高校人事档案管理及应用研究

摘 要：本文分析了高校人事档案应用的现实意义，以及具体的应用方式和内容，并就当前高校人事档案应用存在的问题进行了深入的探讨，最后，根据高校人事档案应用的现状，基于高校人事档案应用提出了加强高校人事档案管理的具体对策，对指导高校人事档案管理具有积极的参考价值。

关键词：人事档案管理;档案应用;人才管理;高校

高校人事档案是高校在人事管理过程中产生的各种文字、图表等具有保存价值的资料信息。人事档案反映了个人思想品德、教学科研、廉洁自律和工作业绩等，是高校人才资源使用、评先晋升、薪资给付的重要凭证和现实依据。因此，做好高校人事档案管理，对规范高校人事管理，提升高校行政管理水平，为广大教职员工做好服务等方面发挥着积极的现实意义。随着高校教育事业改革的深入，对高校人事档案管理提出了新的更高标准和要求，高校人事档案管理也面临着诸多的问题，需要在日常人事档案管理中逐步解决，不断提升人事档案管理的规范化、科学化水平，为高校教育事业改革提供人才支持和保障。

一、高校人事档案应用的现实意义

人事工作是高校行政管理的重要组成部分，规范高校人事档案的收集、查询、利用工作，对培养高素质、稳定的高校师资队伍和学校管理人才具有积极的现实意义。

1.有利于高校全面掌握人事信息

人事档案资料包括履历、考核鉴定材料、政审材料、表彰奖励材料、涉法违纪材料、任免、调动、薪酬待遇，以及党团组织工作中形成的材料信息。高校依据人事档案中的各项信息资料的统计分析，全面掌握本校师资队伍及管理人员的年龄、学历、知识、行政级别、奖励、科研能力和水平等，通过人事档案信息的掌握和分析，根据人才资源现状，为优化高校人才队伍年轻化、专业化等提供第一手信息资料，也使高校短、中长期的人才培养规划的制定更为科学合理。

2.有利于高校选拔任用人才队伍建设

人才资源是高校最宝贵的资源之一，高校日常教学、管理的目的在于做到人尽其才、人才适岗，发挥人才资源的最大优势。人事档案体现了教职工的履历、学历、职称，也涉及到教职工的工作经历、教学科研业绩，以及各种表彰等，全面反映出人才的优势和长处，为高校实时调整人员的工作岗位，做好师资队伍及管理人员的选拔任用等提供精准信息作为参考，也是提升人才资源应用的公正性、公信力的现实需要。

3.有利于激发教职工工作积极性

人事档案资料是高校教学科研管理的重要信息资源，通过人事档案管理工作的规范开展，根据教职工工作经历、科研业绩和日常教学成果等信息资料，作为教职工薪酬待遇、职称评定、福利发放和岗位调整的重要依据，是客观、公正评价教职工的第一手宝贵资料，通过这些资料信息的发掘，给予教职工相应的岗位调整和薪酬待遇。这也推动了绩效和福利待遇分配改革更加的公平、合理，对于充分调动高校教职人员的工作积极性具有积极的现实意义。

二、高校人事档案应用方式

从高校人事档案的实际应用来看，除了近年来开展的年龄、工龄、党龄，学历、工作经历和身份的“三龄两历一身份”审核等专项工作外，每年的干部人事档案应用主要集中于人员选拔、工资审核、职称晋升、离退休办理等等环节，从高校人事档案的实际应用方式来看，主要包括：

1.人事档案资料复印

这也是最常见的一种档案应用方式，它是指高校人事档案管理人员根据人事档案利用的需求，为其提供人事档案材料的复印，满足其实际利用需要。人事档案具有涉密性，通常在落户办理、论文评阅以及成绩表、表彰奖励证书等作为复印利用的主要内容。

2.查询服务

是指高校人事档案利用者在档案馆（室）所设立的专门档案查阅场所对其部分人事档案信息进行查询。查询服务主要是核对“三龄两历一身份”，以及工资核对、选拔任用政审等档案应用场合。

3.借閱服务

在特殊情况下，需要将高校人事档案借阅出档案馆（室），通常是在教职工离退休办理及党员发展时需要，以及党组织关系转移时需要将部分人事档案资料借阅至新的人事档案保管部门。

