加强教学档案管理促进教务教学发展的路径分析

刘军华

摘 要：高职院校的教学档案是高职教学过程中形成的有价值的各种形式的历史记录，对服务于高职实践性强的教学特点发挥着基础性作用。随着社会发展以及整体教学质量和需求的不断提高，当前我国高职院校教学档案管理已不能完全适应时代发展需求。本文分析了目前我国高职院校教学档案管理存在的突出问题，提出新时代转变高职教学档案管理方式方法途径，促进教务教学可持续发展。

关键词：教学档案;教务教学;措施建议

随着高等职业技术教育的蓬勃发展以及现代信息技术的广泛运用，教学档案对提高教学质量的重要性日益明显。院校档案管理只有最大限度地提高档案的利用效能，才能使高职院校教学档案满足院校发展、教务教学和教师专业发展的需求。

一、教学档案管理对教务教学发展的作用分析

高职院校教学档案管理是教学管理和档案管理的基础性工作，直接服务于教务教学、教学研究、提高师资水平等各核心环节，随着档案材料的不断丰富和信息化利用手段的完善，其作用越发重要和凸显。

1.助力教育改革进入深化阶段，促进其整体发展

目前，高职教育已经进入全面深化改革阶段，教师专业化发展、学生动手能力的提高是教学中的现实课题和目标要求。教学档案管理服务于教师专业化建设，其作用体现在：对有价值的教学历史资料的运用，能够引导、拓展教师教学思路，借鉴先进的治学教学理念、教育科研及实践方法，进而推进教师专业化发展。实践性是职业教育的突出特点也是基本要求，技术经验又是提高实践技能的重要途径，教学档案在此路径上可发挥接力作用，让学生充分利用好技术发展领域已有的成果，从而促进能力提高，促进教学效果。

2.教学档案资料的深化利用，提升师资能力

目前，高职教师队伍的学术和教学水平在适应以教学工作为中心的改革中不断完善和提高，教学方法也在创新中得以发展和丰富。有此局面，教师整体素质提高是主因，但也得益于教师通过运用丰富的教学档案资源实现相互借鉴学习，拓宽思想维度，提高能力水平。档案管理在此发挥了重要的交流平台作用，教师们可利用教学档案筛选有价值的教学资料，自觉借“他山之石”攻已之“玉”，在交流中继承创新，逐步探索出更有效的教学方法。

3.促进教学规范化建设，提高管理水平

规范化的教学档案管理能对教学工作进行阶段性客观总结归纳，通过统计分析，发挥动态反馈信息功能，促使教学措施进一步完善。教学档案管理通过资料的归档与验收，做到与教学各环节及时同步，实时反映出教学规范化建设存在的倾向性问题;资料的成套性又从整体和全局反映出教学态势，有利于从宏观上及时发现和克服教学管理不规范的环节;教学科研档案管理能更有效地掌控科研过程，发挥横向联合、纵向积累及促进成果转化等作用。

二、教学档案管理存在的突出问题

1.教学档案管理的利用价值没有得到应有重视

教学档案保存的目的就是为了满足利用者需求。档案管理的收集整理、鉴定保管、统计检索等前置环节最终以其提供利用为终极价值。一是“重藏轻用”的传统思想依然是限制教学档案更好发挥作用的樊篱，很多院校从制度建设到管理人员岗位能力结构要求，都反映出重视归档、忽视利用的倾向，对档案的主动提供考虑得更少，甚至有的在档案管理中以安全、保密等为理由，制定一些限制性措施，使档案管理措施反而犹如一道壁垒，限制了档案的利用。二是存在重文书档案轻教学专业档案倾向，导致档案管理与教学质量提升严重脱节，成为院校行政化管理服务部门。作为教学档案的归档范围，除了日常教学产生的行政性文书资料之外，应当高度重视专业建设资源的管理。充分进行科学调研，了解大家在专业课题和教学科研建设方面的利用需求，扩充教学档案归档范围，为教学、科研、学生管理等提供有效服务。

2.教学档案管理缺乏制度性保障

教学档案管理制度建设不系统、不健全，执行规章制度不严谨，无章可循、行之无矩是档案管理不规范的基础性问题。高职院校一般发展时间相对较短，教学档案材料来源多样，亟需构建完整的管理制度来保障。有的院校把教学档案管理当负担，其部门处于边缘地位，管理并未纳入院校整体制度建设宏观规划，由档案管理部門跳“独角舞”;有的虽有一定的制度基础，但执行无监督考评机制，教学档案管理处于随心所欲的散漫状态，很多档案材料应藏不归，藏而不整，甚至归后遗失，给教学资源管理带来极大损失。

