对大数据时代下企业档案管理工作的思考

王艳霞

摘 要：大数据时代的到来，对档案管理工作既是机遇也是挑战。网络信息技术在档案管理中的应用，改变了档案管理模式，提高了工作效率。企业的档案工作要适应社会发展，面对新形势，要积极改革和创新档案管理模式，大力提升档案工作的信息化水平。本文主要探讨在大数据时代，企业档案管理工作面临的挑战以及应对策略。

关键词：大数据时代;企业;档案管理;策略

一、大数据的定义与特点

1.大数据的定义。近年来，人们越来越多的提及到大数据一词，它被用来描述和定义信息爆炸时代产生的海量数据，并命名与之相关的技术发展与创新。大数据不仅用来描述大量的数据，还涵盖了处理数据的速度。

2.大数据的特点。大数据主要有4个特点：Volume（大量），数据体量大;Variety（多样），数据类型繁多;Velocity（高速），处理速度快;Value（价值），合理利用数据并对其进行正确、准确的分析，将会带来高价值回报，这是大数据的核心特征。

二、大数据发展对企业档案管理工作的影响

1.有利于提升档案工作效率。对于某些企业来说，目前档案查询还是人工的方式进行目录检索，实体利用主要还是以纸质版的为主，这就存在一些弊端，当需要去查阅一些资料的时候，因为人的精力有限，只能一点点的查阅，从每一张纸头上获取自己所需要的信息，大大的浪费了时间，而大数据可以把纸质档案转换成电子档案，而且电脑会自动将档案进行分类，那么在查找的时候就十分的方便和快捷，可以通过查询几个关键字就能把所需要的资料找出来，提升了档案工作效率。

2.有利于档案编研工作的开展。档案编研工作对于开发档案信息资源，做好档案工作具有重要的意义，是档案部门主动、系统、广泛地开展提供利用服务的一种方式，也是提高档案工作水平的一个重要途径。但是在现实工作中，档案工作者的主要工作内容基本上是对档案实体的管理，对档案信息资源的开发很少或者根本没有精力开展，档案工作流程没有实现闭环。造成目前这种局面，除了说档案实体管理需要档案工作者耗费很多时间外，还有是因为编研的特殊性，它是一项研究性的专门工作，需要对档案内容信息进行编辑、研究，而在编研的过程中，又需要调阅大量档案，花费较大力气对档案内容进行研究，档案实体管理和信息开发貌似不可兼得，但是大数据的运用却可以使两者和谐统一，大数据的主要特点就是可以快速挖掘有价值的数据，通过分析预测来获得价值，大数据可以辅助档案工作者开展编研工作，比起传统的工作方式，他们可以用相对较少的时间来获得较多的有价值的信息，这十分有利于编研工作的进行。

3.档案管理方式将会发生变化。传统档案管理模式，档案管理的对象是纸质档案，工作重心停留在对档案实体的归档、保存上，在主动提供利用上較为欠缺。从整个档案工作流程上来看，收集是档案管理的实际起点，整理是档案管理工作的核心部分。大数据时代，档案管理从对纸质档案的管理，逐渐转变为对电子数据的管理，要求注重对档案资源的整合，注重对档案价值的挖掘开发，使档案成为一种信息资源，档案利用上从被动变为主动，让“群众少跑腿，数据多跑路”。档案工作的内容就表现为重收集、轻整理的特点，对数据的收集力度逐步加大，相对而言，整理在整个档案工作流程中就显得没有像以前那么重要，这是管理对象的改变所带来的变化。

4.对档案工作的安全性提出了挑战。与当今信息化社会不相适应的是信息安全问题，大数据主要通过网络传输，网络化给人们带来便捷的同时也带来了涉及隐私、保密的安全性问题。档案工作作为一项重要的基础工作，留存历史、资政育人，尤其要重视它的安全工作，要把档案安全作为整体安全的重要组成部分，确保档案工作的利用安全、实体安全、信息安全和网络安全。既能够充分利用大数据实现现代化的档案管理，又要实现档案工作的安全运转，是我们急需深入研究和解决的问题。

5.对档案工作者的素质要求更高。大数据时代，档案管理工作内容发生改变，从对纸质档案的管理，变为数字化档案管理，计算机技术、网络技术以及现代化设备的使用，对于档案工作者的素质有了更高的要求。不仅要求具有档案管理的专业知识，还要能够接受新鲜事物、理念，拥有良好的创新能力和服务意识，要建设一支适应新形势新任务新要求的高素质、专业化的档案干部队伍。

三、大数据时代企业档案工作的思路

1.着力加强档案基础工作。注重加强档案资源建设，拓展各门类、各载体档案收集途径，重视数据收集，不仅全而且准，任何微小的数据都可能产生不可思议的价值。要加大先进科技的引进、研究、应用力度，探索更加科学有效的管理方法。要加大对馆藏档案的研究力度，挖掘数据背后的价值，做好编研，为现实工作提供有益的参考，实现档案信息资源的共享。

