浅析医院纸质档案电子化的必要性与创新推广

赵丽

摘 要：档案电子化指的是使用计算机信息技术对档案数据进行存储，并有利于资料的管理，是档案现代化发展的必然趋势。而医院档案中，无论是医护内部人员档案还是患者档案，采用信息化的储存方式具有更多的便利性，其优势是纸质档案所不具备的。随着我国电子科技的发展，以及信息化水平的提升，在医院档案管理中运用电子档案已经成为必然的发展趋势，需要得到普及和推广。在医疗机构的日常工作中，常常会产生各种新的档案，而电子档案具有多备份、使用率高的优势，可以加强不同科室之间的资源共享，推动了医护人员工作的整体效率，故而其发展具有必要性。而结合医院发展需要，加强档案的创新管理也是本文所研究的重点内容。

关键词：医院;纸质档案;电子化;创新

随着电子信息的进步，人们的工作、生活已经进入到电子化时代。而传统的档案管理措施主要以纸质文件进行保存，这对于档案室的管理、存储以及信息资料的调取都造成了工作上的压力，不利于后续工作的快速进行，甚至有遗失的可能性。而电子档案的实施可以解决好这些问题，不仅在储存上空间容量大，在调取信息、数据分析、共享资料等方面都具有无法比拟的优势，有利于医护人员工作的有效开展。在现代医院管理体系中，做好档案管理十分重要，但是对于多数医院，特别是中小型医院在档案管理上仍然存在很多问题，他们缺乏管理方式、管理策略的革新，本文将针对医院纸质档案电子化的发展进行讨论，加强创新应用。

一、档案信息化管理的必要性

档案信息化管理具有必要性，首先，在于可以满足医院现阶段、持久性的发展目标。其次，能够更好地保存档案，分享档案，增强其使用的寿命，便于档案管理人员的管理工作。此外，则是对“数字化”医院建设提出的新要求，有利于提升医院整体的管理成果。近年来，我国多个地区的医院均开展了档案信息化管理的工作，这有助于加强与医院本身工作的融合性发展，但是从整体情况上看，信息化质量不高，这也导致管理出现漏洞。因此，笔者将结合医院档案电子信息化管理的现状与发展进行新模式的探究。

此外，在新时期，医院档案工作面临着很多考验，在电子信息的发展过程中必然受到一定程度的冲击，促使医院必须进行管理上的改革，无论是就诊信息化，还是档案管理电子化，这都是社会进步发展的趋势，需要与时俱进。而医院电子化档案的管理不仅仅是临床治疗、护理过程中对患者病例档案的管理，也包括研究成果、数据分析等，特别是在大数据环境下，如果各大医院能够实施资源、数据共享，在某些医学问题的解决上可以通过临床大数据进行结果分析，这对于我国医疗卫生事业的发展也具有积极意义。

二、电子化档案管理中存在的问题

1.对电子化档案的认识不到位

有些人传统观念较为严重，认为纸质档案的填写较为清晰明了，他们缺乏对电子档案使用的认识，认为电子档案在录入上具有复杂性，工作量巨大，不能及时进行，这种错误的思想对于电子档案的整理、录入以及保密性工作均会造成影响。特别是对于年龄大的医生和管理人员，对电子化的管理模式存在质疑，也缺乏熟悉性和操作性的掌握，在新知识的学习上缺乏主动性。在使用过程中也会存在数据上的错误，在设置上缺乏整体的规划性，这也会导致电子档案录入之后的存放位置错误，在调取的时候存在遗失问题，导致档案使用存在障碍。除此之外，档案管理本身作为小众专业，具有一定专业能力的人才数量少，因此，如何选择符合医院需求，适应电子档案管理的专业人才也十分重要。人才培训周期长，虽然在难度上相对容易学习和掌握，但是要对医院发展提供信息化的支持，其依然有待商榷。最后，则是医院本身对档案管理的认知度低，故而缺乏资金、人力的支持，医院发展过程中的高层领导更多的是专家、学者，是临床学术方面的精英，因此，在医院职能部门的发展过程中也少了很多体验。

2.电子化档案的应用缺乏合理的共享机制

医院内的各项工作是具有联系的，通常来说，从患者入院治疗开始，其病历档案、治疗数据需要经过多个人员的手里，在医院档案的共享性上有较高的要求。如果档案管理出现纰漏，存在数据错误，在调取和核对上则会发生较大的困难，并且会造成治疗推迟，严重情况下则会导致患者治疗出现事故。与此同时，医院病历已经实行CN电子签名认证，扫描储存电子檔案是为了原始的东西不变质，调阅使用方便，异地备份，医生不能修改。在医院的工作中，加强电子化管理，提升工作的全面性。但是管理人员如果缺乏资源共享意识，只保留一份电子档案，这也会导致其他人员在调取的时候存在权限问题，并影响医院工作的顺利开展。

