探讨基层档案管理员如何做好文书档案管理工作

刘世奇

摘要：档案是历史的真实记录，是各项事业发展的基础，是满足人民群众生产生活需要的切入点。切实加强基层档案工作的管理，是新时代档案事业发展的需要，也是党和人民对档案管理工作的新要求。基层档案管理人员要适应新时代新要求，顺应群众新期盼，以锐意进取、埋头苦干的精神做好档案管理工作。

关键词：文书档案;管理工作;特点;策略

1 什么是文书档案

文书档案是目前行政单位中工作中不可或缺的基础元素之一，是协助单位领导处理各项事务工作的主要手段和方法，并且还是单位领导作出正确、科学决策的关键所在。换句话说，文书档案管理是各个单位中各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能够为考察历史提供重要的依据。

2 文书档案管理工作的特点

（1）文书工作是基础。文书工作的内容包括对不同单位、部门中各类文件的收集。登录、整理、运转、提醒、成文和归档等。在这些工作完成后，档案管理工作才得以开始、整理、收集、保管、鉴定、检索、统计和提供利用等。档案的形成就是文书工作全部环节的成果，所以说文书工作是档案管理工作的基础。

（2）文书档案管理工作量大、复杂、繁琐。档案局的文书档案管理工作主要是对文件资料、事件过程记载和人事等档案的管理，工作重点是对相关资料的收集和保存。在记录的形式、存放的方法和分类的方式上都要科学合理、统筹兼顾。相对于其他的文书档案管理工作来说，档案局的管理工作更加复杂化，它涉及到不同范围、各种性质的资料，档案性质跨度大，数量极多，因此，工作的过程非常繁琐。

（3）文书档案管理的性质。在基层档案管理员对文书档案进行管理时，要根据一定的标准对文件资料进行管理，文书档案也有一定的规范要求。还有特殊性的文件档案需要做好保密工作，尤其是在档案局的档案管理工作中，更要注意这一点。另外在管理的一系列环节中，要保证文书档案的整体性和安全性。这就要求基层档案管理员要有严谨、认真的工作态度和强烈的责任感。

3 做好文书档案管理工作的策略

3.1 增强文书档案管理意识

在基层单位日常管理工作中，应当紧跟时代发展的步伐和适应其要求，对基层单位内部各项管理工作进进行全面改革，并且将理念变革作为其根本。首先，应当提高文书档案管理人员对思想重视度，将文书档案管理工作与本单位的发展有机结合起来。其次，文书档案管理工作中应当科学合理地分配档案管理工作任务，树立良好的归类和优化整合理念。比如，根据基层单位的人事档案、财务资源以及公共物质档案等归类，从思想层面上加强文书档案信息优化整合以及归类思维定向。同时，基层单位应当全面开展文书档案管理工作，转变以往的文书档案管理理念，并且使其能够与新形势下的基层单位转型有机承接起来，科学调整基层单位各项内部工作。比如，按照现行的基层单位管理法规与政策，加强文书档案资料的优化管理以及信息合理规划，以此来有效增强基层单位文书档案管理人员的意识。

3.2 加强文书文件处理工作

档案是从文书文件中产生，文书文件处理工作能够直接决定文件的质量并影响档案质量。文书文件处理工作人员中需注意规范化和标准化，进而提升档案质量。文件上的字迹需清晰，文件中的字不能使会褪色的笔墨纸张，让字迹清晰便于长久保管。现在在文件处理时已经使用计算机和复印机，现代办公已经没有人再用手工写文件。所以文书处理工作人员要注意文件的制作过程，一定要运用能长期保管的材料，针对不易保管的文件需塑封保存以进而更好的延长文书文件的保管时间。文件的印制与装订也需符合标准。

3.3 加强档案收集工作

档案是来自文件收集工作，只有收集工作合乎标准才能进入档案室，合理标准化档案管理条件。在进行档案收集工作时能反映出有价值的文件材料是文件收集工作的范围，文书档案管理标准是标准化文件收集工作的重要关键，进行文件收集工作的过程中要把文书档案管理标准作为基础实施。还需按照时间、部门、业务分类收集文件。按照工作特点收集文件，可以让文件收集工作变得更加准确规范。因为企业所进行的会议内容包括生产经营、工作情况、问题研究情况等等，所以会议记录可以准确的反映出基层发展。进行文件收集的时候需先和相关部门预约。部门的专业技术材料不在工作计划中的话就在工作总结中，工作人员可以从部门工作总结中找到没有收集到的材料。文书档案工作人员需根据归档范围以及保管期限统一规范整理。文书档案工作人员整理文件时，首先要正确区分文件材料归档问题。掌握需要歸档的范围要求，防止出现重文件和有档不归的情况。根据企业文书档案保管期限的相关规定，整理档案需分析文件间关系，还需查看文件的内容和文件作用，防止片面的确定文件价值。在进行文书档案的收集和归档工作时档案宣传活动也是很重要的。基层单位可以运用简报编制和档案编研的方式增加档案工作的宣传力，引导档案管理人员有效开展工作并提升自己的文书档案管理意识，使工作人员能积极主动的投入工作中，以便于更好的完成文书档案宣传目标。

3.4 打造一支高素质的文书档案管理工作团队

任何工作的开展都离不开人才这一关键要素，档案管理工作也不例外，对于事业单位来说，打造一支高素质的文书档案管理工作团队是非常重要的。首先，事业单位应加强对文书档案管理人员的把关，制定明确的岗位准入门槛，要求所有进入到该岗位的人员都必须具备对应的专业知识背景，与此同时，还应当具备一定的实践工作经验，能灵活应对管理过程中遇到的各种问题与困难。其次，在管理人员正式上岗之前，应做好岗前培训工作，对管理人员进行文书档案收集、整理、归类等工作的详细讲解，从而确保其能有效完成此项工作。再次，应定期对在职管理人员进行专业知识与技能的培训，或者邀请一些专家到单位进行文书档案管理工作经验的实地传授，从而提升文书档案管理人员的工作能力，每次培训活动结束之后，必须对员工的培训结果进行考核，这样才能提高员工对培训活动的重视度，进而达到预期的培训效果。

4 结语

基层的文书档案管理工作是档案管理人员开展工作的一个重要组成部分，做好基层文书档案管理工作，够提高档案管理人员的综合能力，实现档案管理工作的高度发展，使基层档案管理工作能够在新形势下正常的开展。在实际应用中需要从档案专业人才引进到管理制度建设，从专业技术培训到工作经验交流方方面面都能站在新的高度，与时俱进，不断提高档案事业发展。

参考文献：

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[2]李红艳.基层单位档案工作规范化管理的实现途径探讨[J].神舟旬刊，2016（5）：120.

[3]李燕.刍议基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J].科技风，2017（05）：283-284.

（作者单位：东明县武胜桥镇人民政府）