简论如何完善学校后勤档案管理工作

韩俊己

摘 要：学校后勤档案管理工作的好坏直接影响学校的日常运转和后期发展，近几年随着国家教育事业越来越发展，对教育事业的投入不断增加，相应的后勤保障支撑起着至关重要的作用，从而学校后勤档案管理就显得越来越重要。但现在一些学校对后勤档案管理工作重视程度不够，从而给教学、科研甚至师生生活带来影响。因此，学校如何完善后勤档案管理工作，更高的提升为教学一线的服务质量显得十分重要。

关键词：学校后勤；档案管理；措施

一、学校后勤档案管理的重要性

学校后勤档案记录的是整个学校的后勤活动工程，它是学校进行后勤管理和经营以及各类项目建设等工作工程的信息来源。随着现代教育事业的飞速发展，学校后勤部门在实际工作中形成了各式各样的文档资料。它的完整性有利于学校各项工作的正常进行，能够有效提高整个学校的后勤管理水平，还可为学校领导决策提供有力支持，它反映了整个学校的后勤工作面貌。学校的新建、改扩建工程越来越频繁，相应的各类附属设施的布置也越来越繁杂，这些都必须通过档案管理来进行记录，为学校后期维修使用提供可靠依据，避免了不熟悉相关部署而造成的各种浪费。同时后勤档案还可辅助作为对师生及行管人员进行管理的依据。这些都足以说明学校后勤档案的重要性。

二、学校后勤档案分类

学校的后勤档案总体分文书档案、基建档案、会計档案、设备档案等。文书档案是指学校后勤各部门在日常工作过程中形成的各类文件材料。基建档案是指学校在进行基本建设过程中形成一整套基本建设档案资料。会计档案能够真实记录和反映学校的各项经济活动和经济业务的发生情况，对学校进行相关经济业务查询有着重要帮助。设备档案主要对学校各类设备的购买、运转及维修以及合同的签订、相关的验收合格证明、操作规程、技术资料等进行分类归档，以保证对学校设备的熟悉程度，防止设备一旦出现故障影响正常教学活动。

三、当前学校后勤档案管理工作存在的不足

（一）对后勤档案管理工作的重要性认识不足

目前学校都建立了相应的后勤档案部门，但是学校领导和教职工对档案管理工作从思想上还是没有引起足够的重视。档案部门的人员大部分不是专职而是兼职人员，从而导致后勤档案管理工作的意识比较淡薄，相应的管理工作就显得太过分散，许多的信息材料得不到及时的收集归档，造成了后勤档案的不完整不统一。

（二）后勤档案管理人员的专业素质不高

大部分学校的在后勤档案管理人员配备方面都是兼职，有的甚至兼职多项工作。这就导致管理人员的专业素质和专业技术水平得不到提高，不具备档案管理人员必须具备的政治觉悟和专业理论水平以及较高的专业业务水平。

（三）相应管理制度的建立有待完善

学校的后勤档案资料分散在后勤的各个部门，必须要有一套上下结合、科学系统、完整规范的资料收集制度。许多学校的后勤档案制度没有按照档案管理的要求来制定，后者制定了但不详尽，出现因管理制度不完善而造成的资料征集不及时甚至资料收集不齐等情况的出现。

四、完善学校后勤档案管理工作应采取的措施

（一）加强对后勤档案管理工作的重视

学校领导要高度重视后勤档案管理工作，将此项工作作为学校整体工作以及办学的组成部分，在资金应适当增加投入，加大后勤档案管理工作重要性的宣传力度。后勤档案管理工作是保障学校搞好教学工作不可缺少的环节，它对于教学管理、教学质量的提高能发挥积极的作用。

（二）增强后勤档案管理人员的素质

当前学校档案管理岗位的工作人员都能够基本胜任本职工作，经过正规院校和专业培训档案人员为数很少。后勤档案管理人员应自觉加强档案管理专业的强化学习，积极地参加各类相关专业培训，提高自己的专业技能。同时还要注重学习现代信息技术，熟练掌握电脑知识，时刻关注档案管理的新动向，吸收借鉴新成果，使自己成为一名随时代发展而发展的档案管理人员。另一方面要加强自己的责任心，要从内心热爱这个岗位，虚心学习与后勤档案相关的学校其他部门业务知识，加强同领导、同事几个部门之间的交流。

（三）建立一套完善、规范、高效的后勤档案管理制度

档案管理工作是一门科学系统的专业管理工作，要严格按照档案管理工作的制度要求结合学校实际情况制定完善的后勤档案管理制度，让档案工作实现规范化管理有可靠保障。要做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施。有了完善的管理制度，学校的后勤档案管理工作就会有章可循，就能够保证档案的质量。

总之，学校后勤档案管理工作是学校档案工作也是学校日常管理工作的重要组成部分，我们要以科学的态度在做好后勤档案的收集、整理、分类归档工作的同时，还要做到主动热情提供服务，让档案工作的价值得以充分体现，它对学校的基础性工作以及以后的建设发展起着至关重要的作用。

参考文献：

[1]钟永辉.加强高校后勤档案管理工作的探讨[J].经营管理者.2011.09

[2] 王静.加强高校后勤档案管理工作的几点深思[J].青年文学家.2013.201B431A6E-3239-4E5A-9FC0-70D2AC306C67