电子政务环境下档案资源整合与共享研究

李彩红

摘 要：网络技术的成型带动信息化迅速发展，而日益成熟的信息化赋予了档案信息资源整合新的内涵和形式，也为信息的共享提供良好平台。面对这种发展趋势，如何在电子政务环境下加强我国档案信息资源的整合与共享，已经引起档案学者的普遍关注。此篇论文主要把握我国档案理论与实践方面的研究脉络和侧重点，深入了解我国电子政务环境下档案资源整合与共享研究的不足和实践中遇到的瓶颈问题，重点分析我国实现档案资源整合与共享的要求和形式，以期找到实践中所遇瓶颈问题的根源，突破老式陈旧的档案管理思路，寻求更加合理的全新管理模式。关注电子政务环境下档案信息资源整合与共享的实践运用，做到理论与实践并举，推动档案信息资源整合与共享的实践发展。

关键词：档案资源整合;信息安全;共享

网络环境的形成，加速信息化进程，同时赋予了档案信息资源整合新的内涵，也为档案资源的共享提供了良好的平台。也就是说，通过借助现代化的通信系统与网络系统，档案信息资源的整合与跨时间、空间的利用具有了可行性。

面對快速的网络技术发展趋势，如何在电子政务环境下加强我国档案信息资源的整合与共享？本课题提出的理论与实践意义在于：第一，深入了解及剖析国外现阶段对档案信息资源整合与共享的研究现状，对比把握我国研究脉络、侧重点，总结已取得的成果和实践下之瓶颈问题;第二，分析档案资源整合与共享所涉及的一些瓶颈问题，以其找到根源，突破老式陈旧的档案管理思路，寻求更加上层合理的全新管理模式;第三，关注电子政务环境下档案信息资源整合与共享的实践运用，做到理论与实践并举，推动档案信息资源整合与共享的实践发展。

一、国内关于档案资源整合与共享的研究

我国档案学界对档案信息资源整合与共享问题的关注和研究始于近几年。虽然起步晚，但我国档案学者对这一课题的研究和探讨赋予了极大的热情，与时俱进，硕果不断。但是碍于现实条件和科研水平的制约，我国档案学研究真正将档案信息资源管理置于网络环境下的探究却开始于2005年后。2013年4月初，我以本校数字图书馆馆藏、China National Knowledge Infrastructure（简称CNKI，中国知网）数据库作为数据源，以主题词为检索项，共检索到相关文献165篇，其中期刊文献160篇、优秀硕士论文25篇。在这些优秀的文献和论文资料之中，提及电子政务环境下档案资源整合和共享的论文数量为5篇，2篇以企业档案为研究主题。由此可见，尽管业界对电子政务环境下档案资源整合与共享进行了一些有益的探索，但在档案资源整合与共享机制改革与创新方面，明显亟待进一步探讨研究。

二、国外关于档案资源整合与共享的研究

欧美国家的档案管理一向以档案资源的最大限度利用为目的，甚至出现过很长时期的“实用主义”论，违背了档案管理的初衷与意义，但不可否认的是欧美国家具有天然的技术优势和先进的数字技术，及成熟的网络环境。在我国研究者还聚焦将图书馆、档案馆和博物馆的各自发展时，欧美一些国家已经致力于图书馆、档案馆和博物馆的三馆合一，将大量传统纸质馆藏转换为数字符号，以数字形态通过网络为用户提供超越时空的服务。依旧以本校数字图书馆馆藏、China National Knowledge Infrastructure（简称CNKI，中国知网）数据库作为数据源，以主题词为检索项，共检索到46条数据。图一是按年代统计的结果。

著名的档案管理理论学家雷沃德教授曾于1998年首先在他的文章Electronic information and the functional integration of libraries，museums and archives中提出将物理形态的媒体（纸质档案）转变为数字形态的媒体（数字档案），待信息化发展成熟后将国家图书馆、档案馆和博物馆（简称LAM）三馆合一。雷沃德教授认为LAM功能整合能解决档案资源整合与共享的难题，这被国外档案学术界公认为三馆合一理念的起始。

由图分析可知国外对LAM数字资源整合的研究2006年最为兴盛（该年共发表了8篇专项论文），研究领域扩展到LAM元数据和数字资源的整合。2007-2008年研究热潮回落（发表论文4篇）。2008年之后论文数量基本保持稳步增长。

