论建设项目档案专项验收中的普遍问题及应对做法

黎丽春

[摘 要] 建设项目档案专项验收合格是项目竣工验收的前提条件。建设项目档案专项验收主要是审核建设项目档案完整、准确、系统、有效情况，项目档案管理是否与项目建设同步。近年来，笔者跟随档案专项验收组参加一些实体企业建设项目档案管理专项验收工作时发现，企业在建设项目档案专项验收中都普遍存在一些问题。因此，企业必须了解档案在专项验收中容易出现的问题，才能在建设项目档案收集、整理、归档等档案管理过程中采取有效的做法加以应对，使建设项目档案专项验收顺利通过。

[关键词] 建设项目 档案专项验收 普遍问题 应对做法

中图分类号：G271 文献标志码：A

《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收[1]。因此，建设项目档案专项验收是项目竣工验收的必备条件。项目档案验收中档案应当齐全、完整、准确、规范，但在实际档案专项验收中，经常会发现建设项目档案不全、不准、不规范等问题，下面从建设项目档案验收中出现的普遍问题及应对做法进行阐述。

一、建设项目档案专项验收中的普遍问题

（一）项目档案基础管理方面

项目档案管理制度不完善，档案管理工作纳入相关人员的岗位责任制力度不够，对参加单位及参与档案管理相关人员缺少有力的考核措施，在签订相关合同时，虽然在合同条款中提到档案管理工作，但是对项目文件材料的收集、整理和归档要求不明确，控制措施少。

（二）项目档案的齐全完整性方面

（1）因人员流动性大，项目文件收集等制度执行不严，文件材料遗失和缺失，造成项目档案归档不够齐全和完整。

（2）在办理移交时，缺少施工单位、监理单位等单位对项目档案的整理、准确情况和案卷质量自查结果的签字意见和全方位审查的审查合格意见的报告材料。

（3）缺少编制竣工图总说明和编制各专业竣工图说明，有的竣工图存在修改不到位的情况。

（4）对照片等特殊载体档案不重视，收集不全。

（三）项目档案的准确、有效性方面

（1）归档文件存有复印件。确因特殊情况以复印件代替原件归档的文件没有按照档案管理的要求，经原件存档单位签署“与原件一样”的意见并盖章确认。

（2）施工、监理等资料中需要填写结论性意见的地方没填写，需要签字、填写日期的地方没有填写，需要加盖单位印章的地方没有盖章。

（3）有些原材料（复试）缺少第三方检测单位专用或者CMA计量认证章。

（4）竣工图用纸纸张质量差，折叠不符合GB/T 10609.3要求，竣工图章盖章不规范，有压字现象。有时竣工图章和竣工图审核章同时出现在竣工图中。

（四）项目档案的系统性方面

（1）文件整理条理化、系统性不够，卷内文件有重复存档情况。

（2）分类不科学、不准确。有些不同阶段形成的文件材料分在一个阶段，未按文件形成阶段、专业特点进行分类，造成分类不科学。不同阶段形成的文件材料放在了同一类目中，没有按照文件的内在联系和系统性分类，造成分類不准确。

（3）组卷不合理，缺乏成套性。有些归档文件材料未按文件的形成规律和阶段进行组卷，比如一些施工文件没有按照标段、单位工程进行组卷。有些归档文件没按文件的有机联系、规律进行组卷。

（4）文件材料排列没有遵循文件形成的规律、问题、时间或重要程度，排列随意性强。

（5）案卷题名拟写笼统、过于简单，不能完全概括案卷内文件材料内容，特别是建设项目中的施工资料，施工单位容易组成厚卷，在拟写题名时容易出现文件题名概括不全、不能准确解释全卷内文件材料内容。

（6）在卷内目录样表使用上容易出错，分不清按“卷”整理和按“件”整理所使用的卷内目录格式。卷内文件目录内容中责任者填写不全，文件题名拟写简单，日期格式不规范，备注缺少说明。使用页号的卷内目录起止页号填写不规范，文件装订不规范，有些页数很少的文件材料使用了很粗的线绳，因打孔洞过大，容易造成文件材料的损毁。纸质文件材料和电子材料在备考表的互见号上没有标识，备考表中缺少资料等情况说明，档号章加盖不端正、歪歪斜斜等。

