人事档案管理的现状及优化路径探讨

任克超

摘 要：信息时代大背景下，各种信息技术快速更新，各行各业取得了超前的发展，与此同时人事档案管理工作却在此数据化时代的背景下显得相对滞后。本文将人事档案管理工作作为切入点，全面做好相应的人事档案管理工作。目前多数企事业单位普遍缺乏对人事档案管理工作的重视，而且整体管理效率较低，无法实现职工信息的即时性。而基于目前的管理模式，想要推动其进一步发展，首先要提高对人事档案管理工作的重视，其次要从人事档案管理体系入手，针对各自的实际情况，在原有的管理体系上做出一定调整。此外，还要借助计算机网络技术，实现现场办公。

关键词：人事档案管理;优化路径;发展现状

基于目前多数企事业单位人事档案管理工作的现状，优化路径还是要根据各自的实际情况制定，第一步要从思想意识上提高对人事档案管理工作的重视，将管理工作看做是推动其发展的核心竞争力，从管理层，到主管人事工作的领导干部，都要转变理念，认识到人事档案管理工作对其生产发展的重要性。第二步，要在现有人事档案管理制度的基础上进行改革，细化档案管理工作流程，将每一项工作都落到实处。并根据现有人事架构，及时调整工作侧重点，确保每一位职工的信息始终处在一个动态。第三步，则要实现人事档案管理工作的线上化，即利用电子档案来代替传统的纸质档案，从而实现信息能够达到及时更新的效果。

一、现状浅析

（一）管理效率低下

根据相关调研结果显示，目前我国多数企事业单位的人事档案管理工作普遍存在效率低下的问题。通过分析发现，导致这一现象的根本原因在于，职工办理各项人事手续的时候，都需要备齐相关材料，并按照要求提交给人事部门，而人事部门在接收到职工的申请之后，需要通过审核、整理、提交审批，以及归档等步骤，整个工作流程较为繁琐，例如职工递交离职申请之后，基本上在一个星期之后该名员工的个人档案信息才会被更新。而这样会直接导致人事信息出现滞后的问题。

（二）传统管理模式无法满足现实需求

信息时代大背景下，传统的人事管理模式显然无法满足现代化发展的需求。传统人事档案管理模式，对人员规模较小的企事业单位而言比较实用，而对于职工基数较大的单位而言，传统的人事档案管理体系显然就缺乏一定针对性了，因此想要进一步发展，为人民群众提供更好的服务，就要从根本入手，解决传统人事档案管理工作中存在的问题[1]。

（三）缺乏重视

一般而言，多数企事业单位决策者在制定发展战略的过程中，首先考虑的是新技术的引进，以及高端设备的购置，进而可以切实提高其整体上的发展，而对于人事档案管理工作而言，相关领导还没有意识到此管理工作的重要性，所以就没有对档案管理工作投入足够的精力和资金。最终，由于缺乏必要的资金和政策扶持，导致人事档案管理工作出现一定滞后，进而导致其在行业中丧失核心竞争力[2]。

二、优化路径浅析

（一）完善人事档案管理体系

完善人事档案管理体系，是提高人事档案管理工作效率的重要措施之一，实际应用期间也有着极为显著的效果。在完善人事档案管理体系的过程中，首先要对各单位本身的人事结构进行分析，深入解析其人事管理工作侧重点。具体的侧重点，一是要侧重人事管理工作的机动性，当职工需要办理人事手续的时候，可以達到当天办理、当天完成的效果;二是要确保人事管理工作的灵活性，根据国家政策需要对原有的审批流程进行整合，确保管理工作效率能够得到保障。其次，要适当参考国外同行业成熟的人事档案管理体系，并结合各企事业单位自身的实际情况，制定出符合其未来发展需求的人事档案管理体系。在参考国外人事档案管理体系的过程中，要重视研究细节，以及针对性措施的可行性[3]。

（二）建立电子管理系统

摆脱纸质化人事档案管理体制，逐步向电子化人事档案管理体制转变，才是推动人事档案管理工作发展的根本途径，和其他措施相比，电子管理系统也更加具有实时性。实现人事档案管理工作的线上化，即利用电子档案来代替传统的纸质档案，从而实现信息能够达到及时更新的效果。

电子管理系统主要包含两个模块的内容，其一是信息录入子模块，该模块主要为人事部门的工作人员提供信息录入端口，所有的信息都会自动储存，并传输到对应的路径上。该模块可以简化工作人员的工作强度，人事管理人员只需要将职工相关的信息录入到系统之后，系统就会实现自主化运行;其二则是线上一体化管理模块，此模块可以为工作人员实现可视化办公，所有职工都可以下载相应的APP，查找到自己的个人档案信息，而需要办理人事手续的职工也可以在APP上提交，然后由企业人事部的工作人员进行审核即可。当然，电子管理系统的优势明显，可以大幅提升人事管理工作的效率，但是在使用电子系统的时候还要注意职工档案信息的保密，确保每一位职工的个人信息都不会因为系统安全问题而受到威胁[4]。

（三）优化人事管理部门人员配置

人事部门是保障人事管理工作有序进行的基础，所以想要切实提高管理工作效率，就要对人事管理部门进行优化。首先是部门人力资源配置，要进行整合、重组，根据工作内容将整个部门的工作人员划分为若干个小组，每个小组设置一名组长，各个小组均有组长负责统一管理，而部门领导人则负责管理每个小组的组长。其次，要根据具体人事管理工作的工作量，适当提高人事部门的人员占比，这一点要根据实际发展的情况，以及未来发展的趋势进行判断。在增加工作人员人数的时候，还要注意工作人员的专业性，确保每一位工作人员都具有相应的职业水平。

结束语

综上所述，人事档案管理工作的重要性不言而喻，必须予以重视，在完善人事档案管理体系以及开展管理工作的过程中要从细节入手，优化管理措施，确保各项工作能够切实提高人事档案管理工作的效率。要凸显针对性和即时性两个特征，所有的改革措施都要将现下的实际情况作为落脚点，与此同时还要让每一位职工的档案信息能够达到实时更新的目标。

参考文献

[1]李琪.人事档案管理的现状及优化路径[J].经济研究导刊，2012（36）：209-210.

[2]李锋.刍议新时期人事档案信息化建设的优化路径[J].东方企业文化，2014（15）.

[3]王丽丽.新时期档案信息化建设刍议[J].华章，2013（16）.

[4]刘敏.刍议新时期事业单位档案管理的信息化建设[J].科技创新导报，2018（23）.