无论是美国1996年推动实施的IMLS（博物馆与国家图书馆联合）服务计划，还是2004年加拿大颁布的LAC（国家图书馆和国家档案馆）法令，都是基于加速LAM三馆合并的进程，以图更好地实现电子政务环境下档案资源整合与共享，给社会民众提供更优化的信息服务平台。然而国外实行的分散式管理方式很容易造成数字资源的重复建设，浪费信息资源。站在巨人的肩膀上，我国研究人员利用这些研究工作中的优势与弊端，将LAM的研究重点放在优化LAM数字档案基础框架结构，配置更加宽泛的内置资源，以及提供更加深层次、一体化的信息资源服务上，避免了类似的弯路。

三、档案资源整合与共享的内涵界定

当今社会信息资源的重要性不言而喻，掌握信息资源，就能赢得先机。档案资源之所以在信息资源的大家族中得天独厚，关键在于它最独特的属性—原始记录性。因此，随着我国社会信息化的不断深入以及电子政务工程的全面实施，对大量的、涉及范围广的、凌乱分散的档案资源进行系统的优化组合与无缝联结，其最终目的是实现档案资源的合理组织，实现电子政务条件下档案管理系统的优化配置，以及档案资源的充分利用和最大增值。

四、档案资源整合与共享的基本内容

电子政务环境下档案资源整合与共享涉及社会的各方各面，是个复杂而庞大的工程。首先，在宏观层面上离不开国家这个大机器指明总体规划和管理方向，给予政策性引导和法律保障。其次，需要各级政府、各个行业和地区之间协调一致，有条不紊地进行档案信息资源的整合与开发利用，以期实现最大限度地档案资源共享。最后，需要各级档案部门之间按照国家的政策与规划，具体实施开展活动。如果经济和政策条件允许，我们可以尝试效仿外国的LAM理念，使国家图书馆、档案馆和博物馆等信息部门多馆合一。因为电子政务环境下档案资源整合与共享管理系统其实就是计算机和互联网技术支撑下的档案数字资源管理系统，因此需要现代化的通信系统与网络系统建设。

电子政务环境下档案资源管理系统由四个不同层次的信息资源整合与共享平台构成。四者相互协调融合，运行机制自成一脉相辅相成，信息涵盖面广而全，实现了对档案信息资源与社会其他信息资源的大融合。这些系统最大程度构建成全面共享的网络平台，为电子政务环境下档案信息资源整合与共享提供了庞大的信息存储和设备支撑。

五、电子政务环境下档案资源整合与共享的实现条件

建设好网络基础设施和现代化通信系统是实现档案资源整合与共享的基础，毕竟整合与共享档案信息的运行环境是网络。

计算机和网络系统为数字信息资源交换和共享提供平台。目前美国处于档案数字化研究前沿，其国家档案馆与文件署（NARA）鉴定了一系列促进档案数字化的工程项目，例如EAP工程（电子存取工程），力图将档案馆部分尽快数字化，实现全国范围内无限制因特网档案查询及相关电子档案阅读。与国外相比我国档案部門的网络基础建设较为薄弱，馆藏仍以纸质为主，电子档案规模尚未形成，还不能完全适应电子政务环境下档案资源整合与共享的内部需求。因此，档案信息资源数字化迫在眉睫。

网络建设中档案信息安全也是档案工作者和技术人员必须要考虑的核心问题。技术从来都是一把双刃剑，在我们致力于最大程度的实现档案信息资源共享的同时，信息资源的整合与共享也同样给档案资源的开发和利用工作带来风险和挑战。这主要是因为档案整合与共享过程中形成的数字档案赖以生存的电脑与网络空间充满了不安全因素。这些安全隐患会破坏档案的真实性和准确性，那档案独有的原始记录性也将无从谈起。

电子政务是一项庞大复杂的系统工程，涉及政府各个职能部门，其正常运作和高效执行依赖于各类社会信息的整合与共享。档案部门作为国家行政管理部门之一，各职能部门电子文件等信息资源的集散地，必然要加入到电子政务改革浪潮之中。因此，档案管理工作中心应快速集中到档案资源整合与共享上，有效地支持电子政务建设，适应新环境对档案工作的需求。

参考文献：

[1]张永钊.关于电子政务下档案管理系统建设的思考.佛山档案，2008（2）：33-37

[2]Khalil Ahmed Saleh AI-Mekhlafi.A socio-technical perspective on e-government issues in developing countries： A scientometrics approach.Scientometrics.2011（2）：87

[3]肖希明，郑 燃.国外图书馆、档案馆和博物馆数字资源整合研究进展.档案学研究，2012（5）：199-201

[4]丁 莉.档案信息资源共享策略研究.黑龙江大学硕士学位论文