大数据视野下档案信息化建设的新思考

陈红兵

摘 要：随着信息技术的发展与创新，我国的档案信息化建设工作已经发展到了一个新高度，在档案信息化建设方面也取得了一定的成就。但是随着大数据时代的到来，档案管理工作更加困难，要想使档案管理工作更加简单，就要使档案建设信息化、科学化。档案信息化建设包括数据信息化处理以及档案数据整理等工作。为实现档案信息化建设的目标，满足社会发展的基本需求，本文对大数据视野下的档案信息化建设工作进行了探究，并根据现状给出一些科学合理的建议，希望能够为档案信息化建设提供参考，以期加快大数据视野下档案信息化建设工作的完成速度。

关键词：大数据视野;档案信息化;建设管理;新思考

档案信息化建设是大数据时代背景下档案服务的必经之路，一方面建设档案信息化可以节省相关工作人员的时间和精力，减少繁琐的档案查找时间，在大数据视野下，各行业之间的信息资源交换也愈发频繁，为档案信息化建设提供了条件;另一方面因为大数据时代下的保密工作更加完善，档案信息化不仅能够减轻档案整理人员的工作负担，还能保证档案的安全，符合大数据时代的特点。但是在档案信息化建设完成的过程中尚且存在着一些问题，阻碍了档案信息化建设的步伐。因此，本文研究了大数据时代下的档案信息化建设过程，并提出了一些档案信息化的合理建议，希望能够帮助到我国的档案信息化建设工作。

一、大数据视野下档案信息化建设的重要性

档案作为我国重要信息的记录载体，它的保存和管理问题一直是人们比较关注的问题。一方面传统的纸质档案的管理和保存方式比较麻烦，需要管理人员定期进行整理和检查;另一方面传统的档案管理方式需要更多的人力和物力来确保档案保存完整，如果处理不当就会影响到我国的整体发展。除此之外，档案管理人员在整理档案的过程中也容易因为个人的主观因素造成部分档案损坏甚至丢失的问题，为信息资源的互换埋下隐患，甚至造成一些十分严重的后果，最终影响到相关单位的信息交流和资源调度。从这一方面我们可以看出档案信息化建设是十分重要的，它可以说是档案管理模式的一种重要变更，符合大数据时代的发展特点。

1.档案信息化建设满足大数据时代的发展要求

随着大数据时代的到来，我国的数据处理和信息互换发展到了一个全新的水平，传统的档案記录和管理方式逐渐显露出弊端，例如，在信息互换方面，随着数据的不断增加，档案的数量也大幅上升，增加了档案管理人员的工作负担，也降低了档案记录的准确性，容易为后期信息资源的互换带来问题;在档案管理方面，由于档案数量呈现不断上升的趋势，管理人员对于已有档案的管理难免出现疏忽，很容易影响到已有档案的正常调动和使用。由此可见，传统的档案管理模式已经不适合大数据时代，为了确保档案管理工作的质量和水平，我们需要努力完成档案信息化建设工作，从而确保我国的档案管理工作处于良好的运行状态，为社会的发展打下坚实的基础。

2.档案信息化建设能够有效提高档案管理效率

因为档案是信息资源的主要载体，管理人员在整理档案时难免会遇到一些问题，例如档案分类不明确、档案的信息内容不全面、档案存放位置混乱等问题。这些问题不仅影响了相关单位的工作效率，还给档案管理工作人员增加了工作难度。除此之外，档案管理效率低的问题也影响到了我国在档案服务方面的发展，使我国的信息资源互换速度和次数受到限制。档案信息化建设可以很好地解决上述问题，档案信息化建设主要是将档案中的信息录入电脑，从而实现档案信息化的目标，管理人员可以直接从电脑中调出相关档案的内容，节省了档案查询的时间，不仅为档案管理人员提供了方便，还提高了工作效率，有助于推动我国的档案信息化建设工作的发展进程。

二、大数据视野下的档案信息化建设现状

随着大数据时代的到来，我国的档案管理部门对档案信息化建设工作格外关注，一是传统的档案管理过程十分繁琐，需要有众多档案管理人员来进行管理，浪费了众多物力财力;二是因为档案管理在一定程度上与国家的发展息息相关，如果档案管理工作不到位，很容易影响到国家的发展进程。就目前的发展现状来看，我国的档案信息化建设仍然存在着一些问题，档案信息化建设不完善，工作人员不熟悉建设流程，服务水平较低，档案信息化建设的基础不太牢固以及档案管理人员的整体素质有待提高等，这些问题都制约着档案信息化建设的完成速度，影响着我国档案服务工作质量和水平的提升。

