强化规范管理 筑牢档案根基 提升新时代档案工作服务质量

洪霞 李松

南京江宁开发区档案工作伴随着园区产业发展、各项事业的不断进步而不断深入，现已成为园区发展过程中一项必不可少的重要工作。为更好地服务园区发展建设，江宁开发区在市、区档案部门的指导下，于1999年4月正式成立了综合档案室。多年来，江宁开发区档案室认真践行“为党管档、为国守史、为民服务”的使命和职责，始终坚持高质量发展要求，以档案资源建设、档案利用管理和档案安全服务“三个体系”建设为核心，紧紧围绕园区经济和社会发展，不断完善组织队伍建设，强化规范管理和信息化建设，积极融入园区发展规划，基本形成了具有园区特色的档案管理服务模式。2003年开发区综合档案室晋升为省三星级档案室，先后多次被评为全区档案工作先进集体、全区档案宣传工作先进单位和南京市档案工作先进集体。

一、强组织、建团队，打牢档案管理工作基础

好的组织架构和团队是做好档案工作的前提与保障，开发区克服人手少、工作多等现实困难，立足园区实际，强化档案管理工作的基础建设。在组织建设方面，开发区对档案工作高度重视，坚持“集中管理、分级负责”的原则，及时成立并完善档案管理工作领导小组，由管委会领导分管，办公室主抓，将档案管理纳入开发区整体工作部署中，与业务工作同部署、同落实、同推进。在人员配置方面，始终坚持人岗匹配原则，选拔政治素质好、原则性强、服务意识强的同志从事档案管理专职工作，建立健全开发区档案管理网络，提高档案管理的规范性和科学性。在技能提升方面，将职业技能教育培训贯穿到工作全程，定期组织学习《档案法》《江苏省档案管理条例》以及省市档案管理规则条例等法律政策文件；同时，通过专家授课、实地考察、与上级主管部门交流等形式，不断丰富培训方式，提高档案工作人员理论水平和专业素养。

二、抓管理、建制度，促进档案工作再提升

强化档案的规范管理是做好园区档案工作的根本性举措，开发区高度重视档案规范管理，始终把档案的规范管理作为重要内容来抓，完善管理制度体系，确保档案各项工作有章可循、行之有矩。一是完善硬件设施。根据档案管理要求，设立专门档案管理室，做到库房、阅档、办公三分开；按照防火、防盗、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求，配置了加湿器、温湿度计、专业灭火器等保障设施，并不断完善档案密集柜、档案专用电脑、复印扫描机、传真机、摄像机等专业仪器设备，为做好档案管理工作提供有力保障。二是健全工作机制。突出制度先行，根据《档案法》《档案法实施办法》等法律法规，结合开发区实际，制定了《江宁开发区档案管理办法》《业务建设规程》以及《查（借）阅制度》等制度文件，确保档案管理工作高效、规范运转。强化规范管理。严格按照《机关档案工作业务建设规范》要求，在档案收集上，定期收集各类文件资料和各局办、各直属企业有存档价值的资料；在档案整理上，坚持档案盒、档案袋、编码和代码、档案柜“四个统一”原则，认真整理、及时立卷、编目入库，确保各类档案收集入库“当年清”；在档案分类上，形成文书、会计、经营管理、项目投资、设备仪器、基本建设、特种载体等七大类档案；在档案载体上，注重声像、照片、电子文件等档案的收集整理，确保档案资源载体多样和种类齐全。增强日常监管，严格执行保密制度，建立档案统计台账，对档案室的设备、档案数量、档案利用情况做好统计和登记，对不同密级的文件采取不同的管理方法，切实保障档案安全。

