加强云环境下声像档案管理效率的对策研究

王博琼

摘 要：随着我国科技水平的不断发展，信息技术对各行各业都产生了巨大的影响，很多行业的运营模式在信息技术的影响下发生了质的变化。对于档案管理行业来说，互联网技术，尤其是云计算技术对行业革新产生了巨大的推动作用。在当前云环境下，多媒体档案管理，尤其是声像档案管理成为值得研究的一大课题。笔者结合相关工作，对云环境下的声像档案管理进行研究，总结出了加强档案管理效率的具体措施，以期推动声像档案管理工作的发展和进步。

关键词：云环境;声像档案;管理;策略

一、声像档案概述

声像档案通常指国家部门、企事业单位或个人在实际社会生活中产生的以声音、图像、视频为媒介储存的档案，同时辅以相关文字加以说明，形成完整的、具有一定保存价值的历史记录。声像档案相比于传统的文本档案由于有多媒体作为载体，能够更加形象生动且具有说服力的向档案阅读者展示档案本身的价值。声像档案对于记录历史面貌、文化发展进程、以及维护历史原貌都具有非常强的便利性，是档案管理行业发展的重要里程碑。随着网络信息技术越来越高，云计算技术让档案所能承载的内容越来越丰富，存储量越来越大，尤其是在声像资料越发充实的当下，传统的文本档案管理已经无法适应现代档案管理的发展需求。因此档案管理工作者必须重视云环境下的声像档案管理工作，积极加强声像档案管理效率的相关工作。

二、云环境下声像档案管理的重要性

1.云环境下声像档案的收集与运用更具广泛性。传统的文本档案主要以文字为载体，内容单调，细节模糊，无法详细、全面地体现记录时的各种细节情况。而声像档案的载体更加多元化，音频、视频、图像资料可以通过数字媒介进行储存和传递，不论是在档案收集广泛性还是档案传播的广泛性上都具有传统文本档案无可替代的优势。

2.云环境下声像档案的真实性大大提高。通常文本档案由专门的档案管理员负责，在实际档案制作过程中从初稿修正到最终封装，每个环节都有可能出现档案失真的情况，主要原因在于文本档案较好修改，在任何环节都有潜在风险可能导致出现问题。而在云环境下，音像档案的记录形式主要以音频、视频等客观记录为主，真实性的考核主要反映在文件的完整性。相比文本化档案来说，声像档案在真实性方面更加具有真实性，对于声像档案的应用价值有促进作用。

3.云环境下声像档案的专业性获得了进步与发展。云环境下的声像档案不论在收集、整理和运用方面都更加具有专业性。一方面声像档案相比传统档案更加具有研究价值;另一方面声像档案在制作方面的要求相比传统档案更高，同时成本要求也更高。从某种意义上来说，声像档案甚至是时代中公共舆论和宣传导向的重要传播途径之一，一定程度上是对当代主流意识形态的反映和价值取向的代表。

4.提高声像档案管理效率是档案管理工作的重要部分之一。声像档案作为档案管理工作中的重要組成部分，主要是根据档案的承载媒介是实物或非实物划分的。除此之外，声像档案自身也有形式上的划分，例如视频、音频、图片等等，为档案管理工作带来了一定的难度和不确定性。随着人们的生产经营方式越来越多样化，声像档案管理工作也要紧跟时代潮流，脱离传统的纸质档案管理模式，利用云计算技术提高声像档案管理的工作效率，切实做好档案管理行业发展的推动工作。

5.云环境下声像档案管理是符合时代发展需求的创新。网络信息技术对各行各业都造成了一定程度的影响和冲击，档案管理行业在通信技术和计算机技术的大力发展支持下，已经基本完成对传统档案管理工作的革新。现今丰富多样的数字化档案在存储安全性、数据易用性以及管理时效性方面都比传统纸质档案的工作效率提高很多。因此在云环境下做好声像档案工作是适应时代发展需求的一种必要手段，是推动声像档案数字化进程，强化云计算技术在档案管理与应用方面的有效手段。

三、在云环境下声像档案管理存在的问题

1.相应管理制度的匮乏和不健全。正所谓“没有规矩，不成方圆”，虽然声像档案的数字化管理已经推广发展了很多年，但我国目前针对云环境下的声像档案管理还未形成一套相对完善的管理制度和行业标准。导致档案管理工作者在操作时很难有标准参考，即便有单位内部规定，在操作时由于缺乏有针对性的培训与引导，很难按照标准执行到位，使得有价值的记录材料得不到妥善的保存，削减了声像档案管理的实际意义。因此针对云环境下的声像档案管理形成一套有参考价值的管理制度是非常有必要的。

2.对云环境下的声像档案管理认识不足。声像档案在我国的档案管理事业的发展不到二十年的时间，云计算概念的提出和运用也不超过十年，因此从总体上看，云环境下的声像档案管理工作还处于初步发展状态，很多档案管理机构还缺乏对其系统性的认识。例如在收集档案后没有利用云计算技术对信息进行有效地分类和处理，在人工处理档案信息的过程中发生信息丢失的情况，进一步降低了声像档案的保管价值。