3.电子化档案保密性和安全性还存在着隐患

电子档案管理因其自身特殊原因，需要储存在互联网系统中，因此，会存在保密性安全性问题。一些不法分子则会利用自身的技术优势来跨越法律的“围墙”，获取医院的信息资料。因此，在实施电子化信息档案管理的时候必须做好安全性和保密性工作，这也是对患者负责。与此同时，在日常工作中，院内各个科室的医护人员通常具备常规的计算机操作能力，但是也会出现硬件故障、电脑病毒的问题，从而导致储存遗失，因此，加强对工作人员的计算机技能培训，做好常规存储管理，加强关键性数据的备份工作，能够将数据及时的进行恢复，这对于弥补特殊情况下产生的损失具有现实意义。

三、加强电子化档案管理的对策

1.进一步提高对电子化档案管理的重要性认识

二十一世纪已经进入到信息化社会，医院工作中也需要结合社会发展的主流趋势进行自我管理。在应用电子信息技术的同时，要结合医院发展需求，结合现代医学管理措施进行技术上的改进。首先，医院领导层需要认识到实施电子档案管理的优势和必要性，并在院内工作会议上提出电子化信息改革的发展方向，促使相关部门开始进行电子化管理工作的设定，提升电子档案推进的紧迫感。与此同时，对院内硬件条件进行改善也是一项繁重的任务，需要全体职员工正确对待。而档案管理工作人员也在初始时期较为忙碌，需要对传统的纸质档案进行整理，以及资料的保存和录入。值得一提是，作为档案管理人员在改建电子档案的过程中可以提出个人的建议，这对于落实档案管理，提升工作的便利性具有现实意义。最后，我们要注重对医院档案事业的支持，招募具有责任心和一定专业能力的档案管理人才，促使医院管理更加优质。

2.加强培训，建立共享平台

因医院部分工作人员通常对医学知识和技术有着明确的认识，在计算機的使用上只具备基础技能，在电脑操作能力上有着明显的不足。这就需要医院引进专业的计算机管理人才，一方面对各个科室人员进行集中培训，另一方面对医院的电子信息系统进行优化设计。同时，他们也需要对医院情况有所了解，对医生工作、资料调取、日常管理进行常规知识的学习，从而更好地设计电子档案的分类、流程等。除此之外，他们需要与档案管理人员加强密切配合，共同建立资源共享平台。而档案资料的查阅、调取和下载权限也需要根据医院的制度等进行设定，尽最大可能的消除档案的不安全和泄露问题，提升电子档案使用的有效性。

3.正确处理电子化档案管理与利用的关系

在医院医疗工作开展过程中，病患资料多，重点科研项目也会进行电子档案的保存。一旦遗失，对于后续医院的科研工作，大量的临床数据的应用产生严重影响。因此，在进行电子信息档案管理的过程中必须做好备份工作，并且能存储在脱机保存的载体之上。而很多文件需要进行永久性保存，因此，制作纸质档案，加强电子档案和纸质档案的双重运用能够起到双保障的作用。在电子信息档案上也可以通过加密传输的方式确保数据的安全性，防止资料的外泄。与此同时，医院电子化系统的建立应该加强文书档案扫描、会计档案扫描、人事档案扫描，这些工作的最后都是为了快捷使用、调阅、备份，实现文档共享。

结束语

对于医院来说，档案管理工作十分重要，无论是成功的医学研究患者病例，还是存在失误的病情分析，都会对研究进展提供临床数据支持。除此之外，还包括很多科研性数据，会计财务数据、人事变更数据等，这些医院数据在发展过程中储存了很多重要资料。在传统的档案管理中，纸质档案的损毁更高，保持程度不好，并且需要占用更多的空间。而有效性进行档案管理改革，加强电子信息档案的使用，一方面可以增加资料查询和使用的速度，提升日常管理需求。另一方面对于数据可以直接进行专业分析，在大数据系统下完成多项治疗措施、方案的分析，有利于解决医学上的难题。因此，将档案进行信息化管理，能够以患者为中心，以医务人员工作为前提，并贯穿于医疗服务体系中，有利于医院档案管理工作的优化，加强信息的使用价值。

参考文献：

[1]吴 扬.医院电子病历档案优势分析及发展对策[J].档案时空，2018（08）：32-33.

[2]王廷群，李 佳.如何加强医院会计档案电子化管理[J].财会学习，2018（27）：127+130.

[3]杨茜雅.会计档案电子化助力财务管理转型——中国联通在全国率先推行会计档案电子化管理试点工作[J].中国档案，2015（02）：25-27.

[4]吴明慧，赵文凯.论医院基建档案管理的电子化[J].中国医院建筑与装备，2017，18（11）：75-77.

[5]侯仰锋.医院人事档案电子化管理浅析[J].科技视界，2016（20）：220.

[6]唐海英，李欣欣.对纸质档案电子化的探析[J].兰台内外，2011（02）：20-21.

[7]李 丽.浅析医院档案管理中的问题和解决对策[J].办公室业务，2014（05）：120.

[8]董桂兰，郝 飞.唐山市医疗卫生系统档案电子化管理述论[J].唐山学院学报，2011，24（01）：20-22.

[9]张荣榕.浅析电子档案与纸质档案双轨道管理机制[J].办公室业务，2012（23）：149+151.