1.我国的档案信息化程度有待提高

随着时代的发展，档案信息化建设工作发展的也越来越好。但是在档案信息化建设的过程中还存在着一些小问题，其中主要限制档案信息化建设速度的就是档案信息化程度不高的问题。这一问题主要表现在档案调动时，当相关单位需要某一档案时，不能很快得到该档案的全部信息内容，有些内容仍然需要档案管理人员亲自查阅才能给出结果。出现这一现象的原因是，档案管理工作人员在档案录入过程中出现了失误，没有将档案信息全部录入，或者是录入信息出现了差错，最终导致档案的信息化程度不高，影响到档案信息化建设工作的发展和落实。

2.档案管理人员的整体素质也需要提高

部分档案管理工作人员并不是相关专业的，所以档案管理人员的整体素质参差不齐，部分素质较低的管理人员可能对传统的档案管理工作没有很大的影响，但是会降低整个档案信息化建设的水平和效率，会对整体的档案管理团队造成影响，如果档案管理人员的整体素质不合格，那么对于档案信息化建设的态度也会不一致，很多工作人员认识不到档案信息化建设的重要性，那么最终就有可能影响到档案信息化建设的落实，甚至影响到后期档案的正常使用。由此可见，档案管理人员对档案信息化建设的看法和态度对档案信息化建设存在着一定的影响，为了避免负面影响的出现，相关单位最好定期对档案管理人员进行培训。

3.档案服务的水平有待提高

档案服务的水平主要由档案信息化程度决定，档案信息化建设程度会在一定程度上影响档案服务水平，并且档案管理人员的整体素质也会影响到档案服务水平。此可见，要想提高档案服务的水平和力度，相关单位需要重视档案信息化程度以及档案管理人员的服务态度，从而确保档案信息化建设的高效落实。但就目前的档案服务水平而言，我国的档案服务水平和力度还有很大的提升空间，相关单位需要加强档案信息化建设速度，不断加强对档案管理人员的培训力度，提高档案服务的水平和力度，为我国的档案服务发展做贡献。

三、大数据视野下档案信息化建设的新思考

为了加强档案信息化建设的完成程度，确保档案信息化建设的全面落实，我们对上述大数据视野下的档案信息化建设现状进行了研究与分析，并根据分析结果结合我国档案服务的实际发展情况给出以下几点思考，希望能够为档案信息化建设的全面落实提供帮助。

1.加快档案管理制度创新，确保档案信息化建设工作的顺利进行

在档案信息化建设工作落实的过程中，档案管理制度是必不可少的助力之一，一方面是因为良好的档案管理制度能够为档案信息化建设提供良好的发展环境，有助于档案信息化建设工作的快速完成;另一方面是因为良好的档案管理制度能够有效约束档案管理人员，避免了由于档案管理人员的主观因素而带来的档案信息化程度低的问题。由此可见，加快档案管理制度的创新是档案信息化建设高效完成的基础和保障，同时也是约束档案管理人员的良好策略，能够确保档案信息化建设的顺利进行。

2.加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员的整体素质和水平

档案信息化建设的发展与落实离不开档案管理人员的努力，一方面是因为档案管理人员是档案信息化的主要执行者，档案信息化建设工作完成的好坏与管理人员的整体素养和专业能力有直接关系，另一方面是因为档案信息化是时代进步的主要体现之一，管理人员应该承担起属于自己的社会责任。除此之外，档案管理团队的整体水平也能够影响到档案调用的速度和效率。由此可见，我们需要以计算机能力和专业素养作为打造档案管理团队的主要考核标准，确保档案信息化建设工作具备改革的能力和动力。

结束语

随着科学技术的进步，人们日常生活中产生的数据信息越来越多，在这种条件下为了提高档案管理的整体水平和效率，我们需要加强档案管理制度、提高档案管理人员的整体素养与能力，努力做到以用户为准则，实现档案信息化建设的目标，缓解我国档案服务目前面临的现状及问题，为我国档案服务水平的提高提供依据，進而实现人才流动的科学化以及档案管理的高效化。

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