学士论文档案的共享和利用研究

摘要：学士毕业论文是高校本科毕业生按照高校培养方案为了获得学位而撰写的论文，它是引导学生迈入研究领域的窗口。学士论文不仅能够体现学生综合知识水平，还能够反映高校教学质量和科研引导水平。目前，学士论文管理中存在归档不及时、无法实现资源化和共享化、学士论文归档不规范、利用价值受到限制等问题。本文以西北民族大学本科生毕业论文管理为例，对学士论文的归档管理、共享化管理和提高利用率等方面存在的问题进行探讨并提出解决构想。

关键词：学士;论文;归档;共享化;利用率

目前，我国各大院校硕博论文资源的共享技术和手段已成熟，各大院校硕博论文数据库与知名论文数据库实现资源分享，初步形成庞大的论文共享、查询、利用平台。这对硕、博士生的科研、选题、撰写学术论文等活动提供极大的便利，局部实现了优秀的硕博论文不仅仅是院校图书馆的资源，更是人类共同财富的宏伟目标。但学士论文能够实现资源共享化仍需走很长一段路。目前，国内大部分院校普遍存在着学士论文未能够共享化，学士论文档案化管理不规范，学士论文质量不高，论文利用价值受到限制等问题。作为学位论文资源体系的重要组成部分，学士论文档案管理应得到各大高校的高度重视。实现学士论文资源的共享化和档案化，使它更好、更便捷地为教学和科研服务，确保其利用价值最大化，能够确保学士论文不仅仅是本校的学术资源，而且是全国乃至是全世界的学术资源，能够实现其不仅在本校范围内有效利用，而且在全国高等教学领域内起到学术指导作用，是目前大部分高校学士论文体系解决的问题。在网络化的现代社会，资源共享的必然趋势，能够实现学士论文资源共享化，也成为了各大高校需解决的问题。

目前，西北民族大学在校本科生达19842人，每年撰写的学士论文数量高达5200篇左右，学校学士论文系统为完全封闭式系统，即应届毕业生学士论文只对教务处、二级学院教学管理办公室、学士论文指导教师以及学生本人开放，学生既不能查阅往年毕业生的学士论文，也不能查阅本年度毕业生的论文，学士论文系统论文归档期限为一年，过期后更不便查阅。这种封闭式管理系统不便于对往年的优秀、精品论文的查阅、借鉴、参考，更不能够让学士论文资源发挥出更好的综合效用，进而导致学生无法掌握自己所学专业的发展动态、发展方向、研究成果和研究方法，撰写论文时只能闭门造车，思路不清晰，论点不明确，观点不新鲜，方法不科学，研究方向模糊，论文质量不高，研究效率不佳。另一方面，学校教学管理部门及论文指导教师也无法确定论文的抄袭率，不能够有效的杜绝论文剽窃和重复选题，不能够保证提高学士论文的质量和研究水平。

一、学士论文档案管理存在的问题

1.学士论文归档不规范

笔者在西北民族大学进行实地考察，发现学士论文的收集、审核、归档、汇编等环节均存在不规范的现象。各二级学院教学管理存在差异、指导教师学术研究水平层次不齐、学士论文审核团队标准不同、个人因素等原因，造成該校学士论文水平不齐、学士论文收集、审核、归档、汇编采用不大相同的方法，再加上部分特色专业（如少数民族语言文学专业）办学特殊性，学士论文的归档难度较大。目前，西北民族大学各二级学院以学科或班级为单位汇编学士论文集，以二级学院为单位专题汇编的做法很少采用。论文指导教师将学士论文上交至学科教研室，教研室审核后上交至学院教学秘书处，由教学秘书统一收集、归档、汇编。由于各二级学院教学秘书不是科班出身、个人工作能力参差不齐，导致学士论文收集、审核、归档、汇编要求不统一、编目格式不规范、每届毕业生论文装订形式不一致，严重影响本科毕业论文归档工作。

2.学士论文资源共享化程度不高

学士论文作为学位论文体系的重要部分，是一种重要的信息资源，建设有效、便捷的学士论文资源共享化系统，能够提高教学管理部门的工作效率，也能够提高本科生探索、研究能力。目前学士论文资源共享化基本停留在原始阶段，只供为本校教学管理部门及论文指导教师阅读参考，且只能查阅本年度学士论文，往年论文在线无法查阅，只能翻阅纸质版论文集。没有相应的场所供师生利用学士论文。由于学士论文资源系统有权限限制，加上宣传力度不够，本科生撰写学士论文时往往无法有效利用本校原有的学士论文资源。