3.档案管理人员能力现状不适应档案工作要求

高职院校教学档案管理人员普遍存在半路出家，档案业务理论底子薄，岗位素能不够专业等问题;相当一部分人把档案管理仅仅当作收发性事务工作。同时，各高职院校缺乏对教学档案管理工作的科学考核机制，致使某些档案管理人员服务意识淡薄，工作质量水平有待提高。此外，对现有岗位人员的在职系统性培训较少，管理水平始终在低层次徘徊。

4.教学档案管理措施落后，信息技术应用程度不高

档案信息化是档案工作的发展方向，也是提高档案管理服务水平的重要途径。受思想上重视不够，经费上投入不足，管理上要求不严，技术上保障不力等诸多因素影响，相当多的院校在教学档案管理中信息化水平不高，档案资料电子化占比很小，档案管理仍采用传统的手工模式，信息化、网络化应用或没建立，或刚起步，不适应新媒体时代背景，跟不上档案利用者需求。

三、实现高职教学档案管理提质增效的基本措施

1.狠抓规范化管理体系，拓宽教学档案管理的主体范围。教学档案管理并非档案管理部门一家之责，构建完整的资源收集、保存和利用体系，横向上需要高职院校各部门共同努力，纵向上需要纳入院校综合管理体系。一是要根据《档案法》要求，制定相应的管理制度，促进教学档案管理步入规范化轨道。二是积极完善档案基础设施，加强档案管理硬件建设，加大经费投入，打造库室面积达标、设施完善、功能齐全、服务便捷的管理环境。三是全面形成领导重视、部门负责、全员参与、各负其责、齐抓共管的良性工作氛围;建立档案管理监督机制，坚持问题导向，加强定向督导，及时对教学档案管理工作进行监督。四是构建科学的考核评价问责机制，将档案工作纳入年度考核内容，把压力和责任传导到教学档案的“主力军”即高职院校各内设机构及二级学院等，督促其发挥既主抓主管又协抓协管的作用，将规范化归档工作作为先进评选的硬指标，确保无障碍运行。

2.狠抓档案资源的归档和利用，促进教学系统化建设。一是深度挖掘檔案资源，构建涵盖纸质、实物、音像等多类型、多载体的档案资源建设。按照谁经办谁归档的原则，通过事前提醒、事中跟进、事后督促等形式，力求从源头上做到及时收集和管理。二是围绕教学中心任务，充分发挥档案独特的服务功能。不断完善档案利用服务体系，拓宽服务领域，实现档案利用四个方面全覆盖，即：载体形式全覆盖，时间跨度全覆盖，服务领域全覆盖，服务手段全覆盖。三是根据利用者需求，逐步加大教学档案主动提供利用的范围领域和渠道途径，规范开放历史档案的范围和期限，通过档案阅览、外借、复制、证明等服务方式，充分发挥教学档案对教学及管理的服务保障作用，最大限度满足利用者需求。

3.狠抓档案人才队伍专业化建设。要切实重视教学档案管理队伍的稳定和人才培养，为教学档案工作可持续发展提供人才保障。一要配齐配强档案队伍，高职院校要配备与工作量相匹配的专（兼）职档案人员，搞好梯队建设，重点选拔档案专业、计算机专业人员充实到档案队伍，以适应新形势下档案发展需要。二要重视档案人员的继续教育，以送出去学、引进来教、岗位上练的方式，不断提升档案人员业务能力水平，努力培养专家型档案人才，充分发挥专家骨干的示范带头作用。三要激励引导并重，不断强化职业信仰，有针对性地搞好思想引导，对档案人员的工作亮点，要及时给予肯定。同时，积极为档案人员培训深造、挂职锻炼、交流任职等创造条件，营造栓心留人的环境。

4.狠抓教学档案信息化建设。围绕实现“存量数字化、增量电子化、利用网络化”目标，紧抓各地智慧城市、智慧院校建设机遇，把档案信息化建设纳入整体规划中来统筹推进，为教务教学和领导决策提供大数据支持。一是积极开展库存纸质档案数字化工作，通过信息化建设和购买服务等措施，实施库存纸质档案数字化和数字化成果挂接工作。二是开发或运用网络版档案管理系统，实现在线归档、网上借阅、在线检索、电子书生成、条码管理、在线编研等多种功能。三是深入推动在线归档和网上借阅工作，运用网络和专用软件系统，实现在线查找和借阅。四是要求相关部门和承办人在线归档，录入归档信息，上传电子卷宗，打印带条码卷皮，实现电子文档的在线归档。

四、结语

高职教学档案管理工作是高职教育全局中的一项基础性工程，对于教育教学水平提升和创新发展具有直接服务和驱动创新的功能作用。新时代，高职教学档案工作要注重把握时代脉搏，突出在规范化管理体系、集约化开发利用、专职化队伍建设、信息化运用等方面狠下功夫，推动高职教学档案工作在高职教育改革发展中提质增效。

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