的设备维修与保养团队，从而进一步提升档案管理设备的应用质量，为档案管理信息化建设的高效稳定运行提供保障。

此外，事业单位档案管理工作涉及人事档案、文件档案等档案类型，包含业务合同、政策文件、职工信息甚至国家机密等多种信息内容。这些档案信息一旦发生丢失或泄露，会对事业单位及相关人员造成严重的后果影响。但从当前来看，大多数事业单位档案管理人员在面对信息安全风险时，仅围绕事后处理开展工作活动，存在很强的滞后性和表面性，不利于档案信息的安全稳定保护。因此，在强化档案管理配置投入的过程中，事业单位还应围绕信息安全这一主题，搭建起高等级的网络安全防护系统，并聘请高端的专业技术人员进行后台维护，从而保障事业单位档案不被泄露或窃取。

总而言之，要想促成事业单位档案管理信息化建设的切实发展，就必须要做好人员、设备、机制等多方面的全面优化。一方面，事业单位要加大资源投入力度，为档案管理工作提供充足的信息化基础支持。另一方面，档案管理部门内部也应做出变革，实现人员素质与工作方法的同步提升。

参考文献：

[1]宋林静.浅谈事业单位档案管理信息化建设的意义和方法[J].河北企业，2019（06）：47- 48.

[2]黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程，2018（14）：209.

[3]夏巍.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].科技创新导报，2018，15（05）：218- 220.