二、针对问题采取以下应对做法

（一）健全项目档案管理制度、加强项目档案管理的法制化

完善的制度是依法做好档案工作和规范档案管理的保障，是档案工作与建设项目同步管理的重要措施，是协调档案管理与项目管理的依据。建立健全建设项目档案管理制度，是建设项目档案工作的一项重要内容。因此，根据国家、行业档案管理制度、规范，制订适合本单位建设项目的档案管理制度，使建设项目档案管理做到有章可循，有法可依。

档案管理法制化是加强建设项目档案管理的重要措施。因此要将项目档案管理纳入项目管理和项目工作程序中，纳入相关领导和工作人员工作责任制，纳入招投标，设计、施工、监理、调试等合同条款中，明确规定档案管理的具体要求，并提出相对应的考核办法，加强对项目的档案管理，使项目档案管理工作更加规范。

（二）明确参建单位档案管理职责，加强对参建单位的管理

建设项目是由建设、勘察、设计、监理、施工、调试等单位共同参加建设的工程，

由于各参建单位在项目建设中所处的地位和承担的角色不同，参建单位所承担的档案管理职责有所不同。因此，在建设项目开工建设前，首先要成立以建设项目档案领导小组为首的各参建单位参与的项目档案工作网络，明确参加单位在项目建设中的档案管理职责，加强对参建单位的管理。参建单位按照档案管理职责要求，充分发挥其在建设项目工作档案中的管理作用，积极完成职责范围内建设项目档案的收集、整理和归档工作，确保所负责项目档案的完整、准确、系统。

（三）加强对项目档案人员档案管理的培训力度

建设项目档案的收集、整理、分类、组卷等一系列工作主要是由档案人员来完成的，档案工作做的好与坏关键在档案人员。因此，开展人员培训是做好建设项目档案工作的前提。一是培训建设项目档案工作的有关法规文件、规范和标准。二是根据项目建设的不同阶段进行培训，建设初期以建设项目单位档案收集、分类实施细则进行培训，建设后期以注重项目档案组卷方法的实际操作进行培训。三是培训人员范围要覆盖各参建单位档案工作人员、兼职档案人员、工程技术人员。四是根据工程进度和资料形成情况进行不定期培训。只有做好全过程、全方位、全员档案法规、专业知识培训才能为项目档案文件的形成、积累、整理、归档打好基础。

（四）依法依规，按照规范标准开展档案业务工作

（1）在项目建设初期，建设单位就要根据国家、行业建设项目档案管理规范，结合本企业建设项目的管理特点、管理模式制定符合项目实际的《档案分类、归档范围、保管期限划分表及有关说明》，并将《档案分类、归档范围、保管期限划分表及有关说明》下发到各个参建单位和相关部门，组织培训和学习，同时要求各参建单位和相关部门按照《档案分类、归档范围、保管期限划分表及有关说明》进行项目文件的收集、整理和归档，从而确保项目档案的齐全、完整和有效。另外，在收集项目文件过程中对项目文件进行审核和把关，根据工程建设进度和项目建设的各个工序检查项目文件的完整性，检查项目文件资料记录内容与现场实物相符的准确性。检查项目文件记录的内容、签字、印章以及字迹和文件制成材料等是否符合国家的相关标准。

（2）建设项目文件整理要遵守《建设项目档案管理规范》（DA/T28- 2018）有关规定，同时要根据企业实际结合行业和地方标准进行科学分类，合理组卷，准确排列。项目文件在编目过程中涉及的卷内目录的编制、案卷封面的编制、备考表的编制、案卷目录的编制、案卷脊背的编制，案卷及文件的装订，纸张、卷皮、卷内表格规格和制成的要求要遵守《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822- 2008）中的有关规定并正确使用。施工图、竣工图的折叠等要求要遵守《技术图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3- 2009）的有关规定。

三、结语

建设项目档案专项验收是对建设项目档案管理最终成果的检验，建设项目档案专

项验收的内容能够全面考核建设项目从项目立项到竣工验收的各个过程所形成的档案。因此，企业要在项目建设初期进入角色，按照建设项目档案专项验收内容开展建设项目档案管理工作，加强每一个过程、每一个环节档案的收集，按照规范标准进行整理，确保建设项目檔案的完整性、准确性、系统性和安全性，为建设项目竣工验收打好基础。

参考文献：

[1]国家档案局，国家发展和改革委员会.重大建设项目档案验收办法（档发[2006]2号）[Z].2006- 06- 14.