4.口头服务

在一些简单的人事档案应用场合下，档案利用者直接到人事档案保管部门口头咨询，主要是涉及入职转正等。

三、高校人事档案应用现状分析

档案的价值在于其应用。高校人事档案工作也不例外，规范管理是手段，最终的目的是要满足现实应用，发挥人事档案的价值和功能。

1.应用难度增加。随着高校教育事业的改革，以及新时期人事代理制度的陆续实施，传统的高校人员逐渐由“单位人”向“社会人”转变，高校人事档案及其管理由高校所在地人才交流服务中心代管，减轻了高校人事档案管理的压力，但当需要查询和应用档案时，需要由高校开具介绍信，再到人才交流中心查询或复印其所需的档案资料，增加了应用的难度。

2.存在人档分离。随着自主择业的实施，以及人才流动性的增强，在此过程中部分人员的档案意识不强，如，高校毕业生急于出国，未妥善处理好档案保管工作，后期查询利用时无处可寻。人档分离的现象直接影响到人事档案的安全性，也不利于后期的应用。

3.应用效率不高。随着信息化、数字化的应用，人事档案管理的信息化水平显著提升，但在高校人事档案管理的现状来看，手工操作，重人事档案实体应用，轻人事档案的信息化管理，人事档案应用的效率较低，落后的手工查询、复印等操作为主的应用，降低利用效率，也容易在应用过程中产生各种差错，档案应用的精准性不强。

4.档案资料不全。高校人事档案应用还存在一大问题便是档案资料的不完整或者不真实，如，个人信息档案填写的随意、不规范，个人履历信息更新不及时，内容简单，前后出现逻辑错误。如，有的人事档案中的履历表还是刚参加工作时填写，身份为“单身”，实际已经结婚，配偶及子女一栏为空白等，这些都会影响到人事档案信息的后期应用。

四、应用视角下高校人事档案管理策略

1.完善人事档案管理制度。严格按照《档案法》《保密法》，以及《干部档案管理条例》等，结合高校自身人事工作实际，制定具体的人事档案管理实施细则，将其作为人事档案应用的现实依据，并明确高校各种人事档案应用的方式、程序，以及归档的时间要求等，对于违反相关规定也要制定具体的相应惩处措施，真正做到依法治档、依法管档、依法用档，提升高校人事档案管理的制度化、规范化水平。

2.维护人事档案资料完整。人事档案资料是否完整、真实，直接影响到高校人事档案作用的发挥。为此，一方面要加大人事档案工作的重要性宣传，高校人事档案管理者带头落实人事档案管理各项规定和要求，在思想上做到高度重视。另一方面，高校人事部门要加大人事档案资料的审核力度，从源头把控人事档案资料的真实性、完整性，尤其是年龄、工龄、党龄，学历、工作经历和身份“三龄两历一身份”的资料要完整，准确。此外，要重点做好新入档材料的完整，按照人事档案管理的要求，做好人事信息的更新和完善，确保利用时能够获得高质量的人事檔案信息内容及材料。

3.提升人事档案应用效率。要加大计算机、人事档案管理软件的应用，切实提升高校人事档案管理的信息化、数字化水平。为此，需要高校管理者要加大人事档案工作的支持力度，加大信息化、数字化管理所需的计算机、扫描仪、正版人事档案管理应用软件的采购，严格按照档案库房防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体标准和要求做好安全防护工作。另一方面建立专门的人事档案信息数据库，既要将传统的人事档案信息进行信息化处理，也需要做好新增档案的信息录入，构建系统的人事档案管理系统、便捷的检索输出和高效的开发利用系统，接入高校局域网，为人事管理提供高效的档案应用服务工作。

4.提升人事档案管理能力。高校人事档案应用管理是一项业务性极强的工作，不仅需要掌握档案学知识、人事管理信息，还需要掌握一定的信息技术的应用。为此，一方面要做好在职人员的业务培训，重点是要加强人事档案专业知识、信息化知识的培训，通过邀请专家来校授课、举办人事档案管理学术交流，以及组织人员赴先进地区参观学习等，开阔眼界，切实提升人事档案管理的专业素养和能力。另一方面要根据高校人事档案工作的任务和要求，有计划地适当招聘人事档案管理的专业人才，将其充实到人事档案管理岗位一线，为高校人事档案的应用，发挥高校人事档案信息资源价值提供可靠的人才支持和保障，提升人事档案管理的科学化水平。

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作者简介：黄昆（1983-），女，江苏财经职业技术学院人事处，馆员。