信息化条件下如何做好城建档案的开发利用思路

高延军　郭彪鑫

摘 要：科技不断发展，信息化也在高速发展中，在各个领域中都得到了广泛的应用，城建档案中也应用了信息化，这对档案的生成以及管理方式都具有重要影响，让它们发生了很大的变化，这对城建档案管理工作来说是机遇也是挑战，本文分析了信息化条件下如何做好城建档案的开发利用思路。

关键词：信息化条件;城建档案;开发利用;思路

當前是信息时代，科技不断发展，城建档案信息以及载体类型也不断增加，城建档案以及其工作涉及的范围不断扩大，其重要性也不断提升。在城建档案管理工作中应用信息化，可以有效提高管理效果，改变了以往的生成及管理方式，让工作效率提升，因此，在信息化背景下，需要采取有效的措施，加强城建档案开发及利用水平，充分发挥出档案的价值。

1、信息化条件下城建档案开发利用中存在的问题

1.1 城建档案信息技术还需要提升

我国的城建档案发展和国外先进国家相比还较为不足，对于相关的技术以及软件的研发方面还是较为薄弱，科技水平较低，当前城建档案的软件并没有统一，每个地方的城建档案馆应用的软件都不一致，这是因为在系统软件以及计算机型号上的差别，最终使得信息无法实现共享以及互用，档案主管部门还缺乏一个计算机软件管理系统，因此，无法进行数据交换[1]。城市建设在高速的发展中，当前很多归档城建工程文件都不是纸质的，很多图纸以及资料都是以光盘、磁盘等方式储存的。另外，网络的不断发展，风险也是其中一个特征，信息软件在对风险进行防范的功能上还较为不足，在整理、分类以及著录等方面还不够科学和统一，这些都让应用软件受到限制，无法全面的满足现实需求。可以看出城建档案信息化技术较为滞后，这也让档案信息发展受到了限制，对于编研都具有不利影响，严重阻碍了城建档案信息数字化以及信息化的发展。

1.2 城建档案信息化建设资金缺乏

要想让城建档案信息实现数字化以及信息化，就需要通过各种设备来实现，包括输入输出、存储设备、计算机等，这些都需要有充足的资金，然而实际情况是这些费用一般都要高出城建档案部门可以承担的资金范围，且一些地方不注重档案信息化建设，在这方面的资金投入不足，资金无法及时的到位，这些都对档案信息化建设造成了消极影响，发展速度缓慢。

1.3 城建档案信息资源管理规范性不够

城建档案要想有效的开展信息化建设，首先就需要注重管理工作，且需要实现标准化以及规范化，然而实际情况是，在档案信息管理上还有问题，比如，在保管声像档案工作中，很多档案馆中普遍都存在一个问题就是不够注重那些处理过的数字化文件，使得电子文件受到环境影响，如温度、空气等，让文件受到损坏。城建档案虽然在信息化上得到了一定的发展，然而信息化档案通常被放在那里没有得到应用，和网络之间没有实现对接，使得其没有变成更加完善的城建档案信息产品，没有充分发挥出其作用，这些信息化档案没有实现共享和交流。还有一些地区不注重城建档案信息化建设工作，对于一些可以转变为数字化的资料并没有及时的进行处理，在城建档案管理方面还缺乏健全的制度以及法律等。上面这些都是城建档案管理中存在的问题和不足，都限制了其信息化建设。

2、信息化条件下如何做好城建档案的开发利用思路

2.1 变被动为主动，积极创造条件为各方面提供服务

城建档案的开发以及管理工作最终就是要对其进行利用，利用的效率越高，越可以发挥出其价值和效果，人们对其也会更加看重，这对档案资源开发利用具有积极影响[2]。所以，档案管理人员需要改变传统思想，积极的创造条件，改变以往被动提供服务的方式转变为主动。当前，工作者需要加快转型的速度，不能停留在对原始档案进行开发，还需要对综合整理好的档案信息进行加工，让其能够变成一种“产品”，进而更好的为社会提供服务。

2.2 要加快信息化、数字化进程

城建档案管理工作中，需要以现代化管理作为基础，围绕城建档案馆，以其相关专业部门作为分中心，构建信息网络，这对城市现代化建设也具有积极作用，可以给各级领导的决策提供有效依据，提高决策的科学性和有效性，给各种信息提供服务，这能够有效的加强城建档案发展，通过信息网络系统的建设以及应用，可以让档案得到更多的利用，通过网上渠道对档案进行收集可以极大节省时间，缩短资料归档的时间，让工程竣工档案可以更好的进行归档，保证档案资料的准确性[3]。工程档案资料是动态化的，及时的将它们进行归档，能够确保档案的正确性以及时效性，可以给档案的利用奠定良好的基础。专家也可以利用网络开展档案鉴定工作，将没有用的档案信息剔除掉，确保档案的质量

2.3 分析和掌握利用者的心理，为城建档案利用工作奠定基础

城建档案管理工作是为档案的利用工作提供基础和服务的，是为了给社会提供服务。要加强对档案的利用效率和效果，不能单靠档案人员，所以，在努力工作之余，还需要尽量了解档案利用者的心理，这样能够促进档案利用工作发展[4]。要是档案人员不清楚利用者的情况，尤其是他们的心理情况，那么就会限制档案利用工作开展。而利用者心理情况就是其在对档案进行利用的整个过程中出现的心理体现，如意志、情感，且这些心理状态并非是一成不变的，而是跟随时间、时间、人的不同而产生相应的变化，这一过程较为复杂。因此，档案管理人员要想全面有效的掌握利用者的心理需求，就需要更加深入、详细的进行调查和了解，结合不同利用者的心理情况，为他们提供相应的服务，满足利用者各种需求，促进城建档案利用工作的开展。

结束语

综上所述，城建档案的开发以及管理工作最终就是要为了城建档案的利用工作服务，因此，在档案管理的各个环节中也需要体现出这一思想，提升档案管理水平，为档案的利用奠定良好的基础，充分发挥出城建档案的价值，更好的给社会提供服务。

参考文献

[1]何雯雯.城建档案信息化建设的相关问题及对策探析[J].城建档案.2017（2）

[2]张晓英.大数据时代城建档案信息化建设的思考[J].价值工程.2017（9）

[3]龙飞斐.夯实城建档案信息化基础  为数字城市建设保驾护航[J].城建档案.2015（5）

[4]刘红建.信息化条件下城建档案管理工作的创新对策[J].办公室业务.2016（3）