浅谈高校档案收、管、用过程中的难点及对策

张琪

摘要：现在，人们更加意识到档案的作用。在档案工作中，应不断的加大收集的力度，建立和完善制度，提高人员能力，提升档案工作水平，做好档案的收、管、用管理。在细节上做扎实从而推进档案工作，促使档案馆的整体发展，助推学校总体工作。本文以档案为对象，浅谈高校档案的收、管、用方面的难点及其对策。

关键词：档案;收集;整理;利用

从对档案的了解、学习、思考和实践来认识档案，它是在日常的工作过程中以各种形式记录所形成具有保存、利用价值的原始材料，经收集、整理等，移交到档案馆归档以便合理利用。以上对档案较浅的认识体现档案的收、管、用环节，三者紧密联系、不可分割。收集档案是管理和利用档案的基础，管理档案是收集和利用档案的保障，利用档案是收集和管理档案的目的。

一、现状

档案馆是高校收集、管理和提供利用档案的中心，并且承担着对各部門或者工作人员进行业务指导的任务，总而言之档案馆扮演着重要的角色。档案工作的开展可能并不是顺顺利利，相反在工作流程中存在一些问题和困难。无论是收、管还是用的环节产生的难点，都具有其明显的特点。档案的收、管、用相互关系，对于档案的收到用出现的收集困难、管理不足、利用服务不到位等问题和难点，它们直接或者间接影响档案工作开展的有序与高质，也在一定程度约束档案馆的全面发展。

二、档案收、管、用过程中的难点及原因分析

1.关于档案收集方面

档案的收集是档案工作开展最基础的一项工作，是起点。档案在收集时存在收集不全的情况，从以下两点分析收集难的问题。

（1） 从档案自身来看。一是在横向上，材料的收集面比较广、覆盖面大。首先，档案是由不同的机构或部门等形成并且地点较分散。其次，根据归档的范围其内容比较多，各部门职能职责相对应收集的内容不一。最后，档案形式多样，它会以文字、图像、声音等各种形式记录，数量庞大;二是在纵向上，档案门类较多，涉及类别繁杂。例如，可按照档案概念进行分类，可以按来源、内容、载体形式、时间、所有权来划分。其中按内容划分可将档案分为文书档案、科学技术档案、专业档案。

（2） 从档案收集者来看。第一，对其档案的重要性的意识不强、认识不足。大多数收集者是兼职从事这项工作，可能对收集材料的工作重视度不够。第二，收集者原有观念较强且比较难改变。大多数档案形成者就是使用者或者利用者，他们有些认为将档案留存在本部门需要时可以随时查阅更方便使用。第三，收集者对档案工作生疏、了解不够，主要是人员更换频繁没有相对固定的人员从事档案收集整理工作。第四，收集者对业务工作掌握不牢，导致在收集时可能存在应收未收情况。档案整理混乱、未有序整理而影响下一步的工作。第五，收集者心态发生的变化，档案收集整理的质量不理想。档案的性质是比较杂、乱而无序，有时在收集整理时感觉到厌倦、烦闷和枯燥，缺乏耐心和责任心。

2.档案管理的方面

档案在各部门进行收集整理后按期移交到档案馆，档案馆对移交的档案接收、管理。档案馆针对档案管理难度大的问题，从不同的方向来阐述管理难和原因分析。

（1）从档案馆接收档案情况来看。收集整理工作操作不规范，造成档案质量差，增加后期工作量。移交部门收集整理的档案有分类有误、保管期限划分有误、重份、复印件和编写页码错编、漏编、未编等情况，后续档案馆在从事业务工作时需要对其有误的地方进行修改。修改的情况比较复杂且耗时耗力，增加档案馆工作量。产生的原因主要是各部门收集整理人员对档案的归档范围和保管期限学习了解不深入、理解不准确、掌握不透彻，档案馆工作人员对其指导不够、与各部门之间沟通协调较弱等等。

（2）从档案馆制度方面来看。制度是管理的根本。如果制度不完善造成操作流程上不规范，执行上不到位。缺乏制度规范，档案管理不畅通，档案的安全性不能得到有效的保障，影响档案馆整体工作开展和长远发展。

（3）从档案馆自身人力方面来看。人员较少，档案从业人员极少是具有专业背景，大部分人员是从事档案工作之后才开始在实践中了解、学习、认识档案，边学边做获取业务能力。档案馆人才队伍整体素质不高，缺乏管理人才、专业人才，以至于对档案管理存在管理不严、不完善等状况。

（4）从档案馆硬件设施来看。硬件设施主要是存放各年度档案的地点，即库房。库房是档案的存储地，由于每年都有档案入库，原有的库房空间有限而导致增量存放相对困难。库房面积严重不足难以容纳不断增加的档案，导致档案在库房存放拥挤混乱且不干净、不整洁，不利于库房的有效管理。库房环境较差，安全有隐患影响档案的实体安全。