3.学士论文利用率不高

虽然部分高校建设了学士论文查询系统，但仅限于本校局域网，大部分高校未建设电子化的学士论文系统，仅提供纸质版论文集，导致学士论文检索渠道不畅。西北民族大学学士论文系统也只提供给教学管理部门和论文指导教师的审核，谈不上利用。这种封闭式的学士论文系统只有每届毕业生、指导老师、管理员等几种角色的人才能查阅，学士论文系统的管理手段和服务方式比较落后。各二级学院各自打印、装订本科生学士论文，做成学士论文集按年级、学科专业，集中打捆放置，没有任何开发和处理。因为，往届毕业生毕业论文没有进行加工处理，导致应届毕业生不能全部理解同一专业前几届毕业生的研究情况，查询难度较大，浪费毕业生精力。

二、规范学士论文档案化，实现共享化，提高利用率的做法

1.完善学士论文档案管理制度

制定合理、有效的论文档案管理制度是规范毕业论文档案的前提条件。西北民族大学按照自身办学条件、本科生教学特色，建立健全一套毕业论文档案工作的各项规章制度，从学士论文的归档、借阅、保管、保密协议、学士论文档案室的管理等方面入手建立健全符合本校教学实际的论文档案管理体系;通过选出优秀论文等活动，提高学士论文质量的同时，规定所有学士论文提交电子、纸质版，按照学科分类、论文内容、论文质量分批归档保存。

2.加强档案管理人员培训，提高其综合管理水平

西北民族大学为了确保学士论文资源共享系统的开发、成功上线、好运行，着手解决人力、物力、财力跟不上的问题。学校通过考察学习、交流等方式，收集人力、物力、财力方面需解决的棘手问题。我校为了解决以上矛盾，首先配备素质高、业务熟练的档案管理人员和学士论文资源系统所需的局域网、计算机等设备设施，逐步完善高校论文档案管理体系。学校选拔一批业务能力强、有上进心的年轻老师到兄弟单位参观学习，同时，每年定期或不定期地组织档案管理人员外出培训，提高其计算机操作能力，引进先进理念，掌握最新的专业技能。

3.借鉴硕博论文系统，开发学士论文资源共享系统

随着西北民族大学本科生数量的不断增加，纸质版论文的借阅需求量也不断提高，对人工借阅工作带来极大困难和前所未有的挑战，导致目前采用的纸质版论文借阅方式不能满足广大师生的需求，而有效、便捷的电子化学士论文档案管理系统能够缓解压力。为了满足广大师生学士论文借阅需求，西北民族大学借鉴硕博论文系统建设经验，组织人员开发了学士论文共享系统，该系统已调试成功，有望于2020年底上线，全面实现我校学士论文的共享化。

4.以阅览室为载体，有效提高学士论文的利用率

西北民族大学组织教学管理部门及各二级学院学位论文评审组成员开展学士论文资源化利用实践工作以来，以学士论文阅览室为载体，不断加大学士论文资源共享化系统的利用、普及的宣传力度，明确学士论文收集管理和开发利用的综合协调管理机构的职责，在教学管理部门和图书馆的相互配合下，为广大师生的学士论文借阅提供了有效、快速、便捷的平台。目前，西北民族大学图书馆收藏了20万多份学士论文，在线优秀学士论文数量达2万多份，每日借阅量达160人次。

三、结论

众所周知，本科毕业生毕业论文是高等教育实践教学的一个重要环节，学士论文能够客观的反映出高校本科生培养水平，教学科研水平，是评价本科教学改革的重要依据。西北民族大学越来越重视学士论文的档案化，促进开发利用学士学位论文档案资源，严抓学士论文的质量关，充实高层次、高质量的学士论文数据库，为广大师生的学习、研究提供快速、便捷的服务，不断提高我校本科教学水平，为西部地区、为边疆培养出一批批优秀的毕业生。

作者简介：西仁娜依·玉素辅江，维吾尔族，甘肃兰州人，中级职称，研究方向：档案管理。