三、重业务、促融合，全力协助园区建设发展

档案室在深入实际、调查研究的基础上，切实履行对经济发展、科技创新、社会民生等工作的服务职能，积极主动与职能部门沟通衔接，共同推动档案管理工作科学合理开展。一是优化重点建设项目档案登记。积极配合重点项目办公室做好园区重点项目管理登记备案，规范推进档案专项验收工作，加强与业务部门联系，建立健全“事前介入、事中指导、事后验收”的档案服务制度，对项目立项审批文件、可行性研究报告批复、专家审查意见、初步设计文件等集中匯编，及时对重点项目单位开展服务与指导，确保重点项目档案登记率达100%。二是促进工程建设高质量开展。由专人负责档案管理工作，对建筑材料的检测、施工方法流程、场地环境反映等方面进行收集编制，对各个环节的文件资料按照规定收集、整理和归档，坚持档案工作与工程建设同步推进。在天元路、将军大道改造拓宽工程中，为设计院和施工单位提供了地下管网路线、桥梁、泵站等桩基工程的精准方位及数据，高效保障工程施工顺利开展。三是保障园区社会民生发展。协助江宁区人民法院调取中兴软件园办公研发配套用房及建设单位南京建维软件有限公司的立项等；协助江苏冠文律师事务所收集南京同腾玻璃钢有限公司名下房屋建设材料，充分发挥档案工作服务社会民生作用。四是服务园区企业发展建设。主动走出去，与档案局业务专家深入园区企业一线提供档案管理指导服务，积极做好“店小二”，为江苏汇通电力、南京迈顺数控机床等公司提供档案查询等服务，帮助协鑫电厂、华宇等企业建立健全档案体系，并协助园区企业积极申报江苏省档案管理星级评定，为企业发展夯实了管理基础，获得了企业的普遍称赞。

四、深挖掘、优服务，充分展示开发区创业历程

档案作为保留工作痕迹、展现工作成果、推动各项事业顺利开展的重要历史资料和信息资源，档案室积极融入开发区改革创新再出发的大局中，提供园区发展历史资料，深度挖掘档案价值，更好地服务园区建设发展和群众生活，充分展示园区形象。一是围绕园区服务，提升档案信息化水平。根据《江宁区档案信息化建设实施意见》，结合开发区实际，制定《南京市江宁经济技术开发区档案信息化建设实施意见》和《南京江宁经济技术开发区电子文件归档与管理暂行办法》，基本实现电子公文处理和电子档案管理的规范化与一体化；利用专业软件对所有门类案卷目录和文书档案及时录入，建成计算机文件目录数据库，编制档案案卷目录，提升档案资源整合，推动档案管理自动化、网络化、标准化，得到了园区企业和群众的一致好评。二是围绕园区工作，深度挖掘利用。园区档案室结合档案资源和社会利用需要，先后编纂完成了多种档案文化编研成果，通过真实可鉴的档案文字、照片、音视频材料、实物等档案载体，为《江宁开发区志书》《资料长编》等各类专业志书和专题档案资料的汇编提供了丰富的参考资料，全面、详细地展现了江宁开发区的奋斗历程。三是围绕时代主题，服务区域建设。积极完善档案陈列室和展示馆，配合园区建设中不同时代主题，参与重大活动和重要会议。积极与园区宣传部门、纪工委、党群、工会等部门交流合作，挖掘档案文化，发挥档案价值，协助市、区档案局举办改革开放40周年图片展，为园区文化繁荣和各项社会事业发展贡献档案力量。

在新时代背景下，档案工作应进一步强化规范管理，注重信息化建设和人才培养，提高开发区改革创新再出发档案服务质量。一是进一步增强档案规范管理。严格按照档案管理的要求，把好文件材料收集关、整理关、管理关和保密关，积极推进各局办和各直属企业的通力合作，推进档案管理考核，通过刚性约束管理方式，推动各局办和各直属企业重视并配合做好档案的收集、整理和归档。二是进一步深化档案管理信息化。加快档案管理信息化步伐，积极践行先进数字化档案管理方法，充分利用互联网技术等，创新工作方法，完善档案管理信息系统，强化信息安全保障，在档案收集、管理和存档方面将先进的数字化管理模式与传统的纸质档案相融合，加快档案管理转型升级。三是进一步提升档案管理队伍素质能力。加强现有档案管理人力资源开发，通过理论学习和业务培训等方式，帮助档案管理人员熟练掌握各类新技能，提高档案管理人员理论素养和业务水平，努力打造一支政治强、业务精、作风正的档案管理人才队伍。