2.把档案系统纳入整体信息化平台，建立企业的大数据。企业要着重加强自己的大数据建设，把档案工作纳入整体工作部署，对档案信息系统和业务系统、公文系统等进行系统整合、数据整合，把档案信息化建设作为企业整体信息化建设的重要组成部分，不断进行技术创新，将这些原本很难收集和使用的数据变得容易被利用，逐步为企业发展创造更多的价值。

3.科学合理利用相关技术手段。为了使电子文件能够和纸质文件有相同的法律效力和凭证作用，应科学合理的运用相关技术手段。第一，签名技术的应用。目前，签名技术主要包括光笔签名和数字签名。对于电子文件中的签名，可以作为验证电子文件原创性、真实性、完整性和安全性的重要依据。二是防篡改技术的应用。如果数据设置为只读模式，则用户只能读取信息，在使用时不能修改，从而提高档案的信息安全性。第三，加密技术的应用。通过加密技术的合理应用，可以更好地保证某些涉密文件的保密属性，是避免数据泄露的一种非常有效的方法，该技术的目的是利用数字手段，促进涉密信息的伪装，以确保非法入侵者无法了解涉密信息的真实内容，通常选择双键方式。加密技术的应用可以合理地控制用户的访问权限，限制用户在电子文件中的操作，使电子文件的管理达到理想的效果。

4.档案信息的主动推送。一般来说，以前的档案利用主要是由档案工作者按照用户的需要来提供服务，是一种被动的服务，而且档案用户大多时候都不会主动的去关注企业档案的变动，即使后续新产生的档案资料中有符合他们的使用需求，他们往往也不会及时知晓。公司发展的越来越大以后，档案部门积累到的数据也随之增多，例如档案用户的信息、档案查询的记录、档案的利用和申请等等，为了能够更好的预知档案用户的需要，可以在大数据的基础上建立一个分析模型，这能够更快速的建立位置信息、档案的历史分布信息等。一方面来说，结合经验数据，档案部门可以预测到使用者的潜在需求，而且历史使用记录的存在可以及时的给档案用户推送新的档案信息。而另一方面来说，他还能够将和用户工作职责有关的档案信息发送给用户，这样一来，传统的被动服务就变成了主动服务。在进行信息数据的推送时，必须要全面的考虑到文件内容是否安全，要符合企业对保密性文件的管理，而且只需要给出标题和关键词等重要的信息，而不是直接把电子文件推送到用户手中，相应的，我们应该要完善相关关键信息，诸如标题、主题词、类别等。此外，我们还应健全反馈机制，可以有效的评估和反馈用户主动推送的信息是否具有实用性，还可以以此作为后续数据来源的基础，更好的发展主动推送档案数据信息这一功能。

5.改进企业管理内部文件的流程。文件生命周期理论表明，档案的前身和基础是文件，所以我们要注重对文件的管理和前端控制，对流转阶段的文档处理需要更加及时。笔者以固定投资建设项目的管理为例，在建设的过程中会出现许多文件，这些文件分别来源于相关的设计单位、施工单位和设备供应商等，需要在规定的时间内进行分发流转。以前的操作是建立在管理程序的基础之上，再由个人来进行部分分发以及转发。当项目越来越多时，文件管理工作就变得更为严峻，很多文件都需要被分发流转。当信息化的水平越来越高时，随之积累的数据也越来越多，而且同种类型项目的文件无论是在內容和分发单位，还是在编码规则上都保持了一致性，所以，把握好大数据预测的关键，建立一个可以进行数据关联的分析模型。这个模型可以根据文件的分发信息来进行分析和预测性流转，从而有效的提升文件管理的效率。

6.增强档案工作者的专业能力和知识储备。在信息化档案管理的发展过程中，企业档案信息化管理需要相关专业人员，企业应加强对档案工作者的继续教育力度，定期设置培训内容，使其逐步掌握专业的档案管理技能，充分认识到自身职能的重要性，同时，更新档案工作者的知识储备也是必要的。目前科学技术发展迅速，他们不仅限于一段时间内的知识储备，而是要不断更新。通过加强企业档案工作者的业务能力，不断学习和更新相关知识，可以有效、安全的开展企业档案工作，对企业的发展至关重要。

7.建立完善相关制度规则，重视信息安全。随着互联网的飞速发展，大数据背景下，企业档案管理的工作内容和管理对象都发生了不同程度的改变，待归档数据来源繁杂，种类多样，“如何归、怎么归、咋样用”都是我们急需面对的问题，企业应当建立、完善符合自己实际情况的相关制度规则，优化档案工作流程，以制度作保障来实现对数据的驾驭。要重视信息安全，要对信息进行监管，对于一些非常重要的档案数据，可以直接上级进行把控，首要保证安全性。

四、结论

综上所述，在大数据时代到来之际，企业开展档案工作应该着眼新的形势和任务，顺应历史潮流，适应社会发展，针对产生的新问题新变革，完善应对措施，落实安全保密和风险防控工作责任，要着力提升档案干部队伍的专业化水平，为加快企业的发展做出档案工作积极有效的贡献。

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