3.管理人员专业能力不足，降低档案管理效率。正所谓“工欲善其事，必先利其器”，档案管理人员作为云环境下声像档案管理的直接参与者，其专业能力直接决定了档案管理效率的高低。现今很多单位在档案管理岗位方面的审查并不严格，很多尚未经过档案管理专业知识培训的人直接进入了档案管理工作领域。受限于知识系统的不完善和工作经验的匮乏，其管理水平的确乏善可陈。在当前信息技术和经济增长飞速发展的态势下，声像档案管理人员的专业能力必须进一步加强，打破档案管理行业信息化建设的桎梏，促进行业整体水平的发展。

4.软硬件设施的配置工作不到位。云计算技术作为声像档案管理的重要工具之一，妥善利用其优势的前提就是配置相应的软硬件工作设施。现今一些单位为了开源节流，常常在声像档案管理工作预算上做文章，导致档案管理人员常常面临“巧妇难为无米之炊”的局面，云计算专业化工具无法在声像档案管理工作中发挥应有的作用，自然难以提高管理效率。

四、加强云环境下声像档案管理效率的对策

1.积极优化和完善管理制度，规范档案收集整理程序。档案管理工作者应当根据实际工作情况，依照《档案法》等有关法律行文，积极建立、优化和完善一套相应的云环境下的声像档案管理制度。针对使用云计算技术的声像档案管理的各个工作环节形成标准规范，例如信息收集、分析整理、信息存储及调取运用等等;针对视频档案，视频画面的尺寸、图像的标准、以及视频格式、编码等要有具体的标准;针对音频档案，录音的长度、音质等也要有一定的标准。要根据明确的归档要求来划分归档范围，对要求长期或永久保存的声响档案应当成立专门的存储空间，防止方案损毁或丢失的情况出现，在确保档案保存的安全性和可靠性的同时提高档案的提取运用价值。这样的管理标准不仅能够提高管理效率，还能够有效加强档案管理人员的安全保管意识，同时还能够为档案的使用者提供更加方便、快捷的服务，是提高声像档案管理效率的重要手段。

2.努力提高档案管理人员的专业素养。针对档案管理人员专业素养的提高，要从招聘环节和已有员工培训两个方面来进行。招聘环节方面，单位在招聘档案管理人员的过程中，要设定一定的专业门槛，确保应聘人员具备一定的档案数字化管理经验，了解云计算相关知识，同时具备较高的学习能力和管理意识，确保人才完全符合声像档案管理岗位的需要。在已有员工培训方面，企事业单位应当通过合理的資金投入，组织和开展有关云计算声像档案管理的培训内容，有针对性的开展培训有助于已有员工专业素养的全面提升。两种手段相辅相成，能够切实提高云环境下声像档案管理工作的人力资源保障。

3.建立配套的软硬件设施。在云环境下开展声像档案管理工作，配套的软硬件设施的建设是必不可少的，企业单位应当正视档案管理信息化、数字化的发展需要，确保有足够的资金投入相关设施的购置与应用方面。例如云数据库的建立就是为了满足云计算的基本需求而搭设的，能够有效提高在线对资料的收集、整理、检索和提取运用的能力，让声像档案的管理分类更加清晰明确，有足够的利用价值。此外，还应当在档案室为档案的使用者配备友善的服务接入设备，让档案使用者尽可能的进行无人化、无纸化档案查询和提取工作，既能够提高档案管理工作的效率，还响应了国家节能减排的号召。

4.提高服务品质，不断创新应用。在网络技术飞速发展的背景下，声像档案产生的规模增速已经呈几何倍数增长，说明声像档案管理势必会成为未来档案管理工作的一大重要趋势。同时，随着云计算技术的发展和声像档案数据规模的不断提升，档案存储已经成为一个难题。传统的本地数字化存储已经难以应付如此庞大的数据库，而不经备份直接保存至云端服务器的方式又对档案安全产生了一定的威胁。因此档案管理工作者应当不断思考如何进一步提高服务品质和技术实力，在当前良好的科研环境下进一步开发和利用云环境下声像档案管理的剩余价值，提高档案管理工作的服务品质，最终推动档案管理工作全面提高，实现效益的最大化。

五、结语

近几年信息技术的快速发展对各行各业的生产经营模式都产生了翻天覆地的影响，声像档案管理作为近二十年来档案管理的热门研究对象，必须紧跟时代发展潮流，不断强化自身技术实力，依托先进的云计算技术不断提高档案管理效率。深入分析声像档案管理工作中出现的不足，掌握具体原因，对症下药，形成有针对性、可行性的对应策略，最终奠定声像档案管理的科学、全面、可持续的长久发展态势。

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