3.在档案利用的方面

档案的收集和整理是为档案的利用服务，档案的收集和整理的质量好坏和效率的高低直接影响着档案利用服务率。

（1）从档案馆存放的情况来看。一是档案在库房的存放按年度、类别有规律的进行排列在架或者入柜。如果馆库无合理规划导致在查阅利用档案时查找所需信息困难，增加查找时间。二是对于库房档案的管理，因为档案存放时间比较久远、档案纸张质量、库房环境等关系，这些不利因素对存放的纸质档案本身就有一定的损害，造成字迹模糊不清、纸张损毁等情况，这些情况的出现造成利用者获得利用服务的不便捷。

（2）从档案馆从业人员情况来看。一是档案从业人员相对比较年轻，年龄、职称结构比较不合理。不熟悉馆藏情况，提供利用查阅服务能力较低，影响档案工作开展。二是档案人员理念较落后，查询服务方式单一，创新能力不足。由于档案馆还未开展数字化工作，档案的查阅利用还是需要人员频繁出入库房。手工查阅达不到迅速定位、准确无误提供信息。三是长期从事档案工作，精神状态不佳，工作热情降低，不能为利用者提供较好的查阅服务。

（3）从利用的流程来看。档案馆在提供利用时考虑安全、迅速、高效、便捷等服务。对于利用的流程或者程序欠缺应围绕这些方面来考虑。档案馆提供利用服务时，档案实体和信息安全的意识不强，未按流程执行。档案的保护受到影响，给利用者常规合理查档情况下造成繁琐的情况。

总的来说利用服务的工作效率与档案利用服务率成正比关系。

三、对策及建议

1. 深入学习相关知识，学懂学透学精。档案工作的相关人员继续深入学习档案有关法律知识，特别是档案法。了解、学习、钻研档案所涉及专业知识和理论等。熟悉、掌握高校档案归档范围及保管期限表，提升理论水平。认真学习档案整理的标准要求和方法并将与档案工作实践相结合，多主动思考、深入研究，主动发现问题，正确面对问题和解决问题，推动档案工作取得实效，促使档案工作法制化、规范化。

2.领导高度重视，增强其责任心。档案工作是一项基础又重要的工作，为学校的总体进步助力，从而推进高校的发展。领导应高度重视、理清思路，做好档案馆的顶层设计。认识到档案工作的特殊性和关键性，与其他部门加强联系沟通，强化归档意识。加大收集力度，使档案收集齐全完整，丰富馆藏资源。组织人员学习，加强教育和培训，摆正心态，增强责任心，正确对待档案相关工作。主动积极投入档案工作，以认真负责的态度做好、做实各项工作。

3.加大宣传力度，转变思想观念，提高思想认识。加大对档案相关方面的宣传力度，增强人们对于高校档案工作的全面深入了解。采取不同的方式，转变对档案工作的思想观念，提高思想认识。特别是每年的6.9国际档案日，按照主题制定实施方案开展形式多样、内容丰富的活动。利用馆库档案资源，挖掘有价值的信息丰富校史馆。打造校史馆，充分发挥校史馆宣传作用。扩大宣传效果，使人们对高校档案工作进行全方位的认识。

4.建立和完善规章制度，确保档案的安全。档案工作需要规章制度的带领和约束。对于各项规章制度的缺失、不全等情况，档案馆应尽快建立和完善各项规定，健全工作机制。各项制度建立和完善，细化规范管理确保档案的实体和信息安全。档案馆在各项工作有规可依时，才能更好的拓展业务工作。

5.以新馆建成为契机，加大资金投入，改善档案存储环境。充分利用新馆资源，优化布局，划分模块，定位功能，增大效用。加大资金投入，用于配备馆内设施对档案进行保护。改变库房面积小、设备陈旧、存储环境较差的状况，改善档案存储环境。

6.提高档案能力水平，科学高效开展工作。档案馆从业人员应提高服务能力，加强业务指导，对各部门收集整理档案的人员认真细心的指导。加强基础业务建设，有利于档案基础工作做扎实。加大接收力度，应收尽收，科学高效开展工作。

7.启动数字化工作，提高工作效率。现阶段是纸质档案与电子档案并存的时期，档案馆除正常开展工作以外应把数字化工作放在首位。数字化工作可以修复抢救因年代久远、纸张质量、霉变、螨虫等造成的档案破损、损毁情况。数字化的工作开展便于人员可以少入库房接触纸质档案，降低翻阅纸质档案的次数，从而减少对档案实质伤害。这项工作可以缩短查阅时间，改变利用服务的方式，使利用服务迅速、准确、高效达到提高利用率的目的。做好数字化工作，加强信息化建设，提高工作效率。当前，启动数字化工作是紧迫的，也是必要的。

通过对档案的现状、难点及原因分析和对策建议的详述，立足自身，结合实际，加强、改进和完善档案一系列工作，发挥优势，弥补劣势，促进档案馆全面工作开展的又快又好，助推档案馆的整体建设。

参考文献：

[1]朱玉媛.档案学基础[M].2版.武昌：武汉大学出版社，2008.

[2]王英玮.专门档案管理[M].2版.北京：中國人民大学出版社，2010.