浅谈高职院校二级学院档案的收集与整理

叶淑贤

【摘 要】高职院校二级学院形成的档案是整个学校档案的重要组成部分，如何做好二级学院档案的收集整理工作，对学校的档案建设起着至关重要的作用。本文通过对高职院校二级学院档案收集及整理的现状进行分析研究，并提出建议。

【关键词】高职院校;二级学院;档案收集;整理;现状;建议

引言

隨着高职院校的办学规模日益扩大，二级学院的档案从种类、数量等也不断增加。在档案管理的六个基本环节中，档案收集、整理工作是档案管理工作中的重点，只有将二级学院档案收集整理工作做好，才能最全面的反映学校的真实面貌及管理水平，为学校提供更优质的服务。

1档案收集整理的内容

高职院校二级学院的档案主要包括：党群、行政类、教学类、科学技术研究类、产品生产与科技开发类、基建类、仪器设备类、出版类、声像载体类、实物类等，收集的的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等载体形式。

2档案收集整理的现状

（1）档案管理人员水平较差，缺少专业的培训指导。二级学院的档案人员一般为兼职档案员，缺乏档案管理经验，对档案管理工作的认识不足，由于日常教学管理工作较为繁重，往往不重视档案的收集工作。兼职档案人员往往缺少专业的指导及培训，对档案工作一知半解，对档案材料缺乏鉴别能力，严重影响档案收集的质量。

（2）不重视纸质以外档案载体的收集。由于传统习惯，兼职档案员倾向于纸质材料的收集，对纸质以外载体的档案收集极不重视，例如对一些证书、奖状、奖杯等实物档案没有归口统一管理，甚至有的个人把一些奖状、奖杯等据为已有，不愿意交到档案室存放，使实物档案的收集难度加大。此外，在电子文件的收集方面也是一大缺口，例如，各种应用系统生成的电子文件，老师在教学工作中产生的电子文件，包括教案、工作总结等 ，以及数码照片等等，这些电子文件都分散在各人手中，没有统一归口收集。

（3）收集工作不及时。兼职档案员不注重日常收集工作，未有形成常态化的收集管理方式。大部分二级学院在档案检查前才进行档案的收集工作，大部分材料积存在领导及各位老师的手中，在档案检查、教学评估材料整理时才发现缺少原始资料，错过了资料收集的最佳时机。

（4）收集范围不明确。近年来高职教育发展速度快，特别是在创示范、创一流院校的过程当中，新增很多材料，这些材料没有适时增加到学校的档案收集范围里，原有收集标准不明确，未对新材料作出进一步的详细分类，导致收集不齐，有些兼职档案员甚至不知道材料是否应该归档，给档案收集工作造成不少困难。

（5）整理标准不统一。对收集到的材料没有形成统一的格式要求，甚至随意变更固定格式，例如，装钉不合符要求、不按年度进行划分、纸张大小不符合规格、目录格式不统一等现象时有发生。部分材料不完整，如缺少原件、批复、请示、编号重复等。

（6）档案收集的信息化应用投入低。在实际工作中，二级学院档案管理信息化建设较为落后，没有配备专门的硬件设备和专业的档案管理软件，仍然沿用传统的管理收集模式，导致收集工作效率不高，不符合高校信息化建设的基本要求。

3建议

（1）加强专业知识培训，提高档案收集意识。对档案技术人员档案意识教育，可与工作技能培训、专业知识学习密切挂钩，提升档案工作者对自身工作的认同感、价值感。由档案管理部门牵头，通过现场检查、定期召开档案工作会议、参观兄弟单位档案室、聘请专家讲授等多种不同的方式对其进行培训，加强档案收集意识，提升对档案的鉴定能力。

（2）加大对非纸质载体档案的收集力度。专兼职档案管理人员要转变传统观念，不仅要做好纸质材料的收集工作，同时还要加强对非纸质载体档案的收集工作，做到与纸质材料的收集同步。例如，一是针对实物、声像等档案的收集，可定期将收集到的奖杯、奖状、重大活动专题照片等档案在校史馆进行展示，通过增加档案的“曝光率”，既能提高档案利用率，又能唤起广大师生对档案收集工作的重视。二是针对电子文件的收集，兼职档案员要定期对接相关老师做好移交及接收工作，形成专人统一管理，同时对纸质文件进行扫描，将纸质文件数字化、电子化。

（3）明确归档范围，收集工作常态化。档案管理部门应不断完善现有收集工作中的薄弱环节，及时调整归档范围，在制订归档范围前，应与各二级学院进行充分研究，及时补充新增的档案内容，根据实际工作情况，尽可能把收集范围扩大至各项工作中去，各二级学院根据各自业务范围所涉及的归档材料明确列出，力求做到应收尽收，应归尽归。在档案资料建设与管理过程中，为确保档案材料事实准确、内容完整、手续完备，各类档案资料要定期收集、定向收集、随时收集、追踪收集。只有将日常收集工作做好，才能有效避免文件材料的丢失。

（4）加强监督，纳入目标考核。将档案收集工作纳入二级学院工作考核目标管理指标体系进行考核，有助于提升学校的档案管理。档案管理工作纳入学校重点工作目标考核，明确责任与绩效，建立自上而下的管理机制，档案管理部门发挥监督职能，定期对档案收集工作进行检查通报，对不符合收集要求、收集数量过少的二级学院予以通报并及时整改，切实推动档案管理工作在学校整体发展中发挥的重要作用。

（5）统一整理标准，提高档案质量。二级学院应根据《归档文件整理规则》进行档案整理归档，收集到的档案材料确保做到“门不缺类、类不缺项、项不缺件、件不缺页”。以件为单位整理的文件，使用不锈钢订装订，页数较多的文件应采用线装法装订，并在正反面打上页码，在文件的第一页加盖档案章，分别填好归档年度、类别、件号，最后依文件顺序录入卷内文件目录，并存放于统一标准的档案盒内。

（6）利用信息化技术，提高收集效率。档案资料收集管理工作中应充分利用信息化技术手段，加强数字档案建设，有效发挥数字档案信息的高可用性和高有效性特点。加大信息化资金投入力度，通过引进和自我研发档案管理软件，加快实现档案管理系统与学校OA管理系统的衔接，由OA管理系统生成的电子文件直接导入到档案管理系统中，使数字化档案信息实现网络传递。

4结束语

综上所述，随着高职院校的不断发展，档案的收集工作将面临更多的挑战和难题，学校档案管理人员应该认识到档案管理工作的重要性，并积极探索有效的管理方法，不断提升档案收集整理质量，为学校各项工作的开展提供更高质量的档案服务。

参考文献

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